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第1篇 正大房地产公司档案管理制度
河口房地产公司档案管理制度
一、总则
第一条根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(一)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
(二)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。
第七条各部门兼职文书的职责:
(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
(二)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
(三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
三、归档范围
第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。
四、平时归档
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
五、立卷(案卷质量要求)
第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五
第2篇 房地产公司档案管理制度
一、基本要求
1、档案管理由办公室负责,本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责,人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。财务档案的日常管理由财务审计部负责。
2、归档范围:公司正式的收文、发文(除公文正文外,还应包括它的附件)、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。
3、对本公司规定的立卷归档材料,必须按规定定期移交给办公室专职档案员集中管理,任何人不得据为已有。
4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全
二、归档时间和份数
对公司需归楼的文件必须当天整理归档,并注明份数做好记录。
三、查(借)阅
1、公司部门经理以上员工(含部门经理)查阅非密级档案,副总经理以上员工查阅密级档案,可直接向管理人员办理查阅手续;
2、公司部门经理以下员工查阅密级档案,需经办公室主任核准,并办理查阅手续;
3、查阅档案时必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失,如确因工作需要必须摘录和复制,须经办公室主任批准。
第3篇 某设备公司档案管理规定
设备公司档案管理规定
第一章总则
第一条为保证公司档案的完整、准确、系统,更好地为日后查考、利用服务,依据《中华人民共和国国档案法》,结合本公司实际情况,制订本规定。
第二条本规定适用于公司所有档案的管理,对于财务、人事档案、质量文件管理,国家和地方政府及公司质量管理体系有专门规定的,按专门规定办理。
第二章确定归档范围
第三条立卷归档的范围
(一)公司印发的各种文件、函件、简报、总结、请示、报告、资料(包括底稿及办文依据的有关附件)。
(二)公司召开的各种会议的文件资料,包括领导讲话、会议纪要、翻印文件、参阅文件、代表名单等。
(三)公司拟订的各种计划、规划。
(四)公司签订的合资、合作、中外合资和参股等合同和协议,包括可行性研究、项目建设书、初步设计、开工和竣工验收等报告及批复。是我方拟稿的,应连同底稿,由各部门负责内勤的员工收集整理齐全,定期移交办公室归档。
(五)公司参加上级或有关单位召开的会议带回来的文件资料。
(六)中央和国务院、政府机关的有关政策性文件。
(七)公司员工录用、转正定级、调资、退职、退休、离休、病残、抚恤、死亡等有关材料。
(八)公司党委、工会、团委在工作活动中形成的文件资料,包括年度计划、总结、工作的请示报告和批复,以及党员、团员、干部、工人名册、统计报表等材料。
(九)干部任免、人事调动、奖惩、福利和工资、行政、党、团组织关系介绍信及存根等材料。
(十)公司的财产、设备档案等交接凭证和清册。
(十一)公司下属单位报送的工作计划、请示报告、工作总结、典型材料、统计报表等文件资料。
(十二)政府机关对公司请示、报告的批复文件。
第四条不归档的文件材料范围
(一)公司印发的无查考利用价值的临时性、事务性文件。
(二)重份文件。
(三)专项会议讨论,未经领导审阅签发的未生效文件、电报签证,一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外),铅印文件的各次核对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
(四)无特殊保存价值的一般性表态,提出一般性建议或意见的信函。
(五)公司负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。
(六)非下属单位抄送、不需要办理的文件材料。
(七)公司下属单位送来参阅的简报、情况反映,不应抄报或不必备案的文件材料。
(八)公司下属单位抄报备案的一般性文件材料。
第三章管理办法
第五条立卷归档的方法
(一)为方便日常查阅,有利保密,凡当年度的文件资料在经办完毕后,应及时交办公室档案人员保管。
(二)根据档案的机密程度,将档案分为绝密、秘密、保密、普通、其他五个级别,分类保存。
