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第1篇 z校务公开档案管理制度
根据有关档案管理的规定,特拟定以下校务公开档案管理制度:
一、立卷归档制度
1、按学院校务公开细则公示的,有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记载材料,都属于立卷归档范围。
2、归档要求,凡已公开的记载材料,部门移交时须进行整理、分类、立目、装订后移交。
3、归档时间,通过公示后的记载材料,各部门须在结束后十五天之内整理后提交存档。
二、档案保管制度
1、校务公开档案库以部门为单元,分类保管。
2、加强档案库的防火、防盗、防虫的安全工作。
3、不断改善保管条件,提高保管水平。
三、档案利用制度
1、保管人员必须熟悉其档案范围及主要内容,为相关上级部门和学院部门的查询提供服务。
2、查阅必须办理登记手续,未经同意,不得翻拍摄影,不得复印。
3、借出必须办理审批手续,不得遗失。
4、校务公开范围仅限于学校内部,外部人员查阅借阅时,须遵循《国家安全法》及相关保密规定办理。
四、档案管理人员实行工作责任制
1、档案管理人员要忠于职守,熟悉业务。
2、档案管理人员要按相关制度提出管理措施,要对部门档案立卷归档提供指导。
3、档案管理人员在整理保护和提供利用方面作出成绩的,校务公开领导小组予以奖励。
第2篇 应急救援资料档案管理制度
矿山应急救援必须建立完善的物资档案,必须由专人管理安全生产档案。
一、安全生产档案内容:
1、安全生产管理领导小组人员名单及变动情况记录。
2、专职及兼职安全员名单。
3、特种作业人员资格证名单。
4、特种设备清单及有关档案。
5、危险源管理清单。
6、监测资料(地压、边坡、岩石移动、涌水量、粉尘浓度、风速、风量、噪声及地表环境监测)。
7、职工健康档案及职业病档案资料。
8、安全生产整改情况记录。
9、安全例会及安全日、月活动记录。
10、职工代表会关于安全生产的提案及整改落实情况。
11、伤亡登记表存档情况。
12、岗位作业操作规程。
13、安全措施经费及使用情况。
14、事故应急救援预案、演练、实施记录。
二、要编写详细的目录并分档存放,以形成标准化、规范。
三、按期上报给各有关部门,定期向职工公布档案管理情。
四、主要领导要检查检查档案管理情况,使之完善化、科学化。
第3篇 j机关单位档案管理制度
第一条 为进一步加强本局档案管理工作,全面提高档案管理水平,根据《中华人民共和国国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定,特制定本制度。
第一章 档案人员岗位职责
第二条 档案人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。
第三条 严格执行档案工作各项制度,加强档案的日常管理和保护、利用工作。
第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。
第五条 维护本局档案的完整与安全,对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止,直至拒绝提供利用,并提出处理意见,报本机关领导批准后执行。
第六条 机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。
第二章 档案归档制度
第七条 凡是本局在各项活动中形成的,具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料,均属归档范围。
第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。
第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。
第十条 会计档案归档必须编制移交目录,交接双方按移交目录清点后签字。
第三章 档案保管制度
第十一条 档案库房实行专人负责管理,库房钥匙应妥善保管。
第十二条 要定时做好库房内温湿度记录,库房温度保持14—240c之间,湿度保持在50—65%之间。
第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施,档案库房内不得堆放杂物。
第十四条 综合档案室应建立全宗卷,积累和存储本局案卷的立卷说明,分类方案,鉴定报告,交接凭证,销毁清册,检查记录,全宗介绍等材料。
第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。
第四章 档案保密制度
第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度,查阅、借阅遵守单位的保密制度,确保档案的安全,严防丢失或泄密。
第十七条 查阅档案,原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的,须经分管领导批准同意,并办理借阅手续,按期收回。
第十八条 档案人员不得泄露档案内容,借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管,不得转借和擅自复制。
第十九条 外单位来本局查阅档案时,须凭单位介绍信、工作证或身份证,经有关领导批准后方可调阅。
第二十条 机密文件只能查阅,一律不得外借和复制。
第五章 档案利用制度
第二十一条 利用档案必须爱护档案材料,严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等,确保档案的完好, 如需摘抄复制,须经档案人员审核,确认无误后加盖证明章方能有效。
第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期,如果需要延期,应办理续借手续。
第二十三条 档案归还时,档案人员必须检查案卷有否缺损,如果发现有损坏案卷现象,按有关规定予以处理。
第二十四条 任何人不得把档案占为已有。
第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员,档案人员有权拒绝提供利用。
第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表,写明利用目的和效果 。
第六章 档案安全制度
第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则,维护档案的完整、准确与安全。
第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向综合档案室移交,集中管理,任何人不得将档案据为已有,也不得擅自销毁。
