【第1篇】物业公司文印管理制度格式怎样的怎么写500字
物业公司文印管理制度
一、文件以及各种资料的打字、复印由部门经理统一安排、管理，文印人员不得直接接受任务。
二、打字、复印之器械由文印人员专职负责管理，非责任人不得擅自使用。
三、复制a级文件均需公司总经理签认呈报批准后交文印人员专职执行。
a级以外的文件复制，由公司总经理签字后执行。
四、打字、复印之稿件由所需部门负责校对。
五、文印人员应对打字、复印事项编排清册，按月准确统计各部室文印情况。
六、打字、复印之器械不对外服务，若因特殊情形确需对外打印、复印，经公司总经理批准后，按规定标准收费。
七、凡发文，应按相关程序报公司总经理或审核批准后打印发送。
八、文印人员应在电脑系统中设立各部门专用文件名及独立密码。
九、文印人员必须严格管理电脑中的所有资料、报表、文件及电脑中存储的各项数据，未经允许，不得擅自接待任何参观人员。
十、电脑检修人员测试或修理电脑系统时，文印人员必须在场陪同，如发现其查看文件内容、数据的操作时，应予以阻止。
十一、公司所有人员均应遵守本制度，未经许可不得擅自查阅或翻录任何电脑中的资料、报表和文件等。
书写经验29人觉得有用
物业公司在制定文印管理制度的时候，得考虑实际情况，不能照搬照抄别的公司的做法。毕竟每个公司的情况都不一样，管理方式自然也该有所差异。开头这部分得明确目的，就是说这个制度是为了规范文印流程，提高效率，减少浪费。这里建议先把大致的目标写清楚，比如控制成本，确保信息安全之类的。
接着就是具体的规定了，这部分需要细致点。比如，打印文件必须经过审批，这个审批环节很重要，最好能设置不同的级别，这样既能保证重要文件的安全，也能加快一般文件的处理速度。不过这里有个小地方需要注意，有些人在写的时候可能会漏掉“审批”这两个字，只写了“文件必须经过级”，这就有点问题了。还有，对于复印机的使用，可以规定下班后关闭设备，避免不必要的电力消耗。这一步要是没写清楚，可能会导致员工忘记关机，长期下来电费可就不少。
书写注意事项：
关于文印耗材的管理也很关键。像纸张、墨盒，得定期盘点库存，防止过多积压或者短缺。有时候写的时候可能会不小心写成“盘点库存纸张，防止过多积压或者短缺墨盒”，这样句子就显得有些乱了。其实只要稍微调整一下顺序就能避免这个问题。
还有一点，就是对保密文件的处理要有专门的措施。比如规定只能在指定区域打印，且打印完成后要及时取走，不能长时间留在打印机上。要是写的时候疏忽了，可能会忘记强调“及时取走”的重要性，这样很容易造成泄密的风险。
小编友情提醒：
制度里还可以加入一些奖惩机制，鼓励大家节约资源。比如，如果某个部门在一个月内文印费用控制得好，就可以给予一定的奖励。当然，这得结合公司的具体情况来定，不能一刀切。要是写的时候不小心把“奖励”写成“奖惩”，那意思就完全变了，这个小失误得注意避免。
【第2篇】某物业公司项目会议室管理制度怎么写500字
物业公司项目会议室管理制度
1.0客服部负责项目会议室(多功能厅)的使用管理工作。
2.0客户使用会议室时，请提前与客服联系，填写《客户会议通知单》注明会议时间、地点、要求等。
3.0如需悬挂横幅、标语时，应在客服部指定的位置用大头针钉或用胶带粘，不可在楼道、地毯、墙壁等处张贴。
4.0客户如需要使用厅内各项专用设备、物品时，应与客服部联系，按项目规定付费，客服部安排工程技术人员协助操作使用，如未请示，擅自使用及造成损失的，除补交正常使用费用外还需赔偿全部损失。
5.0与会人员，不可在厅内吸烟、使用明火，禁止堆放杂物、乱扔果皮、纸屑、随地吐痰及吐口香糖等，不可大声喧哗、嬉笑，以免影响客人办公，违者将视情节赔偿一定的清洗及损失费。
6.0入住公司需要会议室时，应填《客户会议通知单》，由客服部将单据发送有关部门，按客户要求做好准备。如需音响设备时，由客服部通知工程部专人负责。
7.0客户如有其它仪器、设备安装用电等要求时，由客服部征求工程部、保安部意见后，严格按消防安全规定实施，客户自请工程人员操作时，应主动服从项目工程技术人员、保安人员的监督指导，违章操作并造成损失时，项目有权处以适当的经济赔偿。