(三)参加上级组织召开的会议带回来的文件资料,由出席会议的员工交办公室档案人员归档。
(四)为方便工作,有的需要立卷归档的文件资料,可由本部门经办人暂时保管,但当年文件必须于第二年度一月移交办公室归档。
第六条档案借阅办法
(一)公司工作人员需要查阅与其业务有关的文件,可向档案员直接借阅,因工作需要外借时,要办理登记手续,限期三天。
(二)档案的原始稿件一般不予外借。
(三)外单位向本公司借阅档案,须凭介绍信,并须公司办公室主任批准。
(四)借阅档案人员要爱护档案,注意安全和保密,禁止在文件上作标记、图点,折角;不准在档案室吸烟。
(五)摘抄档案文件资料,要经档案人员审核同意。如需加盖办公室印章,必须使用16开材料纸抄录,经档案人员签字,否则不予盖章。
(六)对于电子文档,借阅人员只能借阅电子文档的打印稿,不能借阅电子版本。
第七条档案鉴定小组
(一)公司成立档案鉴定小组,由分管副总经理、办公室主任、文秘专职人员及专职档案员组成,分管副总任组长。
(二)鉴定小组负责公司档案的自查、鉴定和销毁等工作。
(三)协调各部门兼职或专职文书管理人员的档案事务。
第八条做好档案的安全防护工作,进行严格的防火、防盗、防潮、防鼠工作,保持档案管理场所整洁。
第九条档案的保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者,以下列规定办理:
(一)永久保存:公司章程、股东名册、组织章程及办事规则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、重要的技术资料、其他经核定须永久保存的档案。
(二)10年保存:预决算书类、会计凭证、事业计划资料、重要合同文本、其他经核定须保存10年的档案。
(三)5年保存:期满或解除之和约、其他经核定须保存5年的档案。
(四)1年保存:结案后无长期保存必要者。
第十条对于保存期限已满的档案,给予销毁。销毁前应将销毁档案造册呈总经理核准,销毁工作在相应权责主管或档案评审小组的监督下由总经理办公室进行。
第十一条关于公司合同档案管理
(一)经济合同档案在公司档案中单独设置,集中管理。凡公司签订的合同、协议,统一由办公室编号立卷。
(二)职能部门起草的经济合同、协议的稿件(包括合同、协议要求的附件),在合同、协议生效后归档。
(三)合同协议文本在公司发放的范围和数量:档案室二份,营销副总一份,财务部一份。分送文本由办公室固定编号,便于查考,各部门要设专人负责管理。
(四)凡公司签订的合同、协议文本,盖有合同、协议双方法人代表和单位印章的,不再以'正本'、'副本'区分,因工作需要印发'副本'的,应不盖法人代表和单位印章。
第四章附则
第十二条本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。
第十三条本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。
第4篇 房地产公司档案管理制度范本-2
房地产开发公司档案管理制度范本2
一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求:
①文件材料齐全完整;
②根据档案内容合并整理、立卷;
③根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。
十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。
第5篇 置业公司档案管理规定
置业公司档案管理规定
一、管理总则:
1、档案管理是公司的一项十分重要的基础工作,是公司的无形资产和信息资源,是有效开展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的档案归公司所有,公司对档案具有所有权、使用权、监督权和处置权。
3、公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理,相互补充。
4、实行分级管理制;内部按一级文档和二级文档分层管理;档案专管人员专管和部门内部分工管理;
所有档案分类管理的'四分'管理方式。在档案管理过程中要求做到全面准确并确保使用管理过程中的安全和保密。
二、档案范围:
凡属下列对象均纳入公司档案管理范围,并按性质暂分为如下几大类:
1、公司档案:包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、重要
合同协议、制度文件、公司简报等。
2、财务档案:包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审
计资料、银行资料、工商资料等。
3、人事档案:包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考
核、离职、作息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、计划、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。
4、行政档案:包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记
台帐、工作表单、合同协议,以及相关收文、简报、审批文函等。
5、政策档案:包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文
件资料。
6、综合档案:包括以上未包含的其它文档资料。
公司档案按保存性质分为如下:
1、电子档案:包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。
