第1篇 档案管理办法细则
档案法实施细则全文
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》(以下简称〈档案法〉)的规定,制定本办法。
第二条 〈档案法〉第二条所称对国家和社会有保存价值的档案,属于国家所有的,
由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围;属于集体所有的,个人所有以及其他不属于国家所有的,由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
第三条 各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。
第四条 国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。
第五条 县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。
第六条 有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励;
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
(三)对档案学研究做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
第二章 档案机构及其职责
第七条 国家档案局依照〈档案法〉第六条第一款的规定,履行下列职责;
(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;
(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;
(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;
(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,
中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;
(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;
(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。
第八条 县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照〈档案法〉第六条第二款的规定,履行下列职责;
(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;
(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;
(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;
(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案、机构依照〈档案法〉第七条的规定,履行下列职责;
(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;
(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;
(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;
(四)监督、指导所属机构的档案工作;
第十条 中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照〈档案法〉第八条的规定,承担下列工作任务;
(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;
(三)采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。
按照国家有关规定,经批准成立的其他各类档案馆,根据需要,可以承担前款规定的工作任务。
第十一条 全国档案馆的设置原则和布局方案,由国家档案局制定,报国务院批准后实施。
第三章 档案的管理
第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定,
应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,
定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;
属于县级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;
已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。
第十四条 既是文物、图书资料又是档案的,档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录,联合举办展览,共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
第十五条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施;
(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化,标准化;
(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;
(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;
(四)根据需要和可能,配备适当档案现代化管理需要的技术设备。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管,根据需要,参照前款规定办理。
第十六条 《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其他实施办法的规定办理。
第十七条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。
向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;
严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。
第十八条 属于国家所有的档案,任何组织和个人都不得出卖。
国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的,按照国家有关规定办理。
各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流,
以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要,经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准,可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。
第十九条 各级国家档案馆的一级档案严禁出境。
各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准。
各级国家档案馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,
各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。
第四章 档案的利用和公布
第二十条 各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定,分期分批地向社会开放,并同时公布开放档案的目录。
档案开放的起始时间:
(一)中华人民共和国成立以前的档案(包括请代以前的档案;民国时期的档案和革命历史档案),自本办法实施之日起向社会开放;
(二)中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起瞒30年向社会开放;
(三)经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时间社会开放。
前款所列档案中涉及国防、外交、公交、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。
第二十一条 各级各类档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以微缩品代替原件。
档案微缩品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。
第二十二条 《档案法》所称档案的利用,是制对档案的阅览、复制和摘录。
中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。
外国人或者外国组织利用中国已开放的档案,须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的行政管理部门审查同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案,其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国需要利用的,须经档案保存单位同意。
各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。
提供社会利用的档案,可以按照规定收取费用。
收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。
第二十三条 《档案法》第二十二条所称档案的公布,是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文或者档案记载的特定内容;
(一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;
(二)通过电台、电视台播放;
(三)通过公众计算机信息网络传播;
(四)在公开场合宣读、播放;
(五)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编;
(六)公开出售、散发或者张贴档案复制件;
(七)展览、公开陈列档案或者其复制件。
第二十四条 公布属于国家所有的档案,按照下列规定办理;
(一)保存在档案馆的,由档案馆公布;必要时,应当征得档案形成单位同意或者抱经档案形成党委的上级主管机关同意后公布;
(二)保存在各单位档案机构的,由各该单位公布;必要时,应当抱经上级主管机关同意后公布;
(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准,均无权公布档案。
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案,其所有着向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。
第二十五条 各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。
第二十六条 利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第五章 罚则
第二十七条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人民依法给予行政处分;
(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为几有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;
(二)据按照国家规定向国家档案馆移交档案的;
(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;
