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公司档案管理制度

发布时间:2019-01-09 15:32:40 查看人数:460
档案管理制度

为了规范公司内、外文件,资料、证件的管理,确保各类档案保管的规范有序和完整准确,提高档案资料查阅、使用效率,特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。
  • 各级档案管理员职责
  1. 公司办公室负责公司级档案资料的保管,各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管;
  2. 各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理,切实做好保密工作,严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作,确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确;
  3. 档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作,定期对纸质档案进行整理,确保安全;
  4. 各级各类档案,一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式,确保档案查阅快捷、准确。
  • 档案分类
  1. 法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的,或由公司发行的各种标准、规章制度等。
  2. 公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
  3. 计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。
  4. 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
  5. 凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。
  6. 证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
  7. 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
  8. 劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整,员工培训、工资审核记录,员工档案等相关资料。
  9. 声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
    各部门在档案管理工作中,凡是涉及以上资料的,应在本部门内进行分类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料,办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。
  • 档案管理程序
  1. 建档。档案管理人员收集到的档案资料,应按照档案性质进行合理分类,建立电子档案和纸质档案,确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料,档案管理人员必须命名。
  2. 编号。同类档案资料,按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号,按编号顺序在《档案登记目录表》(见附件一)中填写名称、日期等信息,以便查阅。
  3. 保管。各部门应具备档案柜,对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存,文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。
  4. 存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。
    1. 永久保存:
  1. 公司章程、制度、合同
  2. 组织规程及办事细则
  3. 董事会、管委会记录
  4. 财务报表
  5. 政府机关核准文件
  6. 不动产所有权及其他债权凭证
  7. 工程设计图
  8. 其他经核定须永久保存的文书
    1. 10年保存:
  1. 预算、决算书类
  2. 会计凭证
  3. 事业计划资料
  4. 其他经核定须保存10年的文书
    1. 1年至5年保存:
  1. 期满或解除之合约
  2. 其他经核定保存5年的文书
  3. 会议纪录
    1. 1年以下暂时保存:结案后无长期保存必要者。
四、档案日常管理
  1. 借阅
    1. 借阅手续:
  1. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要,公司的其他人员需借阅档案时,由借阅人填写《借阅档案申请表》(见附件二),经过部门负责人审核并由办公室主任签字批准后,方可借阅。如果审核人或批准人不在公司,可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理,待审核人或批准人回公司后签字确认。
  2. 绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。
  3. 档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在《借阅登记表》(见附件三)上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。
  4. 档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。
    1. 借阅人须爱护档案,保持整洁,不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。
    2. 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。
    3. 借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。
    4. 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经财务负责人同意方可办理。
  1. 销毁
  1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
  2. 凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁;一般的档案资料,由部门负责人批准后方可销毁。
  3. 每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》(见附件四),报公司主任审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案资料销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
  4. 销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章。《档案资料销毁清册》需永久保管。
  5. 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。
  1. 移交
  1. 需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》(见附件五),报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
  2. 移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。
  1. 保密
  1. 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
  2. 档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。
  3. 爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。
附件一:档案登记目录表
附件二:借阅档案申请表
附件三:借阅登记表
附件四:档案资料销毁清册
附件五:档案移交登记表
 
 
附件一:档案登记目录表
档案登记目录表
目录编号 档案名称内容 种类 档案编号 归档日期 交件人签名 收件人签名 备注
               
               
 
 
附件二:借阅档案申请表
借阅档案申请表
档案名称及文号   总页(份)数  
借阅用途  
借阅时间   归还时间  
借阅人   审核  
批准  
注:1、归还时间原则上不超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续;秘密级档案不得超过4小时。
2、人事档案转移时,归还时间栏填档案不归还和档案转移字样。
3、外单位借阅档案,需持单位介绍信,经部门领导签字,副主任审核、主任批准后借阅。
 
 
附件三:借阅登记表
借阅登记表
借阅日期 部门 档案名称及文号 方式 密级 页数 借阅人 归还日期 收档人 备注
借阅 查阅
                     
                     
 
附件四:档案资料销毁清册
档案资料销毁清册
序号 档案名称 销毁人签章 监销人签章 公司负责人意见 销毁原因 销毁时间 页数 备注
                 
                 
 
附件五:档案移交登记表
档案移交登记表
序号 档案名称 份数 移交方签章 监交人签章 接交方签章 移交时间 原因
原件 复印件
                 
                 
 
 
 

公司档案管理制度

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