2、实物档案:包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案,如各类电脑软件、照片、图
册、手册、样品、音像带等。
3、本文档案:以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。
三、档案分类
档案管理内容庞杂,涉及各环节、各岗位工作的全方位和全过程,因此,必须建立和采用一套较科学、适用、严谨、安全的管理方法,则首先应从实际出发对全部档案进行科学合理的分类,对其全程实施规范管理。
(一)管理范围分类:(见上述分类)
(二)管理手段分类:
1、文本档案:即以文字资料形式保存的全部文档。
2、电脑档案:即以电脑磁盘形式保存的全部文档。
3、实物档案:即以其它实物形式保存的全部文档。
(三)管理责任分类:
1、分级管理:即各公司按本规范建立的档案管理体系。
2、分层管理:即各公司内部按一级档案和二级档案的管理。
(1)一级档案:即由各公司指定专人负责管理的全部原始文档。
(2)二级档案:即由各部门和各员工在日常工作中配发、复制、备份、下载、转移以及从公司外部
收集、整理、积累、保存、形成的,并由其个人保管使用的、离职后须全部清退的全部文档资料。
3、分工管理:即由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。
4、分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。
(四)管理目录分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案,均须由各公司统一编制审定'公司档案分类目录'进行分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和目录必须保持一致,以便于检索。
四、管理程序
(一)文本档案的管理程序:
1、一级档案管理程序及说明(如图示):
2、二级档案管理程序及说明(如图示):
(二)电脑档案的管理程序及说明:(如图示)
五、职责分工
(一)人工档案管理分工:
1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责。
2、公司财务档案由公司财务部经理负责。
3、公司档案/综合档案/项目档案/政策档案由公司机要室负责。
(二)电脑档案管理分工:
1、各公司行政部门电脑中的档案,由行政助理负责。
2、各公司之各部门电脑中的档案,由各部门经理负责。
3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责;无秘书的由总经办主任负责。
六、管理要求
(一)领导责任:
1、各级负责人须强化档案管理观念,带头认真执行有关文档管理规范,杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风粗疏等现象。
2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理负有管理、指导、监督、检查的职责,不可推诿。
3、各级负责人的日常档案管理必须纳入公司统一管理,并主动接受公司的检查、监督和指导。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案写作人和文印制作人,必须按文件处理规范要求写作和制作。命名要准确,以便存查;时间、作者、落款要明确,以明确责任和功劳;制作排版要规范。
(2)对有特殊背景、特殊情况的存档文件,必须在电脑文档上,或用铅笔在存档文件上做必要的备注,以备存查和备忘。
2、使用:
(1)档案专管人员统一执行公司下发的'公司档案分类目录'和'档案借调登记表',按此要求进行日常分类管理和使用管理;所有员工一律配发公司统一制作的'档案分类明细表'供二级档案的有序管理;业务部门和人员由公司统一配发并执行'外送文件资料签册'。
(2)公司档案管理一律使用公司制订的规范表单,计有:公司档案分类目录、档案分类明细表、外送文件资料签收册、档案借调登记表。
(3)各公司一级档案一律装柜、装袋(盒),钥匙由机要室负责人管理;各部门档案尽量装柜、装袋(盒),钥匙由档案负责人管理。
(4)为保证文档安全守密,各员工须严格履行保密职责,特别要严把制作、复制关,公司副总以下人员复印资料,必须由档案管理人员如实登记。载有重要内容的旧打印纸,应及时销毁,禁止重复使用。
(5)各公司电脑(尤其是主电脑)必须安装并适时更新杀毒软件,拒绝使用有毒软盘、移动硬盘,确保文档安全。
(6)认真建立各自岗位和职能工作的文档管理体系,包括:档案分类明细表、分类建(归)档、分类建夹,并随时清整文件资料和抽屉、案头,杜绝乱丢乱放。
3、归档:
(1)所有人员在工作中形成的文档要及时归档;盖章后须留存一份给专管人员存档。
(2)公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案进行检查;每年底,公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案进行大检查(包括上交档案、电脑档案刻制光盘等)。
第6篇 公司档案管理岗位职责（5）
公司档案管理岗位职责(五)
1、制定公司的档案管理办法;
2、监督落实各职能部门对档案管理办法的执行;
3、负责公司档案资料的收集工作;
4、负责档案资料的系统化整理,组卷;
5、负责档案资料的妥善保管和目录的建立管理;
6、对公司文件,合同等档案进行前端控制;
7、负责工程竣工档案资料的预验收工作.