(四)不按照国家规定开放档案的;
(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
(六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
第二十八条 《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额,根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以上,对个人为500元以上5000元以下。
第二十九条 违反《档案法》和本办法,造成档案损失的由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失。
第六章 附则
第三十条 中国人民解放军的档案工作,根据《档案法》和本办法确定的原则管理。
第三十一条 本办法自发布之日起施行。
第2篇 工程合同管理信息及档案资料管理监理细则
工程监理细则:合同管理、信息及档案资料管理
(一) 合同管理内容
1.协助业主分析合同条款,订立合同(包括实施中的各类合同),避免合同签订以后造成被动;
2. 熟悉业主与施工单位订立的合同,以便检查、督促有关方面严格执行合同;
3．协助业主处理合同执行中存在或出现的问题;
4. 及时向业主报告合同的执行情况;
5. 独立、公正地协调解决项目实施过程中的合同纠纷。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同编码体系,实行分类管理;
2. 协助业主和承包商完善合同条款;
3．分析合同背景和缺陷,及时寻求处理方法;
4. 掌握合同内容,实行跟踪管理;
5. 进行合同违法预警,及时采取防范措施。
6. 认真根据合同条款,处理工程变更
7. 工程变更的要求可以由建设单位、监理单位、承包人或设计单位提出。但必须经总监理工程师签认后才能生效,根据合同条款如监理单位认为确有必要变更工程或部分工程形式,质量或数量,应向承包人发出变更指令,如果这种变更是由于承包人的过失或违约所致,除承包人应对此负责外,其所引起的附加费用由承包人承担,不论哪一方面提出的变更,凡影响工程质量、进度、投资的总监理工程师发出确认发出变更令前,均应征得业主同意。
8. 承包人只能而且必须服从监理工程师的工程变更指令或指示。
9. 对涉及设计漏项,变更技术方案和技术标准,以及因地质条件各种原因引起的设计的变更等,不论其经费增减情况,均应及时经总监理工程师批准后才能下达。
10. 变更的估价由总监理工程师按合同条款有关规定处理并书面通知承包人。
11.审查分包合同:承包人如需非主体工程分包,应按规定向总监理工程师提出申请,并将分包单位的各种资料、业绩、资质及分包内容等报总监理工程师审批。在合同实施过程中,监理工程师不与分包人发生直接关系,建设单位也不直接向分包人付款。
(三) 信息与资料档案管理
1.信息管理:监理工程随时注意对信息进行收集分析整理,保存信息处理的主要手段是采用微机,对工程逐步实施动态管理,并随时从网上查询相关信息法规。
2. 信息管理实行监理组织各级人员采取、专业人员整理分析、总监负责的管理体制。
3．监理档案管理
4. 行政档案。监理与建设单位之间来往函件。监理与承包人之间往来函件,书面签复申请批复,会议记录。监理与设计方及其它有关方往来函件。监理机构内部往来函件,请示报告,报告批复。监理月报。
5. 计量支付档案。承包人提出的索赔申请及批示情况。承包人提出的计日工和单价。额外或紧急工程费用计算设计变更批准的费用计算。各类支付证书工程进度周、月报表
6. 技术档案开工及停工指令额外工程图纸变更设计图纸现场指令检查记录施工图纸竣工图纸
7. 工程档案,督促施工单位按规定及时整理工程技术档案。
第3篇 地产公司档案管理实施细则
第一条 档案文件的日常管理
1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。
2. 外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。
3．发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。
4. 工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。
第二条 档案文件借用及移交规定
1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2. 所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3．文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4. 跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5. 文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6. 部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。
第三条 文件资料目录定期上交每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。
第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间
1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。
2. 档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
第五条 对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。附表1:《文件资料收存、借用记录表》附表2:《发文记录表》附表3:《部门文件资料目录》附表4:《案卷总目录》附表5:《卷内备考表》附表6:《卷内文件目录》附表7:《文件资料移交记录表》附表8:《文件资料销毁清单》附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》
第4篇 医院仪器设备档案管理细则范例
医院仪器设备档案管理细则
1、目的
为加强对仪器设备档案的管理,妥善收集与管理大型、贵重、精密仪器、设备的相关资料,制定本细则。
2、适用范围
2.1本细则适用于医院对重点仪器设备资料的管理,包括设备说明书、合格证、维修证、图纸等全部随机资料及后续服务资料。
2.2本细则仅针对仪器设备档案的管理,从属于医院《档案管理制度》。
3、管理范围
3.1凡价值在1万元以上的进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备,必须建立档案。
3.2凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件,应存入该仪器设备档案内。
3.3凡属归档范围内的仪器设备,到货后应由药械部的兼职档案人员参加开箱验收,详细填写验收报告(一式两份)并存档备案。
3.4凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件、仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料,均为存档范围。
3.5已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档,不得随意乱放,以免丢失。
4、工作要求
4.1药械部的兼职档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、维修和使用统计工作。
4.2仪器设备档案内的文件材料,要按时间顺序排列,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面标在右上角,背面标在左上角,并完整填写卷内目录。
4.3仪器设备档案应一式三份,原件交院办(人事行政部)档案室,一份复印件留在设备使用部门备用,一份复印件在药械部存档。院办(人事行政部)负责监督、检查档案管理情况和设备使用情况。
4.4仪器设备档案应放置在专用的档案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得随意堆放,严防毁坏和散失。
4.5仪器设备档案的原件一般不外借,如因特殊需要必须借用时,应经院办(人事行政部)负责人同意。
4.6办理借阅手续后借出的档案材料,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,并应按期归还,如有损坏或遗失,由借用人负责赔偿。
第5篇 学校档案管理细则范例
学校档案管理细则就是为大家带来的关于学校档案管理的相关内容,来看下面:
学校档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强本校的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为学校教学、科研、行政管理、后勤等各项工作服务,
根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合本校的实际,特制定本办法。
第二条 本校档案是指建校以来,学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是我校教学、科研等各项工作的重要组成部分,学校应将档案工作纳入自身整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 本校的档案工作由校长领导,其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。
业务上由广东省档案局、广东省教育厅办公室负责指导、监督和检查。
第五条 本校在校长办公室下设置综合档案室,它既是本校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校各类档案的科学文化事业机构。
第六条 本校档案室的主要职责是:
(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,并努力完成上级主管机关下达的其他有关档案业务工作;
(二)负责规划、协调全校档案工作,并负责对本校各系、部、处、室、科等部门的档案工作进行监督、指导和检查;
(三)制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案综合管理水平;
(四)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期的档案及有关资料;
(五)维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作;
(六)开展档案的开放或利用工作;
(七)负责编辑档案参考资料,编制检查工具,积极开发档案信息资源;
(八)负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习和培训;
(九)开展档案宣传工作和利用者教育工作;
(十)开展档案理论和档案业务的学术研究,组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
第七条 本校各部门须有一位负责人分工主管本单位的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,负责本单位形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。
第三章 档案队伍建设
第八条 本校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第九条 本校档案工作人员,编制数由学校根据本校规模及收藏档案数量等实际情况确定。
第十条 本校档案工作人员属档案专业技术人员,其职称和待遇按国家有关规定执行。
第四章 经费,库房和设备
第十一条 本校档案事业所需经费,列入学校预算,本校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。