第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案,主要供本系统及有关单位使用,不属于开放范围,对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。
第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。
第三十一条库房内设密集架,配备空调、消防器材等设备,积极做好“八防”工作,杜绝事故隐患。
第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源,关好门窗。
第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度
第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册,以作统计入库数据。
第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐,做到记录正确,帐物相符。
第三十五条 在各科室档案进档案室前,要对准备移交的档案进行鉴定、审查,对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。
第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定,剔除无保存价值的材料,确保档案的质量。
第三十七条 销毁文件必须慎重,对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间,确实没有必要保存时,才予销毁。
第三十八条 凡需销毁的文件,要编造清册,写出书面报告,说明销毁理由,经本局领导审查后才能销毁,销毁文件时由两人监督,并在销毁上注明销毁日期、地点,销毁人要签名、盖章。
第八章 会计档案管理办法
第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。
第四十条 会计档案是本局的重要档案之一,应由机关综合档案室集中统一管理。
第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案,把归档工作列入本部门的职责范围,明确专人负责。
第四十二条 会计档案当年立卷,由所属部门保管一年后,向综合档案室移交。
第四十三条 档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,不得自行拆封,对个别需要拆封重新整理的,应当由原所属部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。
第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。
第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用,向外单位提供利用时,档案原件原则上不得借出。如有特殊需要,须报单位领导批准,但不得拆散原卷册,并限期归还。
第四十六条 会计档案保管期满,需要销毁时,由档案室提出销毁意见,会同档案所属部门共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,经本局领导批准后销毁。
第四十七条 在销毁会计档案时,应由档案人员和所属部门共同派人监督,监销人在销毁会计档案时严格把关,并认真进行清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章。
第4篇 a公司档案管理制度
档案管理制度
一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:
①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第5篇 某小学留守儿童档案管理制度
小学留守儿童档案管理制度
1.留守儿童之家档案资料实行专人管理。
2.建立健全留守儿童工作纸质档案、图片档案、光碟音响及电子档案。
3.每一项全校性的工作(活动)结束后要求档案管理员及时收集原始资料整理归档,学期结束前及时集中各帮扶志愿者和各班级(班主任)的关爱留守儿童工作原始资料整理归档。离校前所有入档资料按要求分类整理装订,完成建档任务,并及时上交学校负责人审核后由学校统一保管备查。
4.案卷要求整洁、清晰,不得丢失。
5.留守儿童之家志愿者要及时做好平时的帮扶关爱记录和学期结束的“留守儿童成长评价记录”,学期结束前及时将《帮扶留守儿童活动记录表》、《“留守儿童”成长记录表》等资料上交留守儿童之家档案管理员归档。
6.班主任要定期和不定期检查“学生结对帮扶活动”的开展记载情况,并进行有效指导;根据学校计划组织开展专题关爱活动,学期结束前及时将有关记录表、活动资料上交留守儿童之家档案管理员归档。
第6篇 档案管理制度范例
档案管理制度
1.0 主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
2.0 档案的管理机构
2.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。
2.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
2.3 档案室主要职责:
2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
3.0 档案的种类
3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
3.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
4.0档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5.0 档案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
5.1 立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
5.2 立卷归档的时间
5.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。
5.2.2 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3 立卷归档的要求
5.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