8.0对非入住公司租用会议室由客服部上报经理领导审定。
书写经验11人觉得有用
物业公司在制定项目会议室管理制度时，需要结合实际情况，既要考虑实用性，又要兼顾管理效率。通常来说，这类制度会涉及会议安排、参会人员职责、设备维护等多个方面。起草的时候，得先明确几个关键点，比如会议室的具体用途，是用于日常办公会议还是大型活动？这决定了后续细则的方向。
比如，对于日常办公会议，可以规定各部门提前一天提交会议申请表，表格上要注明会议时间、预计参与人数以及是否需要投影仪等辅助设备。这里有个小细节需要注意，有些同事可能习惯性地忘记标注设备需求，这就可能导致临时调配出现问题。所以，建议在制度里加上提醒条款，强调提前确认设备状况的重要性。
至于参会人员的行为准则，可以要求所有参会者准时到场，如果因特殊情况无法出席，需提前告知会议组织者。这一点很重要，因为迟到不仅会影响会议进程，还可能让其他同事产生不满情绪。当然，也得考虑到偶尔会有突发情况导致迟到，比如交通堵塞之类，所以可以适当放宽限制，允许十分钟内的延迟，但超过这个时间就需要向主持人说明原因了。
关于设备管理，除了常规的检查外，还应该指定专人负责定期维护。这个工作不能马虎，毕竟投影仪、音响等设备一旦损坏，可能会影响到重要会议的效果。有一次，我们部门就遇到过这样的事，当时因为没及时更换灯泡，结果开会时投影画面模糊不清，大家讨论起来特别费劲。所以，建议将设备保养列入月度考核内容，这样能有效提高相关人员的责任心。
书写注意事项：
关于会议记录的保存也是一个重点。每次会议结束后，都应该由专门人员整理出详细的纪要文档，并上传到公司内部共享平台。这样做有两个好处，一是便于后期查阅，二是能让未能参加会议的同事也能了解会议内容。不过有时候，负责记录的同事可能会遗漏某些重要的讨论环节，导致纪要内容不够全面。为了避免这种情况发生，可以在制度中强调，记录人必须认真倾听每个发言者的观点，并确保记录内容真实反映会议实质。
【第3篇】物业管理公司员工奖惩制度-6怎么写2400字
物业管理公司员工奖惩制度(六)
一、目的:建立科学、完善的员工工作奖惩体系，以激发员工的自律性、积极性、主动性。
二、范围:适用于公司全体人员。
三、职责:
1、班长、主管签发的《奖罚通知书》由部门经理审批，总办备案;一次性超过(含)20分或50元的罚款，由部门经理审核，品质部经理审批，总办备案;一次性超过(含)20分或50元的奖励，由总办审核，总经理审批。
2、主管及以上人员的奖罚由品质部、总办审核，总经理批准。
3、操作员的辞退通知由主管提请，部门经理、品质部审核，总办主任批准。
4、普通员工(含)以上级别员工的辞退通知由部门经理提请，品质部、总办审核，总经理批准。
5、部门级的奖惩通报，由部门经理签发，报品质部和总办备案。
6、公司级的奖惩通报由总经理签发。
四、方法和过程控制
1、全体员工奖惩办法
①奖惩方式:
a奖励方式包括:口头表扬、奖励通知书、通报表扬等，同时进行相应的物质奖励(加分、奖金、加薪)。
b处罚办法包括:口头批评、处罚通知书、通报批评、辞退，同时进行相应的物质惩罚(扣分、罚款、减薪)。
2、奖励方法:
(1)凡符合下列条件之一者，将给予表扬:
①工作积极主动，提供优质服务，尊老爱幼，屡受顾客表扬;
②培训认真刻苦，成绩突出，做到学以致用;
③工作中善于发现问题，解决问题，反映问题及时，处理问题灵活;
④勤俭节约，为公司节省开支;
⑤经常提出合理化建议并被采纳;
⑥经常协助上级管理工作;
⑦遇事临危不惧，勇于维护公司利益;
⑧内务始终保持良好，做好传、帮、带工作。
(2)凡符合下列条件之一者，将给予通报嘉奖:
①提出合理化建议，对改革小区(大厦)物业管理、提高服务质量有重大贡献者;
②在服务(生产)工作中，创造优异成绩，屡受各界表扬者;
③发现事故苗头，及时采取措施，防止重大事故发生者;
④对现行规章制度提合理化建议，被公司采纳者;
⑤检举、揭发损害公司利益或违规行为，抵制歪风邪气事迹突出者;