第十二条 本校遵循方便利用、安全保管,有利发展的原则,为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房;存放声像特殊载体档案的库房,应配置恒温、恒湿设施。
第十三条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备,逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
第五章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十四条 本校应逐步完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十五条 本校各部门应做到各项工作与档案工作实行‘四同步”管理,即布置、检查、验收、总结各项工作时,同时布置、检查,验收、总结档案工作。
第十六条 本校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时应有综合档案室的人员参加,有关业务主管部门应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查,签署意见。
没有完整、准确系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报,不予评奖。
第十七条 本校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度,学校各部门要有一位负责人分管本部门的的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,负责本部门形成档案的立卷归档工作。
各部门课题组形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成规律,以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,装订后将属于长期和永久保存的档案向学校综合档案室移交。
学校综合档案室对各业务部门的立卷工作予以必要的协助、指导和监督。
第十八条 部门、课题组立卷归档是本校档案工作的基本制度和基础,各有关部门必须分工明确、协同配合。
学校分管档案工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。
第十九条 本校文件材料的归档范围:
(一)党政管理类
主要包括本校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要;党政各部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则章程、统计报表;上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。
(二)教学类
主要包括本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
(三)科研类
主要包括本校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励。
推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
(四)基建类
主要包括本校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
(五)仪器设备类
主要包括本校各种国产和国外引进的精密,贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。
(六)出版类
主要包括本校编辑出版的学报、校报。
(七)外事类
主要包括本校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的),出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、
港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。
(八)财会类
主要包括本校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄,报表、工资清册等材料。
(九)声像类
主要包括反映本校各项活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响,画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片,磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。
(十)实物类
主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人土来校参观访问的题词、题字等手迹材料;境外、校内外的团休,
个人和校友捐赠的纪念物品;校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等),以及其他有保存价值的实物。
第二十条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整,蓝黑墨水书写,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。
第二十一条 案卷归档原则上按以下要求办理:
(一)归档时间
1、党政部门和按年度归档的部门,于翌年六月底前归档。
2、各教学部门和须按学年度归档的部门,于次学年寒假前归档。
3、科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案,应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档。
(二)档案移接手续
学校综合档案室接收档案时,应根据档案目录,与移交人共同清点,对重要的、机密以上的案卷,要逐页清点,经查对无误,方可办理签收手续。
第二十二条 凡由各部门与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存自己与自己承担任务有关的正本以外,应将复制件送交主办单位保存。
第二十三条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按统一的移交时间移交给本单位档案人员转交学校综合档案室,集中管理,任何个人不得据为已有或者拒绝归档。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理,对于个人向学校综合档案室捐赠档案,视珍贵程度,学校可给予适当的奖励。
第二十四条 学校综合档案室应注意向境内外征集与本校有关的有保存价值的各种档案、资料。
第二十五条 对调出及离、退休人员、在办理调离手续时,必须清还档案,没有学校综合档案室签字,人事部门不得办理调离手续。
第六章 档案管理
第二十六条 本校各类档案都是学校的重要财富,由学校综合档案室集中管理,任何部门或个人都不得将档案视为私有。
全体师生员工都有保护档案的义务。
第二十七条 综合档案室依据《高等学校档案实体分类法》,负责对本校档案进行分类、编号的排列。
第二十八条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。
(一)永久:凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管。
它主要包括两部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。
(二)长期:凡在相当长的时间内,本校需要查考利用的档案,列为长期保管,它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。
保管期限为十六年至五十年左右。
(三)短期:凡在短期内本校需要查考利用的档案,列为短期保管,其保管期限为十五年(含十五年)以下。
第二十九条 本校综合档案室负责对保管期限已满的档案进行鉴定。
对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意,并造册报校领导批准后,予以销毁。
未经鉴定和批准,不得销毁任何档案,
第三十条 本校综合档案室定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计,并依照有关规定,向省档案局、省教育厅办公室报送本校档案工作基本情况统计报表。
第三十一条 本校综合档案室应建立严格的库房管理制度,并有防火,防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防曝晒等设施;要研究和改进档案的保护,
对已破损,虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案,应及时修复或复制;要有安全保密制度,对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校主管领导报告,及时处理。
第七章 档案的利用与开放
第三十二条 本校综合档案室设立供查阅档案资料的阅览室,积极开展档案利用与编研工作,主动提供利用,充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十三条 学校综合档案室开放档案,必须遵循下列规定
(一)本校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者,凭本校工作证,校外单位或个人,还须持有关单位介绍信,在说明利用档案的目的和范围后,则可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录、复制;
(二)利用者要求复印档案,由综合档案室负责办理,并按规定收费;
(三)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。
第三十四条 本校档案属下列情况之一者,不宜开放:
(一)涉及党和国家秘密的;
(二)涉及专利和技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成部门规定限制利用的。
第三十五条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提原件使用,如特殊需要,须经有关领导批准。
第八章 附 则
第三十六条 本办法自发布之日起执行。
第6篇 职工安全培训档案管理实施细则
为加强职工培训档案管理,根据上级有关规定,制定本细则。
一、凡参加培训的人员,均建立规范的《企业职工安全教育培训档案》,记录安全技术培训考试、考核的相关信息。新招入矿人员只建立电子档案,工作满一年后建立《企业职工安全教育培训档案》。
二、工作标准
1. 培训结束后三天内将培训资料分类汇总、整理、保存。
2. 及时填写《企业职工安全教育培训档案》,并将培训信息录入电子信息管理系统。
3. 做好培训档案的日常管理工作。
三、安全技术培训档案的存档资料
1. 培训考勤成绩签字表
2. 理论考试试卷
3. 《企业职工安全教育培训档案》
四、从业人员的安全技术培训档案分类(或分单位)整理,编号登记实行信息化管理。
五、安全技术培训档案未经有关负责人批准,不得外借,如需外借,必须办理借阅手续。
六、档案资料设专人负责,经常整理,以防丢失。档案室内严禁烟火,并保持清洁、通风。发现问题及时处理。
七、档案的调整
1. 从业人员转岗、变动工作单位,要及时调整分类、归口,并更新电子信息;
2. 从业人员退休、离职、辞退后,及时清理档案。
第7篇 工程监理档案管理实施细则
一、总则
1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本规定。
2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。
二、 工程档案管理规定
2.1档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2为了便于各个环节的衔接，监理项目部配备专职信息管理员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。
