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医院档案管理制度是医疗机构运营的重要组成部分，它涵盖了从档案的收集、整理、保管到利用的全过程。其主要内容包括：
1. 档案分类与编码体系：确定各类档案的分类标准和编码规则。
2. 档案管理流程：明确档案的形成、归档、检索、借阅、复制、销毁等环节的操作程序。
3. 档案安全与保密：规定档案的安全保护措施和保密制度。
4. 档案信息化管理：利用信息技术进行电子档案的管理和备份。
5. 员工培训与考核：定期对档案管理人员进行专业技能培训和绩效考核。
6. 法规遵从性：确保档案管理工作符合国家相关法律法规要求。
包括哪些方面
1. 硬件设施：包括档案库房、设备、安全防护设施等。
2. 软件系统：涵盖档案管理软件、信息安全系统等。
3. 人员配置：包括档案管理人员的职责、资格和培训。
4. 档案政策：明确档案的保存期限、开放程度、利用权限等。
5. 监督与审计：定期进行内部审核和外部审计，确保制度执行的有效性。
6. 应急处理：制定应对火灾、水灾、黑客攻击等突发事件的预案。
重要性
医院档案管理制度的重要性不容忽视，它：
1. 保障医疗信息的完整性和准确性，为临床诊疗提供依据。
2. 维护患者隐私，防止信息泄露，符合医德和法规要求。
3. 支持医院管理决策，如科研项目评审、医疗纠纷处理等。
4. 促进资源共享，提高工作效率，降低运营成本。
5. 为医疗质量和安全管理提供追溯依据，确保医疗服务的质量和安全。
方案
1. 建立健全档案管理制度：结合医院实际情况，制定详细、实用的档案管理规章制度。
2. 提升硬件设施：投资升级档案存储环境，确保档案的物理安全。
3. 引入先进管理软件：利用数字化手段提高档案的检索效率和利用率。
4. 加强人员培训：定期组织档案管理培训，提升员工的专业技能和法制意识。
5. 定期审查与更新：根据业务发展和法规变化，及时调整和完善档案管理制度。
6. 建立监督机制：设立内部审计部门，定期检查制度执行情况，确保制度的有效落实。
通过上述方案，医院可以构建一个高效、安全、合规的档案管理体系，为医院的长期发展提供有力的支持。
医院档案管理制度范文
第1篇 某人民医院档案管理制度
某市人民医院档案管理制度
档案管理制度
1、认真执行档案工作法律、法规,健全档案管理制度。统一管理本单位的档案,并按规定及时向档案室移交档案。
2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
3、院内各部门要按照归档范围要求,将上年形成的各资料,在本年度三月底前移交综合档案室,综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。
4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册,并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。
5、基建档案在每一项目竣工后2个月内,负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料,并收回押金,同时上交一套给综合档案室。
6、科研档案在项目完成后,由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。
7、设备档案应由综合档案室统一管理,确因工作需要的,设备科可采取借用形式保管使用,新设备开箱前,应有档案人员在场清点全部机器资料,办好归档手续。
8、综合档案室要维护档案的完整和安全,妥善保管好档案,为本单位提供利用。
档案保密制度
1、严格遵守《中华人民共和国国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人中进行保密宣传。
2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续,必要时使用阅档案保密夹。
3、会计档案、科技档案除直接责任人外,他人不得查阅。如需查阅,须经责任人同意,并由档案人员陪同查阅。
4、档案材料需要复制时,须领导批准,不得擅自转借及复制。
5、经鉴定确认无保存价值的档案,要造册登记,按有关规定手续办理,以防失密。
档案保管制度
1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。
3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度。
4、每半年检查档案的保管状况,并作记录,及时消除各种隐患,保护档案的完好性。
5、对已破损、霉变和褪色的档案,及时进行修补抢救工作,维护档案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠),“三无”(无丢失、无霉变、无差错)。
借阅制度
1、本院保管的档案原则上只供内部查阅,外单位人员借阅档案,凭介绍信、本人身份证或工作证,征得管理部门意见,经办公室负责人同意,方可查阅。
2、一般情况下查阅档案,应在阅文室或指定地点。欲外借者,需经办公室负责人批准,借期不得超过一周(设备资料除外),特殊情况需办理续借手续。对超期不还者,除及时催收外,对其进行批评教育。
3、绝密案卷不得外借和随便利用,查阅需经分管领导批准。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失,违者必究。
5、建立借阅档案登记制度,严格填写登记簿。归还的档案,进行复查其完整度,办理注销手续。
统计制度
1、做好档案的接收、移交登记工作。
