【第1篇】物业档案管理制度范本怎么写800字
1目的
为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状，确保物业、设备、设施管理工作的统一，完整的完善建立物业档案。
2适用范围
适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责
3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。
4档案存放位置
4.1电脑保存一份电子文档。
4.2xx四楼资料室。
5档案管理员
5.1行政人事部
6档案编号规则(见附件1)
7部门档案内容
7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
8档案管理制度
8.1档案资料保管由专人负责，任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。
8.2如须借阅档案资料，需到管理员处登记后方可借阅，借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。
8.3资料借阅只能在档案室内查看，不能损坏的涂改资料，否则追究借阅人责任。
8.4资料借阅必须是部门主管以上人员，只能借阅本部门资料，如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。
8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案，一份为借阅资料。
8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料，必须做好登记。
8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好，如有损坏必须立即进行更新。
8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新，更新后的资料必须放于本文件的首页。
8.9档案管理员制定文件档案总目录，以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。
8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。
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9.1《档案编号规则》
10修订及实施
10.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
10.2本规定修订权在公司。
10.3本规定从二零零四年六月一日实行。
书写经验83人觉得有用
物业档案管理这事，说复杂也复杂，说简单，也得下点功夫。写制度的时候，得先搞清楚到底管什么，谁来管，怎么管。比如，物业档案都包括哪些东西？合同，业主信息，维修记录，这些都是少不了的。那第一步，就是把这些东西列个清单，不然到时候找起来乱七八糟的。
档案室的位置也很重要，最好找个干燥通风的地方，别让水汽一上来就把文件泡坏了。还有，进出档案室的人不能太随便，得登记一下，谁进去了干了什么，都得有个记录，这叫责任到人。不过有时候写制度的时候，可能就忘了把这点写进去，这就有点尴尬了。
文件分类也是门学问，得按类别分好，像什么工程类的、服务类的，分开存着方便查找。但有时候分类标准定得不够细，比如把工程类和设备维护混在一起，后来才发现这样找起来特别麻烦，这就是个小教训。
归档的时间节点也要明确，不能今天放这儿，明天又放到那边去。要是没有固定的时间，就容易乱套。比如规定每月最后一个周五完成当月资料的归档工作，这样大家心里都有个谱。不过也有时候，写制度的时候会忘记具体时间，只写了“定期归档”，这就不够细致了。
保管期限也不能含糊，有些文件长期保存，有些过几年就可以销毁。比如业主入住记录，那肯定是要长期留着的，但一些临时通知之类的，保存个三五年也就够了。但有时候写制度，可能会把不同文件的保管年限搞混，比如把长期保存的写成了短期，这就容易出问题。
借阅档案这事，得有规矩。谁借的，什么时候借的，什么时候还的，都得登记清楚。借阅的时候最好还要签个字，表示认可。不过有时候写制度，可能会漏掉借阅审批这一环，这就容易让人钻空子。
档案的安全管理也不能忽视，防火防盗防潮，这些都要考虑到。档案室最好装个监控，防止有人偷偷拿走文件。还有就是，档案室的钥匙不能随便给，得专人负责。但有时候写制度，可能会忘了强调钥匙管理的重要性，这就容易出纰漏。
【第2篇】物业公司档案管理制度怎么写怎么写1000字
一、公司档案由出纳统一管理，各部门需要的档案可申请复印件。
二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。
三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议，重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
b.普通文件:除a级外的文件均属b级。
四、原则上所有资料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。
五、归档资料必须准确做好文件索引。
建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;
卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。
六、案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边;