三、工程文件的收发及管理规定
3.1 工程文件接收
3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由监理项目部信息管理员统一接收；统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件，做好接收记录。
3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录，并能利用计算机进行各类文件的查询检索。
3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案总登记帐和分类登记帐；
3.2 工程文件资料发放
3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要，由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。
四、监理项目部档案管理职责
1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。
2、归档范围：
1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。
2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。
3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，监理项目部有权退回，相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程档案的鉴定和销毁
1）对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报项目部总工及经理批准后方可销毁。
2）对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
3）档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。
4）在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。
4、其它
（1）工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法（试行）的通知>;》规定执行。
（2）档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
（3）工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
五、声像档案管理办法
5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
5.2照片档案应符合以下要求：
（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；
（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；
（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；
（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素（不允许插值）；
（5）符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。
第8篇 档案管理实施细则范本
档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。
第一章总则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。
第二章公司管理档案的范围及管理权限划分
第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:
1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);
4.政府、项目批文、合同;
5.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
6.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;
8.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
9.公司有效证件、印章;
10.具有法律效力及保存价值的文件;
11.公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下:
1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;
2.部门例会会议纪要;
3.各部门与其相关业务单位函件管理;
4.招投标文件管理;
5.人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案)
6.仪器、设备维修保养资料;
7.客户、特约商家资料及信息管理;
8.公司的媒体宣传资料、销售报表;
9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
第三章公司档案管理体制
第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作。
第四条根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管。
第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。
第六条档案管理部门及负责人
1.公司档案管理部门为行政部;
2.公司立档单位为各部门;
3.档案管理责任人:各部门负责人与专(兼)职文书。
4.各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第七条各部门专(兼)职文书的职责
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每季度末前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材。
第四章档案管理、归档文件整理
第八条各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室备案。
第九条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料,收集齐全并加以整理后,送交专(兼)职文书集中统一归卷。
第十条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第十一条归档时限
各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理,切忌拖拉积压。
第十二条归档文件的整理
1.归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2.归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3.归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
5.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6.整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
7.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
8.案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm×297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。
9.归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
10.归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
11.存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
12.文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
第十三条归档文件的移交
1.档案室对于日常抄送副件进行登记,并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。
2.移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后,对电子文档进行整理保存。存档后,电子文档之文件名,更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的,电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。
第十四条档案的保管
1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;
2.公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风,做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。
3.每年须定期对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。
第五章档案名称、编号
第十五条档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
第十六条档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
第十七条档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第十八条档案编号原则
1.公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。
2.每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。
3.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”,文件归档时依序编号、登录。
4.档号的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文档归属公司名称,即全宗号
2)“ab”表示文档归属部门名称,即类别号。如:行政类、营运类、策划类等等。
3)“cccc”表示文档的归属年份,指文件中所指问题所在年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:长期、二年。
5)“fg”表示类型名称(大类/小类)。例如:营运部月报,招商进度表,会议记录等等。
6)“00–00”表示文件档号。即盒号、件号。
5.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序,以此来编列档号。
6.档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。
7.档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。
第六章档案的编目与装盒
第十九条归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目。
第二十条档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写,。请将卷内目录放在卷首。