第7篇 l公司档案管理制度
公司档案管理制度
1.目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.适用范围
本制度适用于集团各公司各类档案的管理。
3.职责
3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。
3.2人力资源及行政部经理监督管理的实施工作。
3.3人力资源及行政部行政助理负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。
4.档案分类及编号
4.1档案按其内容及关联部门可分为六大类:
4.1.1行政类
4.2.2财务类
4.3.3人事类
4.4.4业务类
4.5.5工程类
4.6.6资源类
4.7.7合同类
4.2机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
4.3档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
4.4归档后须填写《档案管理登记表》
5.机要档案
5.1机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
5.2划分标准
5.2.1绝密档案包括
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议等重大合同。
5.2.2机密档案包括
●财务资料;
●公司重要会议纪要;
●公司经营情况;
●人事档案、薪资性档案、劳动合同;
●技术资料。
5.2.1秘密档案包括:
●重要项目资料;
●项目合同协议。
6.档案的装订
6.1以左方装订为原则,右上角标明档案号。
6.2文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
7.保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
7.1永久保存
●公司章程
●股东名簿
●股东会、董事会、监事会会议纪要
●公司证照
●各级批文
●印鉴
●公司年度经营计划
●公司年度经营总结
●年度财务报表
●技术资料
●不动产所有权状及其他债权凭证
●人事资料
●大型活动图片、音像资料
●其他核定须永久保存的文书
7.2十五年保存:会计凭证、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定和公司财务管理制度规定执行)
7.3五年保存:期满或解除的合同协议、完结后的项目方案、其他经核定须保存五年的文书。
7.4一年保存:部门工作计划及工作总结、完结后的部门请求报告、完结后无长期保存必要文书。
7.5公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
8.保管部门
8.1财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
8.2人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
8.3股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书或法务部保管。
8.4其他档案均由总经办指派专人保管。
9.档案移交
9.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
9.2公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
9.3合同协议应在签订之日移交总经办。
9.4财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
9.5其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
9.6档案移交须填写《档案移交清册》。
9.7《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
10.档案调阅
10.1因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》,并经相应核准人核准后方可调阅。
10.2行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、市场类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
10.3档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
10.4调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
10.5《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
10.6档案借阅时间最长不超过8个工作时,如借阅时间需要超过8小时,应在说明理由,并经部门负责人批准。
10.7如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
11.档案的销毁
11.1超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
11.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相应核准人核准后方可销毁。
11.3部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