纸面过大的书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切;
用钢笔书写，字迹端正。
七、案卷按机构、年代排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
八、注意做好保密工作，存放档案的门窗要坚固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题应及时采取补救措施，确保档案的安全。
十、借阅文件档案(包括资料)，必须由借阅人填写借阅单，经公司总经理审批，财务资料同时须经财务经理审批，办理借阅手续，a级档案须由总经理批准方能借阅;
b级档案由副总经理批准借阅。
十一、装订成册的档案不出借，只供现场查阅，未立卷的文件及资料可出借。
十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案，不得随便携带或转借他人阅读。
做好档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则，将追究当事人责任;
如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。
十三、查阅的文件档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导处理。
十四、对摘抄卷内档案，应经总经理同意。
对摘抄的材料应进行审查、签章。
书写经验101人觉得有用
物业公司做档案管理的时候，制度挺重要的，毕竟大家都懂，没规矩不成方圆。档案管理说到底就是把各种文件、合同什么的分类存档，方便以后查起来顺手。写制度的时候，得先把基本的原则定下来，比如谁负责收文件、谁负责归档、谁负责保管之类的。要是这几个角色搞混了，事情就容易乱套。
比如，物业这边有个专门的部门叫档案室，那这个部门就得明确自己的职责，不能什么事都推给别人。档案室的人员应该定期检查那些归档的资料是不是完整，要是发现缺页少字的，就得及时补救，不然出了问题没法追责。还有，档案室最好弄个电子系统，把纸质的文件也数字化存档，这样找起来更快捷，不过也不能完全依赖电子系统，纸质的还是要留着的。
档案管理的另一个重点就是保密性。物业手里头掌握了不少业主的信息，这些信息要是泄露出去，后果很严重。所以制度里必须写明，哪些人能接触这些档案，哪些人不能随便看。要是有人想借阅档案，得经过领导批准才行，而且借阅的时候还得登记，还回来的时候也要检查一下有没有改动过。
不过有时候写制度的时候，会遇到一些小麻烦。比如有的同事可能觉得档案管理太繁琐，不愿意认真对待，这时候就得想办法调动大家的积极性，可以设置一些奖励机制，鼓励大家主动参与。另外，物业公司的规模不一样，大的公司可能有专门的档案管理员，小一点的公司可能就得让其他部门的人兼职了，这种情况就需要灵活调整制度。
写制度的时候，还要考虑到实际情况。比如，有些文件的保存期限是有规定的，过了这个期限就可以销毁了。但是具体怎么销毁，得提前规划好，不能随意处理，不然可能会违反相关的法律法规。还有就是，档案室的环境也很重要，得保持干燥通风，防止文件发霉或者被虫蛀，这点很容易被人忽视。
小编友情提醒：
制度不是一成不变的，得根据实际情况不断调整。要是发现某些规定不合理，就得及时修改，这样才能保证制度的有效性。当然，制度写出来之后，还得让员工们知道，不然写了也是白写。可以通过开会宣讲，或者印成小册子发给大家，让大家都能了解制度的具体内容。
【第3篇】物业项目档案管理制度怎么写250字
物业项目档案管理制度
(三)档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。
切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。
1. 所有文档实行统一管理，并指派专人负责;2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。
书写经验47人觉得有用
物业项目档案管理制度的制定需要结合实际工作情况，既要确保资料完整，又要方便日后查阅。在编写这类制度时，得先把公司现有的规章制度摸清楚，特别是关于文件归档的规定，这很重要，因为如果没搞明白上级的要求，很容易在细节上出问题。比如，有些公司可能要求所有的纸质文档都要扫描存档，而不仅仅是保存原件。
档案管理这部分，得考虑到不同种类文件的不同保存期限，像一些重要的合同可能需要长期保存，而日常的工作记录可能只需要短期保管。这里需要注意的是，不能一概而论，要根据不同文件的重要性来决定保存时间。比如有一次我们处理一个项目的时候，有人就把一份关键合同当作普通文件处理了，结果到期后才发现找不到了，好在当时还有备份，不然麻烦就大了。
建立档案目录也是个关键环节，这能帮助大家快速找到所需的文件。不过在制作目录时，得注意分类标准，不能太随意。比如，有人习惯按照部门分类，也有人喜欢按时间顺序排列，但不管哪种方式，都得保证目录清晰明了，这样不仅能提高工作效率，还能减少查找过程中可能出现的混乱。
书写注意事项：
电子档案的管理也不能忽视。现在大家都倾向于数字化办公，所以电子版的文件同样重要。在设置权限的时候，要合理分配，既要保障信息安全，又不能让员工觉得不方便。曾经有个同事抱怨说，他想查个资料，结果系统提示没有权限，后来才知道是权限设置的问题，这种情况其实完全可以避免。
培训也是必不可少的一部分，新员工入职时必须接受相关培训，让他们知道如何正确地整理和保存档案。不过有时候培训的内容可能过于笼统，比如只强调了归档的重要性，却没有具体说明怎么做，这就容易导致执行不到位。比如上次培训的时候，讲到归档流程，只说了大致步骤，具体到每个环节该怎么做就没细讲，结果很多新人还是搞不清楚。