5.3.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.3.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.3.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.3.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.3.6 立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.3.7 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.3.8 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.3.9 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.3.10 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.3.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.3.12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6.0 档案的借阅
6.1 档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
6.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
6.3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
6.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、
照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7.0档案保密要求
7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
7.3 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
7.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6 外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.7 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
7.8 企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8.0 超期档案的销毁
8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9.0 档案的保管
第7篇 工艺、技术档案管理制度
第一条 为了加强对公司档案工作的管理，进一步完善公司的规章制度，特制定本制度。
第二条 生产技术档案工作人员全面负责公司工艺、技术档案的管理工作，按照集中、统一的管理原则，对公司各车间、科室所形成的各类工艺、技术档案实行集中统一管理。
第三条 档案管理人员要严格执行《档案法及有关档案工作的条例及法规》，认真做好档案的保密、保存工作，确保工艺、技术档案的完整、系统和安全。
第四条 对所收集的工艺、技术档案要认真核对，并认真填写详细的收集登记表，认真履行双方经办人签字手续。
第五条 档案管理人员要严格把好案卷的质量关，遵循文件的形成规律，保持文件内容的有机联系，分类清楚、组卷合理、完善、准确、系统，标题要简明扼要，装订整洁美观。
第六条 工艺、技术档案的查阅和借阅：
1、查阅：
⑴公司内部科室、车间与所查阅的工艺、技术档案有直接关系的，可以经安全生产部主任同意，并在《查阅登记表》上写明所查阅的档案文件名称、查阅时间，最后签字备案。
⑵非本公司人员查阅工艺、技术档案，必须经主管副总批准认可，比较重要的工艺、技术档案文件必须经总经理签字批准，并在《查阅登记表》上写明所查阅档案的文件名称、查阅时间，最后写明查阅人的所在单位、姓名。
2、借阅：
公司所有工艺、技术档案只准在档案室内查阅，一律不准借出。如有特殊情况，必须经公司生产副总和公司总经理签字同意。
第七条 工艺、技术档案管理人员每半年对所管辖的档案文件进行一次检查和鉴定工作，对查出的破损档案文件要及时修补或复印，确保档案文件的完好率达100%。
第八条 严格按“五防”要求做好档案文件的管理工作，“五防”即：防潮、防丢失、防泄密、防损坏、防虫蚀。
第九条 档案管理人员必须以高度负责的精神做好自己的工作，不断提高自身的业务素质，做到文明服务、严格管理，否则按公司的有关规定进行处罚。
第8篇 建筑公司档案管理制度
建筑工程公司档案管理制度
1.档案管理目的
为了完善公司现代化、规范化,系统化的管理制度,全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理,促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务,公司根据《中华人民共和国国档案法》和相关法律、法规,制定本公司的档案管理制度。
2.档案管理范围
2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
2.2本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工;经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。
3.档案管理机构及职责
3.1公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
3.2综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
3.2.2 综合部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作,并建立独立的档案室,负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。
3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.3.3 归档案卷做到组卷合理,页码编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。
3.3.4 保管好本部门应归档的案卷,保证文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。
3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作,对文件、材料等的安全性、保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.5档案管理人员变动时,综合部部长要对档案交接负有监交责任,且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