11.4销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》。
11.5档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
11.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
12.其他
12.1档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
12.2所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
12.3所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
12.4本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部统一编号。
12.6各部门必须严格按照
第8篇 投资公司档案管理员岗位职责
投资开发公司档案管理员岗位职责
(1)认真贯彻执行《中华人民共和国国档案实施办法》等有关档案工作政策、法规,根据公司发展的需求提出档案室的发展规划,制定档案的工作计划,进行工作总结、指导、监督、检查。
(2)负责公司各类档案(包括文书档案、工程档案、各类证件、照片、实物等)的归档、立卷、存档等工作。
(3)按照公司相关规定,做好档案的借阅和利用,指导并督促公司各部门档案资料的归档。
(4)积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。
(5)根据公司档案管理要求,办理档案的接收、移交手续。
(6)管理档案库房,保障档案妥善存放,发现问题及时报告、解决。
(7)完成领导交办的其他工作。
第9篇 投资公司档案管理补充规定
投资开发公司档案管理补充规定
为进一步规范公司档案管理,提高档案管理水平,保证档案资料的齐全、完整、准确和及时归档,结合公司现有的档案管理规定及其他相关制度,现将档案管理作以下补充规定:
一、档案移交
1.公司档案实行统一管理制度,任何人不得将档案资料据为己有,由办公室统一保管。各部门要及时收集、整理本部门的档案,各经办人应负责将本年度的所有档案资料于次年三月底前整理后移交办公室进行归档。有关公司的重大事件重要资料应随时向办公室移交。
2.所有归档材料内容必须填写完整,特别是合同、协议日期及签字栏。
3.所有需加盖公司印章的材料,办公室必须留存一份原件存档,确因情况特殊,无法以原件备存的,应以复印件存档。所有合同、协议(除财务合同)完成签订后,应及时移交办公室归档;财务合同由计划财务部负责于每季度末月25日前向办公室统一移交一次。
4.建设项目的档案工作,应做到与项目建设进程同步。在项目申请立项后,项目主管要按照档案清单内容开始进行资料的积累、整理工作:
(1)施工许可证申领完成后1个月内,应将项目前期资料移交至公司档案室;
(2)项目竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后,应在15天内完成后期业主档案资料的移交工作;
(3)施工、监理方除按规定直接将档案交至区城建档案馆外,另一套装订成册,由项目主管验收后移交至公司档案室。
5.项目前期资料自上交区城建档案馆起三个月内,项目主管需完成资料的补齐完善工作。
6.会计档案由计划财务部负责归档,满两年后于次年3月移交至公司档案室统一保管。
7.档案移交工作需坚持谁项目谁负责原则,并将此项工作纳入个人年度绩效考核中,如超出规定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各类档案归档移交期限表
档案类型 归档内容 移交时限 责任部门/责任人
文书档案 各类合同、协议等(除财务合同) 签订后一周内 各部门
其他资料 次年三月底前 各部门
财务档案 财务合同 每季度末25日前 计划财务部
所有会计档案 每年三月 计划财务部
工程档案 公司归档前期业主
档案资料 待施工许可证申领完成后1个月内 项目主管 公司归档后期业主
档案资料 竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后15天内 项目主管
移交城建档案馆资料 上交城建档案馆起三个月内完成档案前期资料移交工作 项目主管
二、档案利用
(一)公司内部借阅、查阅
公司档案内部借阅、查阅范围仅限本公司员工。
1.借阅、查阅档案时,需填写《档案借阅、查阅审批表》(详见附件)。如借阅、查阅本部门档案,由部门负责人签字同意;如借阅、查阅非本部门档案,另需档案所属部门负责人审批签字;重要档案及机密档案原则不予借阅、查阅,特殊情况须总经理批准同意。
2.借阅档案需限时归还,借阅人在《档案借阅、查阅审批表》中应注明借阅期限,按期归还,逾期未归还的,将视情况计入个人年度绩效考核成绩;确因特殊情况无法及时归还的,可申请延期,并办理延期审批手续。
3.借阅人必须严格保密,不准泄露档案内容,如发现遗失必须及时汇报,并报办公室备案,严重者追究责任。
4.必须爱护档案,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等,必须保持档案完整及整洁。
(二)外部人员借阅、查阅
公司档案原则不予外部人员查阅、借阅,若因工作需要,确需查阅、借阅的,按相关程序办理。
1.未经许可,公司员工不得替外部人员借阅、查阅档案,不得向外部人员提供一切档案,不得私带外部人员到档案室查阅档案。
2.外部人员查阅相关档案,须经公司分管领导批准;如重要档案,须经公司总经理批准。