第二十一条装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准。
第二十二条装盒完毕后,填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》。填写时须使用碳素墨水书写,字迹工整、要素齐全。
第二十三条不同保管期限的文件应分开装盒,不得混装。
第二十四条档案盒的封面与背脊由档案室统一填写,并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第七章档案的鉴定与保管期限
第二十五条档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。
第二十六条档案的保管期限。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外,一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年,其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的,保管期限从长。
1.长期保存:
1)公司章程;
2)股东名册;
3)组织规程及办事细则;
4)董事会及股东会纪录;
5)财务报表;
6)政府机关核准文件;
7)不动产所有权及其他债权凭证;
8)工程设计图;
9)其他经核定须永久保存的文书。
10)预算、决算书类;
11)会计凭证;
12)事业计划资料;
13)期满或解除之合约;
2.二年保存:
1)结案后无长期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件
第八章档案密级
第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。
1.“绝密”文书含:公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。
2.“机密”文书含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3.“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4.“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第九章档案借阅、利用工作
第二十八条总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料,可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还;如需再借,应办理续借手续。
第二十九条各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的,须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管总监签字许可后,方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的,还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。
第三十条如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。
第三十一条档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
第三十二条借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅,不予借出。
第三十三条借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
第三十四条档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第三十五条档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
第三十六条依据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作。
第三十七条政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助。
第十章档案的销毁
第三十八条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经相关负责人批准,方能销毁。该清册永久保存;销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。
第三十九条公司终止、解散时,档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
第四十条公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。
第十一章附则
第四十一条档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。
第四十二条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。
模板 商业企业人事管理制度
第9篇 某公司档案管理细则
公司档案管理细则
1.总则
1.1 为加强民营企业档案工作,规范民营企业档案管理行为,促进档案工作为民营企业各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》和《企业档案管理规定》,制定本细则。
1.2本细则所称的民营企业档案,是指民营企业在生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的真实记录。
1.3民营企业档案工作是民营企业管理的重要基础。
民营企业档案是民营企业信息资源的有机组成部分,是体现民营企业历史真实面貌、维护民营企业合法权益的有效依据和凭证。
1.4民营企业档案属企业所有,同时也是国家档案的组成部分之一。
民营企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,依法管理本企业档案,提高企业员工的档案意识。
2.档案管理体制
2.1民营企业应将档案工作纳入企业管理的议事日程之中,明确管理档案的部门和人员,保持档案人员的相对稳定。
2.2民营企业负责档案工作的部门应依法履行以下职责:
2.2.1制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
2.2.2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
2.2.3指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
2.2.4监督、指导本企业所属机构的档案工作;
2.3民营企业应建立档案工作制度,主要包括立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制等。
2.4民营企业档案人员应当忠于职守,遵纪守法,积极参加档案部门主办的业务培训。
2.5民营企业档案工作接受所在地档案行政管理部门的依法监督和指导。
3.文件材料的形成、整理与归档
3.1民营企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见附件《民营企业文件材料分类及归档范围》)。
企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序,列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。
企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理,并按时向民营企业档案部门归档。
3.2民营企业归档文件材料的来源:
3.2.1企业内部形成的文件材料;
3.2.2企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料;
3.2.3企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
3.2.4企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
3.2.5企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
3.2.6企业执行、办理的外来文件材料。
3.3归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.4归档文件材料的整理
3.4.1民营企业在党务工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文件材料可依据《归档文件整理规则》进行整理;
3.4.2民营企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理;
3.4.3会计文件材料可依据《会计档案管理办法》的要求进行整理;
3.4.4录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《声像档案管理办法》的要求进行整理;
3.4.5民营企业在0a、cad、cam等系统中形成的电子文件材料可依据或参照《电子文件归档与电子档案管理规范》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等进行整理;
3.4.6民营企业在职工个人管理工作中形成的文件材料可依据《吉林省企业职工档案管理办法》的要求进行整理。
3.5归档时间
3.5.1管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档;
3.5.2企业产品、科研课题、基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档;
3.5.3会计文件材料在会计年度终了一年后归档;
3.5.4外购设备文件材料及引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;
3.5.5录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档;
3.5.6电子文件逻辑归档适时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致;
3.5.7下列文件材料应随时归档:
3.5.7.1已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后,新形成的文件材料;
3.5.7.2企业职工外出参加公务活动以及企业在临时活动中形成的文件材料;
3.5.7.3企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
3.5.7.4企业在资产与产权变动过程中形成的文件材料。
3.6归档要求
3.6.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持有机联系,做到齐全、完整、准确、系统。
3.6.2归档的文件材料应为原件,一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
文件材料归档后不得更改。
3.6.3民营企业各部门向档案部门移交归档文件时,应编制移交清册,并由部门负责人签字核准。
民营企业档案部门接收归档文件材料时,应认真检查归档文件材料的质量,核对移交清册,履行交接手续,移交清册各留一份以备查考。
4.档案的管理,民营企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料,通过科学分类、排列、编目,对全部档案进行有序化管理。
4.1档案的分类、排列、编目
4.1.1民营企业应根据本单位档案内容和载体形式等实际情况,制定统一的分类方案(可参照附件《民营企业文件材料分类及归档范围》),分类应保持前后一致,不能随意变动。