小编友情提醒：
定期检查档案的完整性也很重要。这不仅是对档案管理人员工作的监督，也是一种自我检查的方式。要是发现问题及时整改，避免小问题积累成大麻烦。当然，检查的时候也要讲究方法，不能光靠翻阅，最好结合信息化手段，比如通过数据库查询比对等方式，这样既高效又准确。
【第4篇】物业设施设备档案管理制度怎么写1050字
物业设施设备档案管理制度
1目的对设施设备技术资料进行控制，确保设施设备的可追溯性。
2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3. .2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3. .3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。
如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。
接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。
小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2技术资料的存档
4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1 技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范围，核定分发数额。
由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理以下情况技术资料要进行作废处理:a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止;
b)已被淘汰的设备的技术资料;
c)因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，同时填写“作废技术资料处理记录表”，并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件，须经工程技术部经理批准后，加盖“保留”章后方可保留。
5记录技术资料发放表。
书写经验96人觉得有用
物业设施设备档案管理制度的制定，得从实际需求出发，结合单位的具体情况来规划。每个单位的情况不一样，比如有的单位设备多、种类复杂，有的则相对简单，因此制度的设计就不能一刀切。在设计之初，得明确档案管理的目标，是侧重于设备运行记录的完整保存，还是着重于维修保养资料的积累。目标定下来后，就要考虑如何收集信息，怎样分类整理，这中间可能会遇到一些问题，例如有些设备厂家提供的资料格式不统一，这就需要在收集的时候就做好协调工作。
收集来的资料得有个地方存放，这个存放的地方不能太随意，得符合一定的标准，比如说防火防盗防潮，还要便于查找。如果条件允许的话，最好能配备专门的管理人员负责这项工作，这样既能保证资料的安全性，也能提高工作效率。不过在实际操作中，可能会遇到人手不足的情况，这时候就得想办法优化流程，比如利用现有的办公软件做一些简单的自动化处理，减少重复劳动。
档案管理除了收集和存放，还得定期检查更新，确保信息的时效性。有时候设备升级换代快，原有的资料可能很快就过时了，这就要求管理人员时刻关注设备的状态变化，及时补充新的信息。在这个过程中，难免会出现遗漏或者记录不全的现象，这就需要加强监督，可以通过定期的自查和交叉检查来发现问题并及时纠正。
档案的使用也是个关键环节，既要方便工作人员查阅，又要防止无关人员接触敏感信息。为此，可以设立权限管理，不同的人员有不同的访问权限。但实际执行起来，可能会因为权限设置不合理而导致一些不便，比如技术人员需要紧急查看某个设备的详细资料却因为权限限制而无法立即获取，这就需要在设定权限时充分考虑到工作的实际需求，做到既安全又高效。
书写注意事项：
档案管理还需要建立相应的考核机制，用以评估管理工作成效。考核的标准可以从多个角度来设定，比如资料的完整性、检索的速度、档案的安全性等等。通过这样的考核，可以帮助管理者发现管理中的薄弱环节，并采取针对性措施加以改进。当然，在实施考核的过程中，可能会遇到一些阻力，比如部分员工对考核方式存在异议，这就需要加强沟通，听取各方意见，不断调整和完善考核方案。
【第5篇】物业公司档案管理制度格式怎样的怎么写1000字
物业公司档案管理制度
一、公司档案由出纳统一管理，各部门需要的档案可申请复印件。
二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。
三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议，重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
b.普通文件:除a级外的文件均属b级。
四、原则上所有资料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。
五、归档资料必须准确做好文件索引。
建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;
卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。
六、案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边;
纸面过大的书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切;