3.6会计类档案将由财务部统一归档保管,以方便财务核对和审批工作。
4.档案管理原则
4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
4.2归档资料要进行登记,编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
4.3借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。
4.4任何人不得拒绝归档,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改,抽换,伪造,盗窃,隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,按照公司相关规定进行处理。
4.5归档文件的密级,按照《保密工作管理规定》的相关条款确定,绝密类档案应单独入柜保管,严防丢失和泄密事件的发生;涉及知识产权,专利技术和商业秘密的档案重点保管。
4.6借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况,档案管理员立即向综合部部长报告,经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
4.7借用存档文件资料时,档案员应视借阅文档的密级,要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录,认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作,不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下,外单位来人查阅本公司档案,需持单位介绍信并经总经理签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
4.9企业对保管期限已满的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按档案管理规定经总经理批准后,由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
5.档案管理办法
5.1档案档号的编制:
5.1.1 档号编制原则:档号是存取档案的代号,排架的依据,它反映公司档案分类体系和物理位置,必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,并能适应计算机管理。
5.1.2 档号编制方法
■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、(一级分类、二级分类)年度号和案卷号组成。
5.2档案保存期限:
5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
5.2.2 工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存;人事档案列为长期保存;会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
5.3档案的归档
5.3.1 归档范围:可根据实际情况进行归档,具体应由公司各部门的负责人确定编制。
5.3.2 归档要求:
■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档;工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档;电子档案由各部门形成、整理后,拷贝在耐久保存的介质中,连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交;声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档,对于会议形成的声像归档,会议结束后半个月归档。档案交接时,双方当面点清,并同时在《档案案卷移交目录》上签字。
■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改,要报送给档案管理部门《文件更改申请单》,连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。
■归档的文件资料,必须是原件,原件出于报批不能归档或相关企业需保留的,综合部保存复印件。
5.4工程竣工档案管理:
5.4.1 工程竣工验收后十五日内,项目部将竣工工程的内业资料整理、编目,并上报各相关主管部门审核合格后,装订成册,上交综合部,办理档案移交手续。
5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部,归档存放。
5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字,方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。
5.4.4 年终档案归档结束后,将存档情况上报总经理。
5.4.5 定期检查档案存放情况,发现问题及时处理并上报公司领导。
5.4.6 档案一律存放在柜内,档案按工程竣工时间分区,按工程分类,按专业分号。按先后顺序整齐存放,并填写《竣工档案登记明细表》,档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明
6.1文件档案的管理:
6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。
6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。
6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。
6.1.4 档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。
6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
6.1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm_297mm尺寸标准。
6.2电子文档的管理:
6.2.1 收集、积累要求:
■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常
改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.2 收集、积累方法:
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
6.2.3 归档要求:
■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。
6.3声像档案的管理:
6.3.1 声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。
6.3.2 文字说明的编写要求:
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
第9篇 汽修厂车辆维修档案管理制度
汽车维修厂车辆维修档案管理
1、档案存放要有序,查找方便,并应做好六防工作,即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒,保持档案存放处清洁卫生。
2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案,档案资料如有损坏应及时修补。
3、根据档案的内容、性质和时间等待征,对档案进行分类整理、存放、归档,并按内容和性质确定其保存期限,电子档案要及时备份。
4、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责,在现场不得存有或使用失效的文件、资料。
5、各班组每年对档案进行一次核对清理,并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料,由办公室按规定处理。
6、维修车辆实行一车一档制,二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单,竣工出厂合格证副页、结算凭证。
7、档案的借阅必须办理规定手续,借阅者对档案的完整、清洁负责,未经许可不得擅自转借、复印。
第10篇 化工安全生产文件档案管理制度
1、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合 理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本 制度。 本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
2、职责
2.1、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头,生产部主管收集、整理、、编制并拟定文件和制度,公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。
文件的使用:安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放,并做好发放登记工作;技术性文件由生产部门负责发放,并做好发放登记工作;其他部门的专业文件由主管部门负责发放,并做好发放登记工作。
2.2、 各单位负责本单位文件档案的管理, 并负责监督检查和考核。
2.3、 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
3、内容
3.1、 文件资料收集
安全生产文件档案内容如下:安全生产会议记录(含纪要)、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账(包括安装、运行、维护等)、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
3.2、 立卷归档
3.2.1、 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档 案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。 3.2.2 应根据文件资料的重要性,案时间永久、长期和短期等三 种进行时间整理,分类归档。
3.2.3 、各单位在每年 2 月底前对上年度的文件资料进行归档, 统 一保存。
3.2.4、 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化, 应层次分明, 编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5、 不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3、 档案保管
3.3.1、 档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4、 档案借阅
3.4.1、 文件资料档案借阅, 必须借阅手续, 借阅当案要注意保护, 不得丢失、 损坏、 涂改, 要如期归还, 到期不能归还者, 要说明情况, 并办理续借手续。
3.4.2、 借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表 或转借他人。
3.4.3、 归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5、 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定 期销毁,必要时做好销毁记录。
6、 本制度由行政部制定并负责解释,自发布之日起实施。
第11篇 锅炉技术档案管理制度
1、为及时掌握锅炉运行工况及设备状况,达到安全经济运行而建立的运行记录保存时间至少一年以上。
2、以下锅炉技术资料需长时间保存:
①、新锅炉出厂时所附的技术资料。
a.锅炉图样(总图、安装图和主要受压部件图)。
b.受压元件的强度计算书。
c.安全阀排放量的计算书。
d.锅炉质量证明书(包括出厂合格证、金属材料证外焊接质量证明和水压试验证明)。
e.锅炉安装说明书和使用说明书。
f.产品检验合格证书或进口锅炉安全性能检验合格证书。
②、锅炉安装质量证明书或安装检验报告。
③、锅炉定期检验报告。
④、锅炉事故资料。
⑤、锅炉重大修理、改造资料。
⑥、《锅炉登记表》、《锅炉使用登记证》等。
3、锅炉的所有技术管理和生产管理资料统一由公司档案室分类保存。
第12篇 卫生监督档案管理制度
卫生监督协管档案管理是指对卫生监督协管本底资料、监督检查情况、群众投诉举报记录、工作记录和相关文件等信息进行收集、整理、保管。
一、卫生监督协管档案资料应按上级文件、计划总结、会议记录、投诉举报、转交案件、宣传培训、年度报表、被监督单位本底资料、行政相对人监督档案等项目进行分类,并装订成册。
二、档案分类及内容:
1、上级文件:上级卫生行政部门和卫生监督机构下发的文件。
2、计划总结:卫生监督协管室年度工作计划、总结、情况汇报、检查安排、其他专项工作小结及图片资料等。
3、会议记录:卫生监督协管室召开或参加各类工作会议应留有记录。