4.1.2民营企业档案应按类别分别排列。
案卷排列时应遵循文件材料的形成规律,便于保管和利用。
4.1.3按照案卷的排列顺序编制卷号,固定案卷位置。
同一门类内案卷不能出现重号现象。
4.1.4照片、实物、磁性载体等文件材料按照分类方案,与纸质文件材料一同排列、编号,存放时可根据保管需要异地保存。
4.2根据档案分类情况,编制档案分类目录。
4.3档案的保管
4.3.1民营企业应根据保存档案资料的数量,设立必需的专用档案库房,采取有效措施对档案进行安全保管。
并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
4.3.2民营企业可设立综合档案室对企业各类档案实体实行集中统一管理,也可根据企业实际情况设立专门档案室,对会计、产品、科研、人事等档案实体实行分室管理。
4.3.3档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.4保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。
4.3.5档案人员要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。
对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
4.4档案鉴定
4.4.1民营企业应根据有关规定,制定本企业档案保管期限表,确定档案保管期限,划定档案密级。
4.4.2要定期对保管期限已满的档案进行鉴定。
鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组,直接对档案进行鉴定。
每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。
4.4.3经过鉴定的档案要达到保管期限划定准确、保管单位质量达到标准规定。
鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
4.4.4销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业法人批准后,进行监销。
销毁档案要严格执行保密规定。
4.5档案统计
4.5.1企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
4.5.2档案统计要有档案管理设施、设备统计,档案人员统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。
4.6民营企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展。
民营企业可为档案部门配备相应的现代化管理设备和科学的管理软件,提供技术支持,不断提高档案的现代化管理水平。
4.7民营企业发生资产与产权变动,应参照国家有关规定,做好档案处置工作。
5.档案的利用
5.1民营企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,通过开架阅览、编写全宗介绍、组织沿革、大事记、各类专题汇编以及建立企业专题档案信息数据库等形式,为企业提供及时、有效的服务。
5.2企业档案开发与利用,必须严格执行保密制度。
6.1奖励与处罚
6.1民营企业应对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
6.2民营企业应建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。
7.附则
7.1本细则由吉林省档案局负责解释。
7.2本细则自发布之日起施行。
第10篇 雅居乐物业档案管理实施细则
雅居物业档案管理实施细则
为了加强公司档案的综合管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案资料的作用,为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,特制定本实施细则。
一、公司档案的立卷和归档
1、公司接收或下发行政公文、以公司名义签属的合同及协议等文件由综合管理部负责立卷、归档;
2、向各项目下发的各种规范、制度、流程等文件由品质部负责立卷、归档;
3、财务帐册、财务单据及有关文件资料由财务部负责归档;
4、各项目的主体及公共设施、配套设施的竣工图纸,验收材料、批文报件由技术部负责归档;
5、公司下发的各类公文及各项目向业主下发的各类通知等由各项目负责归档。
二、归档文件材料要求
1、文件纸质较好,纸大小规格统一,一般用标准的a4公文纸。
2、字迹端正、清楚。最好用打字油印件,抄写要用碳素墨水写,不能用圆珠笔、铅笔。
3、文件要有明确的标题、文号、主送、抄送、抄报、抄发单位。发文稿纸上各栏内容应填写清楚。领导签发文件要用黑墨水或蓝黑墨水,不能用圆珠笔色墨水,文稿和正文同是存档。
4、材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料,统计数字要准确。
三、案卷质量要求:
遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别管理和利用。
1、内文件材料必须准确反映公司管理活动的真实内容,手续完善,利于长期保存。
2、管理内容的档案,按问题时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序:定稿在前,历次修改稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后。
3、专题性:成套性档案(包括科研、基建、设备等)按阶段、结构、部分进行归档。
4、确定文件材料的保存价值,分为永久、长期、短期保存。
5、凡反映公司职能活动和基本历史面貌,对公司、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。凡反映公司一般工作活动,在长期内对公司有查考利用价值的,列为长期保管,保管期为十五年至五十年。凡在较短时间内对公司工作有查考价值的,列为短期保管,短期保管年限为一至五年。
6、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷或单份装订。问题单一,文件较少,又不便一起归类的,可立薄卷。
7、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,应在装订线一侧下角编号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件数的受控章,并将档号、件数填写清楚。
8、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料有题名不要随意更改或简化。题目无实质内容或无题的要重新拟定,并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件,要考正清楚。会议纪要应概括出主要内容。
四、部门档案员工作职责
1、设立兼职档案员,按照公司的档案存放的具体规定履行好本部门档案工作。
2、根据本部门的归档内容,收集、积累、整理本部门应归档的文件材料。
五、归档时间及要求
(一)归档时间
1、各部门档案应在次年四月底前将文件材料整理归类后归档。
2、基建材料和专题性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月按要求进行立卷归档。
3、财会类档案,在会计年度终了后,由财务部门整理,立卷在本部门保管两年顺次年四月份归档。
4、声像类档案,在声像制作,如照片、光碟、录音带、录像带完成后三个月整理好,将档案内容、时间、地点、人物和制作人标明,每张照片附上底片,登记造册后归档。
(二)归档要求
1、归档文件材料由归档部门兼职档案员按要求整理好后立卷,如档案不完整、不齐全、不符合归档要求,档案员有权拒绝签收,并限期改正补交。
2、档案管理人员调离时,应办理移交手续。
六、档案的借阅
1、公司各部门查阅或外借档案,必须履行借阅手续,公司外有关人员要查阅档案,需经分管总经理批准。对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。
2、不属于原文件规定的阅读范围人员或查阅不属于本人承办工作范围的档案,须经分管领导批准。
3、档案管理人员应对档案的安全、保密和完整负责,不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人,否则,除负责赔偿损失外,应报请领导和相关部门处理。
七、档案的鉴定
1、为加强对有价值的文件材料的保护和管理,对保管期限已满的各类档案,应进行相应的鉴定工作。
2、档案的鉴定工作,必须坚持全面的、历史的观点,认真估计档案的价值程度,并根据保管期限的规定,对不再有保存价值的过期档案进行处理,原规定欠妥的,经认真研究后延长保存年限。
3、对某些档案材料是否销毁没有充分把握的,应作保存处理,不能仓促销毁。
4、鉴定时,应将处理意见报分管总经理审批,由两人或两人以上在指定地点销毁,并在销毁清册上登记,销毁清册应立卷长期保存。
第11篇 实物档案管理细则范例
机关实物档案管理规范
1 范围
本规范规定了市直机关在公务活动中产生的,具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。
本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织,市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行,各区(市)可依此制定本区域的管理规范。
2 归档
2.1 归档范围
凡是本单位在行使职能活动时,形成、获得或者收集的,对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围,实物档案归档范围如下:
2.1.1 应进馆实物档案归档范围
2.1.1.1 本单位获得的省部级(含)以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
2.1.1.3 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用价值的实物。
2.1.2 非进馆实物档案归档范围
2.1.2.1 本单位获得的(2.1.1.1.1规定范围之外)各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.2.2 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用价值的实物。
2.2 归档要求
2.2.1 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
2.2.2 归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
2.2.3 归档的实物档案应保持整洁、无破损。
2.3 移交接收
2.3.1 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查,确保实物档案符合归档要求。
2.3.2 移交实物档案时,应办理移交手续,清点后交接双方在移交清册上签字。
3 整理
3.1 分类
实物档案原则上按实物形状分类,实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。
3.2 编号
3.2.1 实物档案按实物形状结合级别,依其时间先后顺序排列。
3.2.2 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。
需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。
3.2.3 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号,并在实物上粘贴归档章(见附图1)。