2、准确及时填报档案工作情况报表。
3、做好档案的利用情况统计,包括利用人次、利用效果的登记工作。
4、做好档案的鉴定情况统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案的鉴定制度
1、成立医院档案鉴定小组,负责对医院各类档案的鉴定工作,判定档案的价值,调整档案密级,决定档案存毁。
2、做好平时鉴定、到期鉴定工作,销毁鉴定后需销毁的档案。
3、对鉴定需销毁的档案,编制鉴定清册,经批准后,指派专人负责监销,监销人员在销毁清册上签名。
4、做好档案鉴定情况的统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案利用制度
1、档案人员要有责任心,熟悉业务、熟悉室藏。
2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。
3、利用者按规定办理利用手续。
4、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。
档案修改补充制度
1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档,或发现归档文件有误,表达不确切,应予修改补充。
2、修改前应填写更改通知单,通过会签的方法,取得有关科室同意,分管领导的批准。
3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。
科室预立卷制度
1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档,并按要求,做好档案的预立卷工作,于次年三月底前交院综合档案室。
2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料,由各科室兼职档案员进行预立卷工作,并于次年三月底前交综合档案室。
档案库房管理制度
1、档案库房为保存本单位全部档案的场所,全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。
2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上,排放整齐、美观,定期检查,发现问题及时处理,在适当时候进行自然通风。
3、档案架内放置樟脑丸,室内存放灭火器及温度计,相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录,室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。
4、库房内经常保持清洁卫生,非档案人员末经允许,不得入内,与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案,不得任意销毁。
科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度
1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱,经办人必须通知综合档案室。
2、本院工程项目(十万元以上)的全部材料在竣工验收后归档。
3、仪器、设备(万元以上)文件资料,在安装验收后合格,正常运行后即归档。
4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。
5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。
照片与声像档案管理制度
1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的,均应及时交院综合档案室集中统一管理,任何部门和个人不得占
为已有。
2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明,照片与影像相符。
3、向综合档案室移交的声像档案应是原片,并贴有文字说明。
4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施,应定期检查,以防损坏。
5、向综合档案室移交照片与声像档案时,交接双方根据目录清点核对,并履行签字手续。
财务档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证,会计账簿和会计报表等会计核算材料。
2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据,必须专人负责保管。
3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷装订成册,每年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年,期满后,由财务科编造清册移交档案部门保管,档案部门保管的会计档案,不得任意拆封,如要拆封须会同财务部门一起拆封,重新订须双方加盖印章,在不具备移交的情况下,财务科要加强管理,要有专柜存放,不得随意堆放,造成毁损散失。
4、建立会计档案查阅登记簿,详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容,会计档案原则上不得外借,如有特殊情况,须经院领导批准并办理登记手续。
5、保存期限按财政部,国家档案局(84)第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。