4、投诉举报:群众投诉举报的受理和查处结果记录。
5、转交案件:卫生监督协管员向县卫生监督所转交案件的交接文字性材料以及处理结果。
6、宣传培训:卫生监督协管开展卫生法律法规宣传活动的计划、总结、宣传资料、工作记录及图片影像资料;卫生监督协管参加县卫生监督所组织的培训活动课件、学习笔记;卫生监督协管对卫生监督信息员开展培训活动的培训计划、通知、课件、签到册、试卷及图片资料。
7、年度报表:每年报送卫生监督协管工作信息汇总表的存档。
8、被监督单位本底资料:卫生监督协管辖区单位名册。
9、行政相对人监督档案:按照职业卫生、公共场所卫生、餐饮单位、供水单位和医疗机构进行划分,并做到一户一档。每户行政相对人监督档案中应包含:被监管单位的名称、地址、负责人、卫生知识培训、从业人员健康证持有情况和卫生监督协管现场检查记录、卫生监督意见书及存在的主要问题等。
第13篇 工程安全技术档案管理制度
第一条:为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为安全生产服务,特制定本管理制度。
第二条:本制度所称的档案,是指过去的和现在的安全工程技术相关的对安全生产有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条:本企业的所有人员都有保护档案的义务。
第四条:负责安全及工程技术的领导,应把档案管理列入每年的工作计划。
第五条:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全。
第六条:工程科主管工程技术档案工作,对分公司的档案工作实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。
第七条:工程科档案室及档案保管人员,负责保管本公司的工程安全技术档案。
第八条:档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律,具备专业知识。
第九条:对按规定应当立卷归档的相关资料,必须按照规定定期向工程技术科或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
第十条:档案室应当建立科学的管理制度,便于档案的利用,配置必要的设施,确保档案的安全,采用先进管理技术,实现档案管理的现代化。
第十一条:保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密法律和行政法规的规定办理。
第十二条:坚定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法。
第14篇 家具居商场防火档案管理制度
家居商场防火档案管理制度
1.目的
通过对防火档案进行规定,确保商场的安全性。
2.适用范围
适用于商场各类防火档案的管理。
3.主要职责
严格按规定执行,确保商场的安全性。
4.内容
商场物业需根据政府规定建立完善的防火档案,并予以妥善保管。
4.1物业商场物业分管的档案
4.1.1各级防火组织及其成员名单。
4.1.2各部门防火责任制。
4.1.3商场各项消防安全管理制度。
4.1.4公安消防部门的来文。
4.1.5消防安全检查记录。
4.1.6员工消防安全培训教材。
4.1.7消防演习计划、记录。
4.1.8火警、火灾事故的调查处理资料。
4.1.9消防工作年度总结报告。
4.2.0奖罚记录。
4.2.1其他有关消防资料。
4.2工程部分管的档案:
4.2.1各种消防设施器材的布局平面图。
4.2.2各种消防设施器材的技术资料。
4.2.3自动报警系统的检测资料。
4.2.4自动喷淋系统的检测资料。
4.2.5防排烟设备、防火门、消火栓等到防火器材的检测资料。
4.2.6供水系统的检测资料。
4.2.7避雷装置系统的检测资料
4.2.8危险品使用、保管安全制度及资料。
4.2.9动用明火作业的申请及作业记录资料。
4.2.10电气设备的开关、线路及照明灯具的检修资料。
4.2.11更改消防设施的报告、批文及作业记录等资料。
4.2.12其他消防器材设施方面的资料。
第15篇 z学校教职工档案管理制度
一、教职工人事调动工作要求:
1、本人向学校提出书面申请,学校同意后,报教育局人事股审批。
2、经教育局人事股同意后,开出书面通知给原学校。
3、学校凭人事股通知开出行政介绍信和工资转移单,再到人事股办理调动手续。
4、本人凭人事股开具介绍信及原学校工资转移单到新单位报到。
5、学校办理社保及档案转移。
二、教职工人事档案管理要求:
1、收集制度:严格按照_中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”规定的范围收集人事档案材料,及时将全面反映干部“德、能、勤、绩”的材料收集、归档,充实档案内容。
2、整理制度:认真鉴别,分类管理,编排有序,目录清楚,装订整齐。通过整理使每份档案达到完整、真实、精练、实用。
3、核对制度:人事档案管理人员半年或一年将库房内的人事档案和档案名册核对一次,发现问题及时解决;凡人员调动,职务变更应及时登记;每年末,对库房内档案进行统计,确保档案的完整和有序。
4、转递制度:建立人事档案转递登记簿,凡进出档案须严格手续,逐一登记;转出档案必须完整、齐全,按规定经过认真的整理并装订成卷,不得扣留部分材料或分批转出凡整理中剔除的待销毁的材料不得随干部人事档案同时转递;对转入的档案要认真清点,经核对无误后,应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。
5、保密制度:严格遵守《中华人民共和国国档案法》,《中华人民共和国国保守秘密法》和《干部档案工作条列》的规定,不得在口头上,通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项;严禁个人私自保存任何人的档案材料;非档案管理人员不得进入档案库房;档案材料不得擅自转移,分散、销毁和丢失。
三、教职工业务文书档案管理要求:
1、设立档案室,对各门类档案实行集中统一管理,做到每学年及时收集、归类。
2、学校领导要加强对档案工作领导和管理,把档案工作列入议事日程,对档案工作要有计划、有要求、有检查、有总结。
3、学校领导要按规定配备专、兼职档案工作人员,选派政治思想好,事业性强,并经专业培训的同志担任档案工作,保持人员相对稳定。
4、建立、健全档案工作各项管理制度,确保及时归档、借阅、统计、保密、按规定鉴定、销毁,按规定做好归档范围和保管期限。
5、按不同门类编制档号,排列上架,做到按规定接收、移交、鉴定、利用等登记工作,确保安全完好无损。
6、归档的文件要做到字迹清楚,书写工整,禁用铅笔、圆珠笔和复写纸等不规范的书写材料。
7、学校领导要根据上级要求,积极更新档案管理技术手段,使用计算机辅助管理系统开发档案信息资源,为学校教学、科研检查和其它各项工作提供服务。