3.外部人员借阅相关档案,须经公司总经理批准,限期归还,并由档案管理员负责跟踪催讨。
附件:档案借阅查阅申请表
附件: 档案借阅查阅申请表
□借阅□查阅
申请人:
档案名称:
事由:
时间:
借阅档案:□原件□复印件
借阅期限:
归还日期:
部门领导审批:
年月日
办公室审批:
年月日
分管副总审批:
年月 日
总经理审批:
年月 日
第10篇 某某城建投资公司档案管理制度
某城建投资公司档案管理制度
为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。
一、档案管理规范
(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。
(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。
(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。
(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。
(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。
(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。
(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。
二、财务固定资产档案管理规范
(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。
(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。
(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。
(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。
三、工程项目档案管理规范
(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。
(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。
(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。
(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
第11篇 清洁公司档案建立管理规范
清洁公司档案建立及管理
档案的建立与管理,包括:作业计划、作业记录、抱怨记录及其他服务记录及档案。
一、作业计划
计划制定者:经营管理部主任及现场主管
作业计划依据:根据双方所签订的清洁承包合同内所规定的清洁范围,由计划制定者现场实地察看并结合甲方的建议,将所有清洁范围内的清洁区域形成书面计划,并落实作业人与监督人,由现场主管安排作业,并将作业计划上交至甲方相关管理人。
表格支持:《定期清洁工作安排表》
作业计划的作用:使现场各项清洁工作安排更加合理化、科学化;
使现场各项清洁工作的作业结果有责任人及监督人。
二、作业记录
作业记录的填写:现场主管及清洁员工
作业记录的监督:经营管理部各层级管理者及现场主管
表格支持:《工作检查记录表》、《洗手间保洁签到表》
作业记录的作用:使现场各项清洁工作的作业结果有责任人及监督人;
能有效的监督清洁员工的劳动效率及作业合格率;
提前发现各项清洁工作的不足之处,及时有效进行整改。
三、抱怨记录:
抱怨记录的填写者:经营管理部各层级管理者及现场主管
抱怨记录的来源:甲方相关清洁工作的监督人、清洁员工、对清洁工作的结果有抱怨的人。
表格支持:《来人来电(投诉)记录表》
抱怨记录的作用:使现场的各项清洁工作有全面的质量反馈渠道;
能使现场的各项清洁工作有及时整改的机会;
提供了一个良好的沟通与监督的平台;
四、其他服务记录及档案
纠正与预防措施的填写者:经营管理部各层级管理者及现场主管
纠正与预防措施的作用:能及时有效的检讨各项清洁工作中的不足之处;
及时总结各种工作经验,规避不良工作;
对各项清洁工作起到了良好的监督作用;
表格支持:《纠正与预防措施要求单》
经营管理部样板分部的各种记录:
第12篇 某某集团公司档案管理制度
某集团公司档案管理制度
第一条 范围及职责
1、公司的各类规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、员工工资资料、经营状况资料、人事档案资料、宣传策划资料及公司各类公文,有参考价值的文件,均列入档案管理范围。
2、各部门需存档的资料:
2.1 财务部:各类财务报表、记帐凭证、帐册、部门岗位职责等;
2.2 人事行政部:各类重要文件及人事、劳资、行政、物资管理资料;
2.3 策划部:各类营销活动方案、策划思路、平面设计广告、相关媒体资料;
2.4 信息部:部门管理制度、网络建设实施方案、内部信息管理系统方案、配送中心设计方案等;
2.5 商场
2.6 招商部:
2.7 学校:学校章程及各类学员、教师管理制度等。
3、各部门须设兼职档案管理员负责本部门档案管理工作,明确责任,保证原始资料及单据的齐全完整及秘密档案的安全性。
4、各部门资料建档、归档,应按资料类别、性质、档案管理要求分档归存并接受人事行政部随时抽查。
5、各部门档案管理员须定期(每月5日前)将部门资料归档情况上报人事行政部,人事行政部专人定期(每月)整理公司文档归存情况,制作报表上报主管领导,对于公司各部门重要机密资料,将由人事行政部专人复制、收集后统一管理。
第二条 借阅