平面实物将归档章粘贴在实物右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底部。
归档章项目包括全宗号、目录号、案卷号。
3.2.3.1 全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。
3.2.3.2 目录号:全宗内所属目录的编号。
3.2.3.3 案卷号:按分类方案,每件实物档案的流水编号。
3.2.4 归档章项目应用阿拉伯数字填写,书写材料应符合档案管理要求。
3.3 编目
实物档案应按分类编号要求,将目录录入计算机,编制实物档案案卷目录(见附图2)。
实物档案案卷目录包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等项目。
3.3.1 案卷号:填写实物的件号。
3.3.2 受奖单位:填写立档单位名称。
3.3.3 题名:填写实物名称。
3.3.4 授奖单位:填写实物制作、颁发单位。
3.3.5 授奖年度:填写实物制作、颁发年度。
3.3.6 期限:暂空。
3.3.7 类别:填写实物档案的种类名称,如:证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。
3.3.8 备注:填写需要说明的事项。
4 保管
4.1 实物档案一般应专柜保管,对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。
4.2 对实物档案应定期清点,做到帐物一致,发现问题及时查对清楚。
4.3 实物档案应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损。
4.4 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂;
4.5 实物档案应使用数码相机数字化,并将形成的数码照片按《青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)》要求整理。
4.6 奖状可卷成筒状保管,锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
5 利用
5.1 利用实物档案必须严格履行登记手续。
5.2 利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件,须写明利用目的,经本单位分管领导批准方能利用。
5.3 归还实物档案时,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可签字注销。
如发现损坏,应立即追究责任。
6 移交进馆
6.1 移交进馆时间
属于进馆范围的实物档案,应随本单位其他门类档案定期向青岛市档案馆移交。
6.2 移交进馆要求
实物档案移交进馆时,一并移交下列材料。
6.2.1 机读实物档案案卷目录。
6.2.2 计算机打印实物档案案卷目录三套。
6.2.3 进馆说明。
第12篇 地产公司会计档案管理细则办法
会计档案管理细则:
1、公司应作为会计档案保存的资料包括:各种会计凭证和账簿、财务收支预算、各种会计报表、与有关单位签订的合同或协议、会计人员交接清单、会计档案销毁清单等。
2、每个会计年度结束,会计人员应将上述会计资料进行系统整理、分类装订成册、编制会计档案保存清单,连同会计档案一并归档,并由专人负责管理。
3、会计档案一律不得外借,切实防止丢失、毁损;内部调借会计档案,应由调借人出具借条,并经总经理同意;公安部门、司法部门等执法部门处理案件需查阅会计档案时,必须持具有县级以上主管部门的正式公文,并经总经理同意;查阅会计档案的介绍信,应由经办人签章,专人妥善保管,并登记“查阅会计档案登记簿”以备查考。
4、按照规定会计档案可以销毁,但必须填制会计档案销毁清单,经有关部门批准,由总经理或指定专人负责监销,严防散失。
5、会计档案保管期限附后。
第13篇 学院档案管理实施细则
学院档案管理实施细则
档案管理工作是学院总体工作的一个重要组成部分，它是由国家、省、市指令性文献、文件和学院的物业管理、行政管理、人力资源管理及教学管理等各具有价值的文献、文件和资料组成。为维护档案的真实性和严肃性，特制定档案管理实施细则。
一、档案管理人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》。工作态度端正，事业心强。
二、档案管理人员要认真学习，积极工作，刻苦钻研业务，不断提高工作能力和管理水平，尽职尽责，认真遵守保密守则。
三、档案归档
（一）档案室负责接收各科室、部门在工作中形成的全部档案。学校各科室、部门需要归档的资料，按照要求收集齐全，整理组卷，按期向档案室移交，办理移交手续。文书档案移交时间每年4月20日前，会计档案每年5月20日前移交隔年档案，基建档案随时收交，不得无故拖延。
档案室接收和移交档案前必须经过严格的鉴定手续，质量合格后方可移交。档案交接手续，由归档单位编写移交清册，一式两份，当面查点清楚，并由交接双方签字，各保留一份。
（二）归档要求:
1.归档的文件资料必须完整、真实。
2.装订入册必须采用最终审定的正式稿件。
3.凡装订入册必须按档案总目录、分类目录及案卷目录和程序排列，并立卷说明。
4.各部门的资料归档入册，按统一通知的时间，先将本部门的归档工作，按装订要求分类装订好，然后移交院办统一编目归档。
5.档案移交时，交接人必须按规定办理签名移交手续。
6.归档时间:整套系统性管理工作文件应在正式颁布生效后的10天内归档，装订立卷。其他工作文件应先集中保管，半年一次装订立卷。行政工作、教学业务工作，应在下一年度第一季度内装订上卷。基建类资料在每项工程竣工验收后一个月内立卷。
四、档案借阅
（一）因工作需要按程序审批后，可借阅有关档案。
（二）借阅档案应在档案室内阅读。确因工作需要外借的，一天以内由党政办公室主任签名同意;一天以上由院长签字同意。
（三）凡需摘录或复印档案内容的必须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容的案卷编号及原文标题，并通过档案管理人员登记认可。
（四）保密档案不外借、摘录和复印。
（五）保密档案借阅需经党政办公室主任以上领导批准。
（六）借阅档案者不得在档案上注、涂、勾、点、圈、划，不得弄脏档案和撕、拆、取页，因工作需要摘录或复制时，须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容和案卷编号及原文标题。用完后退回档案室。
（七）归还档案时，档案管理人员必须认真查验，确认无误后，方能撤销借阅手续。
（八）凡因利用者保管不善，造成损毁、丢失，依《档案法》及其他规定予以处罚。
五、档案销毁
（一）超过保管期限的档案，由党政办公室对档案进行认真审查鉴定，确认无保存价值后，编造销毁清册，写出报告，经院长办公会议讨论，院长审批同意后方可销毁。
（二）会计档案的销毁，必须由档案人员提出意见，与财务人员共同审查鉴定，除报主管领导外，还需报财政部门审核批准。
（三）已到期，但经鉴定尚需继续保存的档案，可延长保管期限。
销毁时，必须经主管领导签字，派出监销人员到指定地点监销。监销人员必须在销毁档案清册上签字，送到造纸厂亲视化浆或销毁地点火化，不留痕迹。
六、档案安全
（一）库房专用，达到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光七防要求。
（二）库房设置温湿度计及登记簿，每月检查，发现超过极限，及时采取有效措施。
（三）库房内严禁烟火。放置灭火器材，以防不测。
（四）库房适时通风。
（五）箱柜摆放合理，垂直有序，利于通风。
（六）档案出入库房随时登记，做到帐卷相符。经常检查案卷完好状况，以便采取措施。
第14篇 实验室工作档案管理细则办法
一、实验室工作档案内容
1.实验室的建立、建设的各种文件和资料。
2.实验教学过程中的各种文件和资料:实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。
3.实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。
4.实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料,包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。
5.仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册;仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。
6.单价5万元以上大型精密仪器设备(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的申购报告、领导批复;开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件;使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录,随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录,并定期归入技术档案。
技术档案的主要内容包括:
(1)原始资料:申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。
(2)设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。
(3)安装调试记录等。
(4)仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的资料和管理操作人员情况登记表等。
(5)使用过程中的所有记录。
(6)降级、报废、处理的报告、批示等。
7.自制设备的任务书、技术总结报告、鉴定材料、设备使用说明书等。
8.实验室用房及环境条件的各种技术资料。
9.实验室工作的各种统计报表。
10.上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。
二、实验室工作档案的管理
1.实验室主任负责实验室工作档案的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。
2.实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。
3.实验室工作档案的保管期限分长期、短期和与设备共存三种。
4.学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料,一般至少应保存三年。
5.仪器设备的有关资料应与设备共存,即保存至设备报废之日为止。
6.除上述两项资料外,其它资料均应长期保存。
7.实验室工作档案的借阅要严格办理借阅手续。
8.档案管理员的工作要相对稳定,如工作变动应做好交接工作。
9.单价5万元以上的大型精密仪器(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的设备说明书、装箱单、保修单及全套随机文件原件交学校档案馆长期保存,复印件由使用人保存;由使用人保存的还要包括:论证报告、开箱记录、安装调试记录、验收报告、使用、维修、故障、事故记录等材料。材料科学与工程实验中心
第15篇 工程监理档案管理细则
一、总则
1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本规定。
2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。
二、 工程档案管理规定
2.1档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2为了便于各个环节的衔接,监理项目部配备专职信息管理员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。
三、工程文件的收发及管理规定
3.1 工程文件接收
3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由监理项目部信息管理员统一接收;统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件,做好接收记录。