⑥严格控制开支，节约费用能源有显著成效者;
⑦保护公共财产安全，防止重大事故，抢险救灾成绩显著者。
3、惩罚方法:
(1)凡有下列过失之一者为轻微过失，将受到批评、扣分、罚款等处分:
①仪容仪表:违反公司《员工行为规范》要求;
②工作要求:工作时间不得办理私事，闲聊，班前吃带异味的食品;
③工作(内务)环境:员工工作场所及员工宿舍干净整洁，办公用品摆放整齐;
④不使用指定之员工通道或搭用乘客电梯，未经允许上班会客，擅自换班、替班，不参加培训;
⑤未经部门经理允许在宿舍会客，留外人住宿者;
⑥高声喧哗或发出不必要之声音，随地吐痰、乱丢烟头、纸屑等;
⑦工作散漫，粗心大意，违反制度要求;
⑧不节约用品、用料，不爱护工具。
(2)凡有下列过失之一者为一般过失，将视情节轻重给予扣薪、记过处理:
①对业主不礼貌，与顾客争辩;无理顶撞领导;
②当值时间睡觉未造成损失;
③擅离工作岗位，经常迟到、早退或委托他人、代他人打卡;
④吵闹、粗言秽语，违反公共场所秩序，扰乱辖区安宁;
②发现问题故意回避，不处理、不报告、不记录;
③因疏忽、不小心损坏公司或业主的财物;
④未经业主允许擅自进入业主房间;
⑧利用工作之便，泄私愤、损坏公物、浪费材料;
⑨公报私仇，以权压人，以老欺新，处理问题不公正;
⑩非工作需要，私用机电设备、消防器材。
(3)凡有下列过失之一者为严重过失，将视情节轻重给予通报、扣分、罚款、降职、降薪或辞退处理:
①当班睡觉，造成事故或损失者;
②当班期间喝酒或酒后上岗;
③违反制度、操作规程，隐瞒工作过失，造成事故，给公司带来经济损失;
④蓄意破坏、损坏、浪费、偷窃公物或顾客之物品;
⑤服务态度差，遭到业主有效投诉;
⑥未经批准，私自配制顾客或公司锁匙;
⑦涂改、假造单据、证明及各类凭证记录，拾遗不报;
⑧不尽忠职守，遇事不及时向领导报告;
⑨发生紧急情况时不参与救护或逃离现场;
⑩进行公司不允许的活动或变相赌搏;
⑧不团结、拉帮结派、搬弄是非、无中生有，诽谤他人，影响团结，影响声誉。
⑨利用职务之便贪污受贿、损公肥私;
⑩不节约用品、用料，不爱护工具，三次不改者;
未经总经理批准，私自复印或向外传播企业规章制度等文件;
不服从上级领导的正确命令;
发现紧急事件不立即采取措施、不向上级报告者。
(4)凡有以下过失之一者为重大过失，对当事人即时辞退处理并承担相应的法律和经济责任:
①贪污、盗窃、索贿、受贿、行贿;
②侮辱、谩骂、恐吓、威胁他人、与顾客吵架，私自拿走、转买、隐藏公司、业主及他人财物;
③传播淫秽书刊、录像或使用毒品、麻醉剂或*;
④酗酒、赌搏或打架，恶意破坏公物或顾客物品;
⑤未经批准私自外出兼职或利用病休另谋职业;
⑥利用职权徇私舞弊、谋取私利、假公济私，未经公司同意向顾客索取小费、物品或其它报酬;
⑦玩忽职守，违反操作规程，造成严重后果;
⑧经常违反公司管理规定，屡教不改;
⑨由于工作失职使顾客财产、公司财产受到严重损失;
⑩连续旷工三天或一个月内累计旷工三次。
4、奖惩标准:
①符合“2(1)奖励方法”中各条款规定的，可给予口头表扬或部门通报表扬，较突出者可给予50元以下奖励;符合“2(2)奖励方法”各条款规定的
，可给予员工50~100元奖励，并在公司内通报表扬。
②轻微过失予以口头批评，给予10~30元(扣5~15分)罚款;一般过失给予部门通报批评，并给予30~50元(扣15~25分)罚款;严重过失给予公司通报批评，并给予50~100元(扣25~50分)罚款;重大过失立即给予辞退，并在公司内通报，承担相应经济损失，并给予100~500元罚款;因违犯公司规定被辞退的员工，公司有权不提前通知，且不给予任何补偿。
5、操作层奖罚办法:
①基准分为100分，总分为100 奖分/-罚分。
②考核分数与当月工作挂钩，每奖罚1分=2元。
③凡奖罚分值在20分以上者，须附签发人的书面报告;连续两个月罚分值在20分以上者给予辞退处理。
④奖惩均应使用“奖励/处罚通知书”，当事人签字，被考核者有权利了解奖罚分值及原因。
⑤此考核标准适用于操作层员工，此标准中没有明确规定的以“惩罚方法”为准。