1、公司各部门主管级以上干部需查阅部门档案资料,可直接由档案管理员登记、办理查阅手续。其他人员须报分管领导批准后方可办理查阅手续。
2、除决策层领导外,公司各级员工需借阅公司档案、资料,须报分管领导批准后方可办理借阅手续。
3、借阅档案,严禁随意涂改、翻抄、转借、遗失;如因工作需要摘录或复制,须报分管领导批准。
4、档案借阅人须在规定时间内归还档案。
第三条 销毁
1、任何部门、个人未经公司许可,不得销毁公司档案资料。
2、若按规定需销毁文件,凡属密级的重要资料须呈总经理批准后方可销毁;一般性文件资料,须经部门领导批准。
3、凡经批准销毁的档案资料,销毁前须由经办人、监销人共同对所销文档资料进行清理、登记,并将登记表定期(每月)交人事行政部归存;经办人、监销人应保证所要求销毁的文件、资料全部销毁、无遗失、漏销。
第四条 其它
1、本制度由人事行政部制定,经总经理批准后执行。
2、本制度的解答权归人事行政部。
第13篇 z公司档案管理制度范例
公司档案管理制度范例
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节 档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节 档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节 第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节 机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节 档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节 保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节 保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七节 档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
第八节 档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节 档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第十节 其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第14篇 门业公司档案管理办法
门业制造公司档案管理办法
第一条 公司档案由行政部统一管理,专业档案可由各部室负责,但档案清单须定期送行政部备存,并接受公司指导监督。
第二条 公司档案按以下分类:音像资料、相册、表格、iso文件、制度、公文、传真、通告、剪报、政府文件、备存资料、人事档案等。
第三条 档案资料的收集、整理、存档依照企业名称(规范化缩写)、文种、时间、编号、机密级别依次顺序编排进行分类,格式为:
()[ ] ()
── ────-------
企业名称 文种时间编号机密级别
(缩写)
第四条 文件、材料归档的范围
一、政府部门的文件材料
(一)公司、行业主管部门、政府职能部门颁发或下达的正式文件、材料和会议文件;
(二)政府职能部门下发的与公司业务有关的行业管理的规章制度、文件;
(三)政府部门正处级以上领导来公司视察、检查工作所形成的文件、材料(如指示、讲话、题词、照片、录像等);
(四)市级以上新闻媒体有关公司的报道材料;
(五)行业主管部门印发征求意见或传达讨论的各种重要文件、材料。
(六)经行政部经理以上领导审阅批准要求归档的各类行业文件、材料、报道材料;
(七)政府官员、知名人士的题字和牌匾等。
二、公司内部的文件材料
(一)公司股东会、董事会及对外投资企业所形成的决议、纪要、记录、章程等所有权益证明材料;
(二)公司向行业主管部门、政府职能部门的请示、报告、各类函件及上级的批复件;
(三)公司对外发送的一切具有法律效力的正式文电和法定代表人对外签署的各类文本资料;
(四)公司对外签订的有关合同、协议、契约、意向书、基建图纸等;
(五)各类资产类权证、工商证照等;
(六)公司主持召开的有公司以外企业、政府部门参加的各种会议和公司主持召开的各类重要会议文件、会议记录及有保存价值的音像材料;
(七)公司领导同志外出参加各种会议带回的文件、材料及他们参加外事、外经活动等形成的文件、剪报、照片等材料,经行政部经理审核须归档的;
(八)公司出版、编辑的各类出版物,收到或发出的重要贺电、贺信等;
(九)公司的年度工作计划、总结、各种统计报表、财务报表、审计材料、规章制度、重要文件登记本等;
(十)企业的成立、合并、撤消、变更、历史沿革;
(十一)公司制发的各种印章的印模、用章登记本、印信启用;
(十二)组织机构、人员编制、大事记、主要活动的剪报、声像材料、荣誉证书、法人标准照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建设项目资料,包括政府批文、征地、规划、施工和竣工图纸、文件、大中型设备资料;
(十四)干部任免、调配、名册、报表;员工招聘、录用、定级调资、退职解聘开除、员工社保等文件资料;
(十五)公司的财产、物资、档案、印章等交接清单和责任书;
(十六)经处理的重要来信。
第五条 密级:
一、机密文件(a级文件):公司章程、股东会、董事会纪要、决议,合同、各类证照、总经理会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
二、普通文件(b级文件):除a级外的文件均属b级。