用钢笔书写，字迹端正。
七、案卷按机构、年代排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
八、注意做好保密工作，存放档案的门窗要坚固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题应及时采取补救措施，确保档案的安全。
十、借阅文件档案(包括资料)，必须由借阅人填写借阅单，经公司总经理审批，财务资料同时须经财务经理审批，办理借阅手续，a级档案须由总经理批准方能借阅;
b级档案由副总经理批准借阅。
十一、装订成册的档案不出借，只供现场查阅，未立卷的文件及资料可出借。
十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案，不得随便携带或转借他人阅读。
做好档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则，将追究当事人责任;
如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。
十三、查阅的文件档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导处理。
十四、对摘抄卷内档案，应经总经理同意。
对摘抄的材料应进行审查、签章。
书写经验47人觉得有用
物业公司做档案管理的时候，制度挺重要的，毕竟档案关乎到好多事情，要是没个好规矩，后面出了问题就麻烦了。写管理制度的时候，得先把档案分类搞清楚，像财务类的、合同类的、业主信息类的，这些都得分开存档。分类好了，接下来就是怎么保管的问题，档案室的温度湿度得控制好，太潮了纸张容易发霉，太干了又容易脆化，这个细节很重要。
文件归档的时候，得有个统一的编号规则，不然到时候想找某个文件，翻半天找不到，那效率就低了。编号可以结合年份、类别和流水号，这样找起来方便。比如今年签的一个合同，就可以编成“2025-c-001”，c代表合同类。不过有时候写编号的时候，可能会不小心多写或者少写一个数字，这就需要仔细检查一下。
档案借阅这块也得有规定，谁想借什么档案，借多久，都得登记清楚。员工借档案的时候，最好让他们签个字，表明已经看过并且会妥善保管，要是丢了或者弄坏了，也好追究责任。有时候员工借档案，可能因为赶时间，随手一放就忘了归还，这种情况就得提前说好，不然档案室就会乱套。
档案销毁这部分也不能忽略，有些档案过了保存年限就没必要留着了，这时候就得按照流程来，不能随便扔掉。销毁前得有人核查确认，确保没有重要信息遗漏。不过有时候核查的时候，可能会漏掉一些关键点，这就得提醒相关人员一定要认真对待。
管理制度写完后，别光顾着放在那儿，还得定期检查更新，因为公司业务在变，档案管理的方式也可能跟着调整。要是制度长期不变，跟不上形势，那等于形同虚设。偶尔也会遇到一些情况，比如新来的同事不太了解制度，就按自己的想法来处理档案，结果就出了差错，所以培训新员工的时候，这部分内容得讲清楚。
【第6篇】物业公司收发文及档案管理行政工作制度怎么写2000字
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件(密件除外)，由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等)，可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度:每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度:每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
书写经验34人觉得有用
物业公司收发文及档案管理行政工作制度怎么写，这事说起来挺复杂，但也不是完全没章法。写这种制度，得先把公司里的实际情况摸清楚，不然写出来的东西就悬在半空中了。比如，公司里现在是怎么收发文件的？有没有固定流程？档案归档是不是乱糟糟的？
首先要搞清楚文件从哪儿来，到哪儿去。有些文件可能是政府部门下发的，有些可能是业主委员会送来的，还有些是内部各部门传阅的。每种文件的处理方式肯定不一样。像政府部门发下来的文件，就得特别重视，不能随便丢掉。可以设个专门的登记本，每次收到文件都记下来，谁收的，什么时候收的，还得备注下大概内容。
档案管理这部分也得细化。档案，平时看着不起眼，但真要用的时候找不到，那麻烦就大了。所以得给档案做个分类，按时间、类别或者重要程度分都行。档案柜最好标个清楚的标签，这样找起来方便。不过有时候也会遇到这种情况，档案柜里东西太多，标签贴得不够仔细，结果翻了半天才找到。
收发文这块，得定个时间限制。比如，收到文件后两天内必须分发到位，不然就可能耽误事。要是文件内容紧急，那就得马上通知相关负责人。但有时候也会犯点小糊涂，比如把文件放错了地方，或者忘了通知相关人员，这就需要多提醒一下大家。
文件归档的时候，得注意格式统一。像文件封面要写清楚标题、日期、编号什么的，不然档案看起来乱七八糟的。有时候会碰到一些小问题，比如封面格式不统一，或者编号写得模糊不清，这就需要事先规定好格式标准。
书写注意事项：
档案室的环境也很重要。湿度太大容易让纸张发霉，温度太高也不行。得定期检查档案室的温湿度，发现问题及时调整。不过有时候也会疏忽，比如忘了定期检查，结果档案受潮了，这就得吸取教训，以后加强管理。
小编友情提醒：
制度制定完不是一劳永逸的事，得不定期检查执行情况。可以抽时间抽查一下文件收发记录，看看有没有遗漏或者错误的地方。要是发现执行不到位的情况，就得赶紧纠正过来。有时候会因为忙或者其他原因，对这些问题视而不见，这就需要提高警惕，确保制度能真正发挥作用。