6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿,会计清册保存期为十五年。
7、月报、季报保存期为五年。
8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册,会计档案销毁清册保存期为二十年。
9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。
第2篇 医院档案管理制度（2）
医院档案管理制度
档案保密:
l、认真学习、宣传贯彻执行《保密法》;对保密文件、资料、档案的划分,密级的变更,必须按国家有关制度和规定处理。
2、严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续,并只限于在阅文室内阅读,不得私自抄录或拍照,更不得带回家。
3、保密文件、资料、档案阅读完毕,应交保密员存放在专柜内,妥善保管,以防丢失、泄密事件的发生。
4、要对全体干部职工进行保密教育,并对“三密”文件、资料定期清理,重点保护。
5、对造成失、泄密的科室和个人,应追究其责任,并视其情节轻重,给予必要处罚。
档案保管:
l、机关全部档案必须由中心档案室集中统一保管,任何人不得据为己有。
2、加强库房管理,做好防盗窃、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作,做好库房内温、湿度测记,保持室内合理温度。
3、严禁无关人员进入档案库房。
4、室藏档案应排列整齐有序,并定期进行清理,核对工作,做到目录与室藏档案相符。
5、严格按档案管理的规定履行档案移交、接收等手续。
6、认真做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,首先编制销毁清册,由鉴定小组批准鉴定,在有人监销的情况下,方能销毁。
7、档案保管不善造成毁册和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
档案利用:
l、凡因公需到档案室利用档案的,必须填写使用登记,外单位利用者,必须持单位介绍信或有关证件,经院领导批准后方可使用。
2、档案原则上不外借,利用者可在阅文室查阅,特殊情况需要借出者,必须经分管院领导批准,并办理借阅手续,外借时间不得超过三天。
3、档案利用者必须爱护档案,严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料,否则,按《档案法》的有关规定追究责任。
4、档案工作人员要热情招待档案利用者,准确迅速地调出利用者所需档案,同时,要认真做好查阅档案的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果。
5、“三密”文件借阅范围要从严掌握,必须借阅时,要经分管领导批准。
档案的借、传阅:
1、借阅和传阅文件,要办理登记手续,退还文件要办理注销手续。
2、对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意,任何科室或个人不得自行复印或传阅,复印件视同正式件一样管理,如系秘密材料应加盖档案号章并注明材料的出版社和依据。
3、利用者应精心爱护和妥善保管档案,不得在上画线条,作标记,不得涂改,玷污,拆散档案,未经允许不得转借他人或携带外出。
4、一般文件一周内归还,几个科室合办的文件两周内归还,特殊情况要办理续借手续。
5、个人不得查阅涉及本人有关问题的档案,如需查证可通过有关职能部门审档。
6、上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意后方可查阅,如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
7、档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内的文件清点检查无误后方可注销。
第3篇 z医院档案管理制度
人民医院档案管理制度
第一章
第一条:根据中华人民共和国国《档案法》规定要求,加强医院档案管理,更好地保护和开展档案利用,为社会主义现代化服务,特制定本管理制度。
第二条:围绕医院工作职能,积极开展各项工作,认真做好在职能活动中所形成的文件、资料、图片、文书档案、科技档案、人事和财务档案的收集、整理工作。
第三条:档案工作是医院整个工作的一部分,列入医院工作计划之内。
第二章
第四条:收发登记是文件的“帐目”,凡是正式往来条文,本院内部文件、会议材料、人民来信,均应逐件登记。
第五条:收文和发文,横向文件和纵向文件分别分开登记。
第六条:登记内容包括收(发)文机关、标题、顺序号等。
第七条:发文在经领导签发后,编号登记。收文经领导批阅后,分送经办人阅办。
第八条:每月清理一次收(发)文件,凡是办理完毕的文件及时收集妥为保管。
第九条:在办理文件过程中,注意文件整洁,不得用圆珠笔或铅笔书写,如有复写纸打印的材料应用碳素墨水书写整齐附后。
第十条:文件应做到及时登记书写清楚,及时分发,及时督办。
第三章