⑥奖罚标准:(略)
6、申诉和执行:
①员工如认为考核(检查)人给予本人的奖惩不合理时，在签字时可表明自己的意见并直接书面向总办进行申诉。
②总经理对公司范围内的奖惩有最终决定权，一旦决定，员工必须无条件执行。
书写经验49人觉得有用
物业管理公司员工奖惩制度写起来确实得花点心思。既要让大家明白规矩，又不能太死板，否则容易搞得人心惶惶。关键是要结合实际情况，不能照搬别的公司的制度。有些公司在制定制度的时候，可能没考虑到具体岗位的特点，结果执行起来就出了问题。
比如，有的员工因为一时疏忽搞错了账目，这本来是可以理解的小差错。如果处罚过重，不仅会让员工心里不舒服，还可能影响工作积极性。所以制度里头得有个合理的区间，什么情况该扣奖金，什么情况该警告，都要说得清楚。但也不能写得太模糊，比如“工作态度不端正”这样的说法，具体什么叫“端正”，每个人的理解都不一样。
再比如，奖励机制也得跟绩效挂钩。有些员工觉得自己的努力没有得到认可，心里难免会有怨气。制度里可以明确一些具体的奖励条件，像完成超额任务，客户反馈特别好，这样大家就知道怎么做了。不过有时候领导在审批的时候可能会有点主观，这就需要事先定好标准，不能说领导喜欢谁就多给谁奖励。
写制度的时候还要注意细节。比如关于迟到早退的规定，是不是每次迟到都得扣钱？如果是的话，偶尔堵车的情况要不要考虑进去？这些问题都得提前想清楚。还有就是奖惩的程序也要透明，不能说领导一个人说了算。要是员工觉得制度不公平，那这个制度再好也没用。
有时候写着写着就会出现一些小问题，比如把“部门主管”写成了“主管部门”，虽然不影响大意，但总归不太严谨。还有些地方可能会漏掉一些重要环节，比如没有明确规定奖惩的结果如何公示，这就容易引起误会。不过这些都是正常情况，只要用心检查一下就能改过来。
制度写完后最好先在小范围内试运行一段时间。有些规定看起来挺好，实际操作起来可能就不合适了。比如某项奖励措施一开始挺受欢迎的，但后来发现很多人为了拿奖励忽略了其他更重要的工作，这就得调整一下了。过程中肯定会有各种各样的反馈，及时修改才能让制度更完善。
其实写制度最重要的是要站在员工的角度去想，毕竟他们才是直接执行的人。如果制度太复杂，大家搞不清楚该怎么遵守，那还不如不写。当然，也不能太宽松，不然纪律就成了一纸空文。找到那个平衡点是最难的，需要反复琢磨，不断优化。
【第4篇】物业公司奖惩制度怎么写400字
一、一切工作人员，对其所分管的工作，要做到忠于职守、尽职尽责、竭尽全力，决不允许讲条件，要加班。
二、上、下班严禁迟到、早退，如发现一次扣0.5天工资。发现二次，扣1.5天工资。
三、如工作需要，一切人员禁止在早晨或中午喝酒。酒后不准上岗。发现一次停止工作三天，发现二次扣发当月工资的50%，发现三次停止其工作，发基本生活费。
四、工作期间，严禁乱串，玩扑克等一切与工作无关的事情，如有时间可学习业务知识或看报，不断充实自己。
五、严禁工作人员在八小时之内经营第二产业，如有发现停止工作。
六、讲文明、懂礼貌，严禁 闹事。提倡文明用语，杜绝脏话。一次扣发当月的工资，发现两次停止工作。
七、严禁赌博，如被公安机关处理，干部则免去其职务，工人则停止二个月工作。
八、允许正常监督或批评，但决不允许无中生有，或诬告，对造谣诬告者，经查实停止其工作。
九、严禁在公共场所吐痰，扔烟头废纸，大声喧哗。对办公地点的水、电、开关要及时 。
书写经验317人觉得有用
写制度这事，说复杂也复杂，说简单也简单。关键得看你是不是懂行了。要是想写好物业公司的奖惩制度，就得先把规矩弄明白。有些东西不能含糊，该奖的奖，该罚的罚，这样员工才服气。不过写的时候得注意，别光顾着套模板，得结合实际情况。比如奖励条件要具体，不能太笼统，不然员工不知道咋回事就领了奖励，这肯定不行。
比如，物业公司的制度里，对于表现优秀的员工，可以直接明确指出是因为服务质量高、业主满意度达到某个标准才给奖励。至于惩罚，也得讲清楚违规行为的具体情形，不能模棱两可。像有的公司规定迟到超过三次就要扣工资，这个就挺明确。但写的时候要注意措辞，别让人觉得太生硬。比如说“因工作态度不端正被警告”，这种说法可能就不如“因未能按时完成分配任务而受到批评”来得直观。