3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录,并能利用计算机进行各类文件的查询检索。
3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案总登记帐和分类登记帐;
3.2 工程文件资料发放
3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要,由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。
四、监理项目部档案管理职责
1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。
2、归档范围:
1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。
2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。
3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,监理项目部有权退回,相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程档案的鉴定和销毁
1)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报项目部总工及经理批准后方可销毁。
2)对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
3)档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。
4)在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。
4、其它
(1)工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法（试行）的通知>》规定执行。
(2)档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
(3)工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
五、声像档案管理办法
5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。
5.2照片档案应符合以下要求:
(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;
(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;
(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);
(4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素(不允许插值);
(5)符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。
第16篇 文书档案管理细则范例
文书档案是综合反映各项工作的书面历史材料,建设银行发布了《中国人民建设银行文书档案管理暂行办法》,来看小编为大家带来的文书档案管理细则内容:
文书档案管理细则
文书档案管理规定如下
第一条 为了加强建设银行文书档案的科学管理,充分发挥文书档案的作用,根据国家档案局有关档案工作的制度、规定及《中国人民建设银行档案管理暂行办法》,特制定本办法。
第二条 建设银行文书档案是各级行在各项工作活动中形成的,具有查考利用价值并经过分类整理而保存起来的文件材料。
第三条 建设银行文书档案的收集范围包括:
1.本级行自身形成及本级行与有关部门联合颁发的,反映本行主要工作活动的文件材料;
2.上级行和上级党政机关颁发或转发的针对本行工作或本行须遵循贯彻的文件材料;
3.下级行报送的具有查考利用价值的文件材料;
4.同级机关和非隶属机关颁发的本级行需要执行的文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件;
5.本行附属企业和本行投资入股的各类公司的反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料。
第四条 各级行党、政、工、青、妇等部门在工作活动中形成的文书档案材料,均应由本行档案部门集中统一管理和保管,任何单位或个人都不得据为己有,以维护建设银行档案的完整与安全。
第五条 各级建设银行应实行由文书部门或职能部门整理立卷的制度,档案部门负责对立卷工作进行业务指导和检查督促。
第六条 各立卷部门应指定人员负责文书立卷归档工作。
承办人员在文件材料处理完毕后,应及时将全部文件材料交文书立卷人员,由文书立卷人员负责整理立卷,并按规定的时间向本行档案部门移交。
移交时,双方根据移交的案卷目录进行清点、核对,并履行移交手续。
第七条 文书立卷工作要遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
第八条 立卷归档要求
1.做好文件材料收集工作。
应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等附属材料,均应齐全、完整。
2.按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。
不同保管期限的文件材料应分开立卷。
3.行内几个部门共同办理的文件,由主办部门立卷,本行同外单位联合制发的文件,由行内交主部门立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,可放在复文年立卷;未作批复的,放在请示年立卷;跨年度的规划,放在规划期的第一年立卷;跨年度的总结,放在总结期的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;各类案件放在结案年立卷。
5.卷内文件材料应按下述要求进行排列:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,审定稿在后;重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后;各类案件的案卷,其结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;其他文件材料应依其形成规律或特点合理组织立卷。
6.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷,应在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页的右上方逐件编件号。
7.归档的每一案卷均应填写一式三份卷内文件目录,其中一份置卷首,一份由立卷部门留底,另一份交档案部门作为检索工具。
每一案卷的卷尾均应放置备考表,用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人姓名、立卷完成时间等。
8.案卷封皮应逐项按规定填写清楚。
案卷题名要简明、概括、字迹工整。
案卷封皮一律用毛笔或钢笔书写。
9.卷内文件材料要去掉金属物,对破损的张页应进行托裱,宽大的张页应折叠整齐,装订线外有字迹的张页应加宽边。
案卷采用三点一线的装订方法,并保持右边、底边整齐。
不装订的案卷,其卷内文件应逐件用细线装订。
10.立卷完成后,立卷人员应按照不同的保管期限,分别填制一式两份案卷目录。
其中一份交档案部门留存,另一份经档案部门编填卷号后退立卷部门备查。
第九条 本级行附属企业的文书立卷归档工作,比照本行职能部门办理。
本级行投资入股的各类公司的属于本行文书档案管理范围的各类档案材料,由本行文书部门或本行业务管理部门一并立卷归档。
第十条 文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。
长期为16年至50年,短期为15年以下(含15年)。
对不易判定保管期限的档案材料,应按照宜长不宜短的原则进行保管。
第十一条 凡是反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的,对本级行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案,列为永久保管。
其主要内容包括:
1.本级行制定的重要的法规性文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的主要文件材料;重要的请示、报告、总结和综合统计报表;机构演变,本级行领导人任免的文件材料等。
2.上级机关颁发的针对本行主要业务工作并需要本行贯彻执行的重要文件材料。
第十二条 凡是反映本级行工作活动,在较长的时间内对本级行具有查考利用价值的档案,列为长期保管。
主要内容包括:
1.本级行处理一般工作问题形成的文件材料,一般会议的主要文件材料,一般的规章制度等。
2.上级机关颁发的属于本行主要业务并需贯彻执行的一般文件材料。
3.下级行报送的重要的总结、报告和统计报表等文件材料。
第十三条 凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案,列为短期保管。
主要内容包括:
1.本级行一般事务性的文件材料。
2.上级机关颁发的非本行主管业务。
但本行需贯彻执行的文件材料。
3.下级行报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。
4.同级机关和非隶属机关颁发的需要本级行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。
第十四条 文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年1月1日起计算。
长期规划、计划等文件材料的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。
第十五条 各级行档案部门对所接收的案卷应进行审核把关,对不符合质量要求的案卷应退立卷部门重新加工整理。
第十六条 各级行档案部门应以便于保管和提供利用为前提,按照本行文件形成的规律和特点,选择年度——组织机构分类法或年度——问题分类法对归档案卷进行分类。
所用的分类方法应保持前后一致,尽量保持固定,不能随意变动。
第十七条 案卷的排列应以档案分类方法为基础,按照不同的保管期限分别排列入库。
案卷排列方法应统一,前后一致。
第十八条 按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。
在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
第十九条 案卷目录应区分不同的保管期限,分年度或混年度编制目录号。
在一个全宗内,案卷目录号不能重复。
第二十条 各级行档案部门应充分利用档案信息资源,积极开展档案编研工作,根据需要编写各种类型的档案资料,主动为机关各项工作服务。
第二十一条 各级行档案部门应努力做好档案利用工作,除编制案卷目录、卷内目录或全引目录外,还应根据利用者借阅档案的规律和特点,编制重要文件目录(卡片)、专题文件目录(卡片)、文号索引等档案检索工具,力求做到查找使用方便,调卷迅速准确。
第二十二条 各级行档案部门应根据本行具体情况,制定档案的借阅制度,严格办理借阅手续和掌握借阅范围,防止密级档案失密、泄密,确保档案安全。
第二十三条 各级行应定期向当地档案馆移交档案。
移交档案的具体时间、范围和进馆要求,按照当地档案局、馆的有关规定执行。
第二十四条 对超过保管期限的文书档案,应由本行档案部门按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》的规定组织鉴定和销毁工作。
第二十五条 本办法适用于各级建设银行。
第二十六条 本办法由总行办公室负责解释。
补充、修改时同。
第二十七条 本办法自颁布之日起执行。
(87)建总办字第20号《关于印发〈中国人民建设银行系统档案管理试行办法〉的通知》同时废止。