第十一条:归档范围:凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1.上级机关的文件材料:上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;上级机关颁发的需要执行的文件,以及普发的、非主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;上级领导视察、检查时的重要指示、讲话、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各种规定、计划、规划、方案、统计报表、预决算;党政工团各级领导召开的工作会议材料;各项工作的请示和批复;各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;新技术应用的技术资料、科研成果、技术鉴定、技术标准等技术文件材料;人员编制、工资标准、调资升级名册、干部任免文件;有保存价值的照片、录像、磁带;重要的信访材料、印模和启用印章的文件材料;本院编印的出版物原稿和样书;10万元以上设备申购的全套材料材料;房改材料、养老保险、工程计划预算决算、合同契约等。
3.个人档案:经过评聘的专业职(称)的个人申报、审批表、学历证明、总结、论文以及评委会议意见等专业技术干部的档案材料。
4.会计档案:经济活动中形成的原始凭证、帐册、收据、报表等财务档案。
第十二条:归档时间
每年办理完后的所有文件材料于次年3月份前交档案室归档。
第十三条:归档要求
1.按照归档范围,将应归档的文件材料收集齐全、完整。
2、按照文件性质立卷归档,保持联系,不同保管期限分开立卷。
3.根据文件内容和保存价值确定永久、长期、短期三种保管期限。
4.卷内目录清楚、案卷标题确切、案卷登记有序、编制检索工具。
第四章
第十四条:档案查阅
凡因工作需要查阅档案,必须持有明确的有效证件,说明查阅理由和查阅内容范围,经过同意,先登记再查阅。本单位工作人员如因工作需要查阅,提出正当理由,内容范围,尽量做到随要随查。
第十五条:借阅
档案一般不得借出档案室,如特殊情况确实需要借出,必须经过分管领导批准,办理借阅手续,阅后及时归还。
第五章
第十六条:非档案室专(兼)职人员不得随便进入档案室,进档案室查阅档案,经办理手续后,才能进入。
第十七条:查阅档案应在指定地点查阅。
第十八条:保护档案安全,根据现有条件尽量做到能防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫。
第十九条:档案库房要保持清洁每月一次对档案全面检查。
第二十条:档案人员要严格执行《保密法》,保守秘密。
第二十一条:统计
1.为了及时了解档案及档案工作情况,研究制定工作计划,提高档案管理水平,必须做好档案统计工作。
2、统计工作坚持实事求是,如实反映情况,各种数字力求准确。
3.本院档案室应建立档案、设备、利用效果、档案移进移出等统计台帐,平时做好登记,年终进行汇总。
4.对各类情况的统计要定期分析记载。
5.及时完成县档案局的统计报表任务。
第二十二条:鉴定和销毁
1.有组织、有领导、有计划地开展档案鉴定工作,以缓解档案库房和保管设备的紧张状况,减少保管工作量,提高室藏档案的质量。
2、建立鉴定小组(档案管理领导小组),其成员由分管档案的院领导、办公室主任及档案人员组成,负责鉴定工作。
3.定期对室藏档案中超过保管期限的档案直接进行鉴定,用全面的、历史的、发展的观点科学地判断档案的价值,并确定其存毁。
4.对确无保存价值的档案必须销毁时,造好档案销毁清册(一式二份)经本院分管领导签字同意后,连同须销毁的档案送交县档案局,县档案局在销毁清册上签字盖章后,一份交档案馆,一份交本院存档,其销毁档案由县档案局统一处理。
第4篇 p中医院档案管理制度
中医院档案管理制度
一、档案保密
1.认真学习,宣传贯彻执行(保密法);
2.对保密文件、资料、档案的划分,等级的变更,必须按国家有关制度和规定处理。
3.严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续,并只限于在阅览室内阅读,不得私自抄录或拍照,更不得带回家。
4.保密文件、资料、档案阅读完毕,应交保密员存放在专柜内,妥善保管,以防丢失、泄密事件的发生。
5.凡遇重大节、假日,要对全体干部、职工进行保密教育,并对“三密”文件、资料进行一次清理,重点保护。
6.对造成损失、泄密的科室和个人,应追究其责任,并视其情节轻重给予必要处罚。
二、档案保管
1.机关全部档案必须由档案室集中统一保管,任何人不得据为已有。
2.加强库房管理,做好防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作,做好库房内温、湿度测记,保持室内合理温度。
3.严禁无关人员进入档案库房。
4.室藏档案必须排列整齐有序,并定期进行清理,校对工作,做到目录与室藏档案相符。
5.严格按档案管理的规定履行档案移交,接收等手续。
6.认真做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,首先编制销毁清册,由鉴定小组批准鉴定,在有人监督的情况下,方能销毁。
7.档案保管不善造成毁册和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
三、档案利用
1.凡因公需到档案室利用档案的,必须填写使用登记,外单位利用者,必须持单位介绍信或有关证件,经院领导批准后方可使用。
2.档案原则上不外借,利用者可在阅览室查阅,特殊情况需要借出者,必须经分管院领导批准,并办理借阅手续,外借时间不得超过三天。
3.档案利用者必须爱护档案,严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料,否则,按《档案法》的有关规定追究责任。
4.档案工作人员要热情招待档案利用者,准确迅速地调出利用者所需档案,同时,要认真做好查阅档案的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果。
5.“三密”文件借阅范围要从严掌握.必须借阅时,要经分管领导批准。
四、档案的借、传阅