再就是，制度里的条款不能太繁琐，条理要清晰。有时候写制度，容易忽略细节，比如奖惩标准没有细化到具体的金额或措施。比如奖励标准，是按月发奖金还是季度发？是直接发现金还是积分兑换礼品？这些都得提前想好。还有，有些公司会在制度里提到“特殊情况可酌情处理”，这话说得倒是没错，但具体怎么个酌情法，最好能给出大致方向，否则执行起来容易乱套。
书写注意事项：
制度制定出来后，最好能让大家参与讨论。毕竟制度不是一个人的事，得让大家觉得合理才行。当然，也不能为了讨好员工就什么都放宽，该严的地方还得严。有时候写着写着，可能会忘记初衷，写成一堆空话套话，这样的制度等于白写。比如写到奖惩机制时，突然蹦出一句“全体员工务必遵守”，这种话没什么实际意义，反倒显得多余。
还有个小问题，有时候写制度会不小心用错词，比如把“奖惩分明”写成“奖惩分清”，虽然意思差别不大，但仔细看会觉得怪怪的。再比如，“员工需积极配合领导工作”这句话，改成“员工应主动配合领导安排”会更好一些。这些问题其实不影响整体理解，但写的时候还是得留心。
【第5篇】物业公司印章管理制度3怎么写350字
物业公司印章管理制度范本3
保管与监用
1、公司章与法人印章有总经理负责保管，对其使用负责。
2、财务及部门章总经理指定专人负责保管，有保管人负责监用。
3、各印章保管人不得将印章交他人代保管，并对各印章的所有负责。
4、印章必须在公司办公室内使用，未经总经理同意不得擅自拿出办公室外使用。
印章的使用
1、印章启用时，保管和监用人必须做好记录，注明申请盖印人或单位、使用内容、使用时间;
2、保管和监用人应对申请人提供的所需盖印之文书的内容、格式进行严格审查，发现问题必须立即处理汇报;
其他
印章之保管人、监用人对印章的使用负有法律责任，任何人不得私自动用印章，对未经批准擅自用印者，公司将根据情节轻重给予处分直至开除，并有权追究其法律责任。
书写经验210人觉得有用
在物业公司里，印章管理是一个比较关键的部分。这不仅关系到公司的正常运营，还涉及到各种合同、文件的有效性。所以，要想制定一个印章管理制度，得从实际工作出发，结合现有的流程来考虑。
印章的保管是个重要的环节。通常来说，公司会指定专门的人员负责印章的管理工作，这个人需要有一定的责任心，不能随便将印章交给他人。而且，每次使用印章的时候，都要做好记录，包括使用的日期、事由、经手人等信息。这样做的好处就是能追溯到具体的事件，万一出了问题也能找到责任人。不过有时候可能会忘记登记一些细节，比如某次用印的具体时间没有精确到分钟，这就可能给后续的工作带来麻烦。
在用章审批方面，一般来说，公司会设定不同的权限等级。比如，普通员工只能申请用章，而部门负责人则有权批准。但有时候，由于某些紧急情况，可能会出现越级申请的情况，这时就需要特别注意，确保经过了更高层领导的同意。如果处理不当，就可能导致用章不合规，甚至引发法律风险。
书写注意事项：
印章的使用范围也要明确界定。有些文件是可以用公章的，有些则必须使用专用章。比如财务方面的文件就得用财务专用章，而不是随意用行政公章。要是不小心搞错了，可能会引起不必要的误会。记得有一次，某个同事因为疏忽，把本该用财务章的文件盖上了行政章，虽然最后没出大问题，但也浪费了不少时间去协调。
对于印章的存放环境，也有一定的要求。一般情况下，应该放在带锁的柜子里，而且钥匙要由专人保管。不过有时候，为了图方便，可能会暂时把印章放在桌面上，这其实是很危险的，一旦被别人拿走，后果不堪设想。
小编友情提醒：
定期检查印章的使用情况也很重要。可以每个月进行一次盘点，看看有没有异常的地方。如果发现印章有磨损或者丢失的情况，要及时上报并采取措施补救。偶尔会有工作人员觉得印章没什么大事，就不当回事，结果出了纰漏才后悔莫及。
【第6篇】z物业公司文件资料管理制度怎么写2300字
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为:
a)内行文、外行文: 1
b)未被质量体系引用的外来文件: 2
c)与服务过程无关的合同协议: 3
d)未被质量体系引用的法律法规: 4
e)行业标准性文件: 5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
*-*.*-**
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7 文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06)，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr―wd01―02―01
办公室
一年
2
[存档备案资料目录]
qr―wd01―02―02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
qr―wd01―02―03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr―wd01―02―04
办公室
一年
5
[文件复印登记表]
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办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr―wd01―02―06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr―wd01―02―07
办公室
一年
起草人: 审核人: 审批人:
日期: 日期: 日期:
书写经验256人觉得有用
制定物业公司的文件资料管理制度是一件细致活儿，既得考虑到日常工作的实际需求，还得兼顾长远发展的规划。这类制度的起草人最好是熟悉物业管理流程的老员工，或者有经验的管理者，这样写出来的制度才接地气。
一开始，得明确文件资料的分类标准，这一步很关键。像什么合同类、财务类、人事类、工程维修类等等，每一类都要有明确的划分依据，不然日后查找起来会很麻烦。比如合同类文件，应该包括租赁合同、采购合同、外包服务协议等等，而财务类文件就得涵盖发票、报销单据、预算报告之类的。不过在实际操作中，难免会出现一些遗漏的情况，比如说把某份重要的合同归错了类别，等到要用的时候就找不到了，这就挺头疼的。
接着就是关于文件的编号规则了。编号是为了方便管理和检索，但也不能太复杂，否则反而增加了工作量。一般来说，可以用部门简称加上年份后四位数字的方式，比如hr2025-001表示人力资源部2025年的第一个文件。不过有时候也会遇到特殊情况，比如某个文件涉及到多个部门，这时候就得好好商量一下怎么编号才合理。
至于文件的审批流程，这是个比较敏感的话题。一般情况下，重要文件需要经过主管领导签字确认才能生效，但具体到哪些文件算重要，这就得根据实际情况来定。有些文件可能涉及金额较大，那肯定得走更严格的审批程序；而一些日常事务性的文件，就可以简化流程。不过这里头也存在隐患，有时候审批环节过多，会导致效率低下，甚至耽误事情进展。
保存方式也是不可忽视的一环。纸质版文件要妥善保管，最好能定期进行整理和归档，防止丢失或损坏。电子版文件则需要注意备份，可以存放在公司内部服务器上，同时也要做好权限管理，确保只有相关人员才能查看或修改。不过在实际工作中，有时会发现某些文件存储位置不统一，有的存电脑里，有的放u盘里，还有的直接存在手机里，这样一来查找起来就相当费劲了。
还有就是文件的借阅制度了。原则上来说，任何人员借阅文件都需要登记备案，包括借阅时间、用途、预计归还时间等信息。不过在执行过程中，可能会遇到个别员工借了文件长时间不归还，导致其他同事无法正常使用，这就需要加强监督和提醒了。
小编友情提醒：
制度实施后的评估也很重要。每隔一段时间，应该组织一次检查，看看有没有人违反规定，或者有哪些地方需要改进。当然，检查的时候要注意方式方法，别搞得大家紧张兮兮的，毕竟大家都是为了工作顺畅嘛。