第六条 文件、材料归档的办法与时间
一、凡属公司的a级档案,对外签订、发送的a级材料,随时由行政部归档;
二、公司的其他会议纪要和行政部的各类会议记录,由会议主办处每半年向行政部归档一次;
三、公司法人的材料由行政部在当年第一季度归档上一年的文件、资料、照片。
四、公司与其他单位的联合行文,原件由主办单位立卷归档,其他单位保存复印件;
五、各部(室)自行立卷归档的档案,应在当年第一季度内向行政部移交上一年的档案目录和案卷。
第六条 归档资料必须准确做好文件索引,案卷按机构、年代排列,永久与长期(16-50年)、短期(15年以下)分别组卷,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号;卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。由于公司系统成立才几年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七条 原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,附页说明原件所在处及不能存留原件的原因,并视同正式文件妥善保管。
第八条 案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;用钢笔书写,字迹端正。
第九条 注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
第十条 每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
第十一条 借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经各部室负责人,财务资料同时须经财务负责人签字后到行政部办理借阅手续。a级档案须由公司法人或其授权人批准方能借阅;b级档案由行政部负责人批准借阅。
第十二条 装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
第十三条 查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则,将追究当事人责任;如确需复印、摘抄等须经有权审批人批准后方可
。
第十四条 查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
第十五条 对摘抄卷内档案,应按档案级别经有权审批人同意,对摘抄的材料应进行审查、签章。
第十六条 档案的销毁须在行政部负责人领导下,组织相关人员对档案进行鉴定,销毁失去保存价值的档案须由参与鉴定人员提出意见,登记造册,经总经理批准后,由二人以上在指定地点监销,并在销毁档案记录上签字。
附相关表单:
1.档案收件单;
2.档案借阅单;
第15篇 科技公司档案管理制度
某科技公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。
第二条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定及时归档,部分资料须在行政部备份。
第二章 文件资料的收集管理
第四条 归档范围:
公司印发的公文。
公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。
公司重要会议资料,包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。
上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。
公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。
公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。
公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
公司所有员工的考核与培训资料。
公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。
公司及产品的获奖证书。
第五条 资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料,收集齐全,加以整理、归档。
第七条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要文件资料,由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。
第八条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动,必须将重要文件资料向行政部办理归档。
第九条各部门须有一名档案管理人员,认真执行定期归档制度。
第三章 归档管理
第十条档案管理人员应根据公司的业务及工作现状,编制'案卷类目' 。'案卷类目'的条款必须简明确切,并编上明细名称。
第十一条 档案管理人员应及时将文件资料按照'案卷类目'放入文件夹内,对号入座。
第十二条 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件,归放在一起,不得分开。
第十三条 对于重要的声像类资料,档案管理人员应在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。
第四章 附则
第十四条 本制度由公司行政部负责解释。
第十五条 本制度自颁布之日起施行。