1.借阅和传阅文件,要办理登记手续,退还文件要办理注销手续。
2.对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意,任何科室或个人不得自行复印或传阅,复印件视同正式件一样管理,如系秘密材料应加盖档案号章并注明此材料的出处和依据。
3.利用者应精心爱护和妥善保管档案,不得在上画线条,作标记,不得涂改,沾污,拆散档案,未经允许不得转借他人或携带外出。
4.普通文件一般一周内归还,几个科室合办的文件两周内归还,特殊情况要办理续借手续。
5.个人不得查阅涉及本人有关问题的档案,如需查证某一问题,可通过有关职能部门审档。
6.上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意后方可查阅,如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
7.档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内的文件情况仔细进行清点,检查无误后方可注销。
第5篇 医院档案管理制度范例
医院档案管理制度
为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。
1、适用范围
本制度适用于医院各类档案的管理。
3、职责部门
3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。
3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。
3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。
3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
4、档案收集、归档
4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。
4.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。
4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。
4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。
4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。
4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。
5、档案立卷
5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。
5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。
5.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。
5.4案卷类目名称需根据5.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。
5.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。
5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。
5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
6、档案目录编制
6.1档案文件编号原则:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),a3a4为两位数年份号,b1b2为部门(科室)代字(大类)号,c1c2为文件类型(小类)号,d1d2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:j_06―_ztz―07。
6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。
6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。
6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
7、档案保管权限、期限与类型
7.1档案保管权限
7.1.1财务部档案由财务部保存;
7.1.2人事部档案由人事部保存;
7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;
7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。
7.2档案保管期限
7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。
7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。
7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。
7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。
7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。
7.3文档的保存形式:
7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。
7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。
7.4档案类型
7.4.1行政档案,包括:
营业执照正、副本,复印件;
法定代表人身份证(护照)(复印件);
对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;
各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;
各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;
院级会议的会议纪要、决议;
医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;
《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;
购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;
对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;
其它应归档保管的文件、资料。
7.4.2人事档案,包括:
全院员工个人信息资料(花名册);
劳动合同及保密协议;
考勤打卡数据;
工资、社保等薪酬相关资料;
招聘表格、人才库等相关资料;
员工绩效考核相关资料;
其它应归档保管的文件、资料。
7.4.3财务会计档案,包括:
各类审计帐册及报表;
各类会计帐册及报表;
固定资产资料;
其它须保存文档。
7.4.4药械设备档案,包括:
设备台帐;
设备出厂合格证、使用说明书;
设备安装、调试、验收报告;
设备保修卡、保修协议及维修联系方式;
设备运行维修、保养记录;
设备更新改造记录;
设备管理制度;
其它应保存的设备资料。
7.4.5医疗档案,包括:
档案内容由医疗管理部门提供。
8、档案查阅与复制
8.1总经理有权查阅医院所有档案。
8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。
8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。
8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。
8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。
8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。
9、档案的销毁
9.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。
9.2总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。
第6篇 医院档案管理制度（5）
医院档案管理制度(五)
第一章总则
第一条为认真贯彻执行《中华人民共和国国档案法》的《浙江省科学技术事业单位档案管理工作实施意见》,进一步加强本院档案管理,充分发挥档案在医疗卫生事业中的作用,根据本院实际情况,特制定本制度。
第二条本院医疗卫生档案是指各科在从事医疗、教学、科研、培训、卫生宣教及党群、行政管理等活动中形成的具有备考、利用、保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第三条本院设立综合档案室,作为管理本院档案工作的职能机构,由一名院领导负责领导,医院办公室主任或副主任分管,并设立一名专职档案员,各科室确定一名兼职档案员,督促指导本科档案的积累、整理和归档工作。综合档案室集中统一管理本院全部档案(人事、病史档案除外),负责对本院各科档案工作的业务指导和督促工作,并接受上级卫生管理部门及本区档案局的监督、检查和指导。
第四条医疗卫生档案是提高医疗、防病工作和管理水平的重要条件,本院将档案工作列入事业发展规划和年度工作计划,加强管理,做好归档立卷工作。
第五条全院职工都有保护档案的义务和利用档案的权利,每个职工对应当立卷归档的材料,应按照本办法规定,及时向院综合档案室或各科兼职档案员移交,统一管理,任何人不得以任何理由将应归档的材料占为己有。
第六条评聘技术职务所需的科研成果、论文专著材料,必须以档案室提供的为依据。已发表论文必须经档案员登记,原件归档。
第七条档案管理人员的待遇与其他技术人员等同。
第八条对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的科室和个人,应给予表彰、奖励;对违反档案管理法规的,要根据不同情况,给予批评和必要的处分。
第二章档案的收集与整理
第九条建立健全文件资料的形成、积累、归档制度,并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围和考核项目,确保归档材料的准确、完整。本院在各项工作和活动中形成的应归档材料,应由材料的直接形成者或兼职档案员负责收集、整理,按本制度规定,完成组卷工作并向综合档案室移交。
本院职工因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等,其带回的文件材料必须按归档范围的规定及时向综合档案室移交。归档范围按《萧山区中医院文件材料归档与不归档范围》执行。
第十条归档时间
一、定期归档的材料
1.本院全部应当归档的材料,必须于次年六月底前完成立卷归档(由综合档案室共同参与进行)。
2.各科室的业务技术档案,在次年六月底前,由职能部门兼职档案员将应归档材料组成保管单位后,经科负责人审定后移交综合档案室归档。
二、随时归档的材料
1.本院基建工程项目竣工验收后,其全部材料即归档。
2.仪器设备安装验收合格,正常运行后其材料即归档。
3.专题调查、科研课题待调查、研究结束或告一段落时,做出总结和经成果鉴定后归档。
4.论文、著作、科技文章正式发表后归档。
5.本院编写印制的出版物装订成册后,原稿与印本即一并归档。
第十一条归档要求
1.各科室的归档立卷工作,由文件材料形成者或兼职档案员承担,院综合档案室协助、负责。
2.归档材料必须是原件(外来复印件除外),做到完整、齐全、系统、准确,底稿与印刷件一并归档;纸张质量和规格符合要求,书写必须使用蓝黑墨水、碳素墨水等符合归档要求的耐久字迹材料,不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、签字笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久材料。
一式数份的发票、检验报告、鉴定证书及报表等,可使用标有“da”的圆珠笔芯及档案用复写纸。
3.归档案卷的文件材料要求排列有序、装订美观、编好页号,卷内目录填写完整,案卷题名确切,书写整齐美观,卷内目录和案卷目录一律用钢笔或毛笔书写。
4.归档材料必须经形成部门负责人审定,并在卷内备考表检查人一栏上签字。
5.各科室按综合档案室统一规定编写全宗号、目录号和案卷号并编制卷目录、全引目录和移交目录,一式三份,一份交综合档案室,其中移交目录在向综合档案室移交档案时,按目录点清后,在移交目录上签字。
第十二条综合档案室的全部档案,应进行统一的分类、编号和排列。具体方法按《萧山区中医院档案实体分类、立卷、编号、排列规则》执行。
第十三条本院档案保存期限分永久(50年以上),长期(16-49年)、短期(15年以下)三种。具体保管期限分类详见《萧山区中医院档案保管期限表》。
第三章档案的保管与库房设施
第十四条医院须配备档案专用库房,档案工作用房及阅览室。档案库房要配备相应的仪器设备及防盗、防火、防光、防污染、反腐蚀、防有害生物等安全措施,并保持适当的温、湿度。存入的声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理,保持室内整洁、卫生、有序,定期检查档案保管状况,对破损、变质的档案及时修复和补救。
第十五条建立档案的保密制度和档案室管理制度,严格按照要求加强档案的保管,确保档案的安全。
第四章档案的统计和利用
第十六条综合档案室要采用科学化管理,大力开发档案信息资源,提高档案现代化管理水平,科学地编制检索工具和编研材料,准确及时地为利用者提供资料,并加强利用效果的反馈、收集。
第十七条综合档案室要建立档案的借阅和利用制度,根据档案的机密程序确定不同的利用范围,规定不同审批手续。
第十八条建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时完整做好登记并进行统计分析,按档案业务部门的要求,按时填报各种统计报表。
第五章档案的鉴定、销毁
第十九条成立由院领导、档案管理人员和有关业务科室负责人组成的档案鉴定小组,负责本院档案鉴定工作的组织和实施。
第二十条销毁失去保存价值的档案须由档案鉴定小组鉴定,提出审查意见;由综合档案室编制销毁目录,经分管院长批准后,二人以上在指定地点监销,监销人员要在销毁清册上签字。
第六章附则
第二十一条
; 本制度由院综合档案室负责解释。
第7篇 建康医院档案管理制度
第三人民医院档案管理制度
1. 医院全部档案(病案除外)实行集中统一管理,各类档案按要求于相应期限内统一归档,任何科室或个人不得长期或私自保存应归档的文件资料保证档案的完整、准确、系统。
2. 二级甲等以上医院设立档案管理部门,其它医院应设专(兼)职人员管理,建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
3. 根据需要编制各种检索工具,并利用计算机进行检索,开展档案编研工作,积极开展档案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的档案,主要供本单位和上级主管机关利用。建立、健全档案的借阅制度和档案室保密制度,档案立卷归档制度、档案鉴定制度、档案库房管理制度、专兼职档案员职责等各种制度。
5. 根据国家的有关规定,编制本单位或本专业系统的《档案材料保管期限表》,并报档案业务管理机关备案。
6. 医院档案库房应该坚固,并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。
7. 档案保管不善,造成毁坏和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
8. 档案保管人员必须严格执行《档案法》和《保密法》,在公共场所不得随意谈论档案中的有关秘密事项,档案保管人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。
第8篇 z医院档案库房管理制度
人民医院档案库房管理制度
1.档案室未经档案人员许可不得入内。
2、档案库房应配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染等“七防”设施,并检查登记使用情况。
3.坚持定期检查库房,保持室内整洁、空气流通。
4.库房内禁止吸烟、使用明火,严禁存放易燃易爆物品和食品。
5.档案库房钥匙应有专人保管,不得随身携带,未经批准不得交给他人。
6.每天下班前应关闭门、窗、切断电源,确保档案安全。
