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有哪些
x公司档案管理制度主要包括以下几个方面：
1. 档案分类与编码：依据业务性质，将档案分为财务、人力资源、项目、市场等类别，并设定统一的编码体系，便于检索和管理。
2. 档案收集：确保所有重要文件、报告、合同等及时归档，规定各部门的档案负责人及其职责。
3. 档案保管：明确档案的保存期限、存储条件，以及电子与纸质档案的同步管理。
4. 档案利用：规定档案的借阅流程，确保档案的安全与保密，同时方便员工查阅。
5. 档案销毁：设定档案销毁的标准和程序，防止敏感信息泄露。
6. 档案审计：定期进行档案管理的检查和评估，确保制度的有效执行。
实施细则
1. 档案分类与编码：各部门应设立专门的档案管理员，负责制定本部门的档案分类细则，公司总部则统一制定编码规则，确保全公司一致。
2. 档案收集：各部门需在文件产生后的三个工作日内提交至档案室，档案管理员负责整理归档，确保无遗漏。
3. 档案保管：纸质档案存放在防潮、防火、防盗设施完善的档案室，电子档案备份在安全服务器上，定期进行数据校验。
4. 档案利用：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，方可借阅档案，借阅期限一般不超过一周。
5. 档案销毁：过期且无保留价值的档案，由档案管理员提出销毁清单，经公司领导审批后，按照保密规定进行销毁。
6. 档案审计：每季度进行一次全面的档案审计，检查档案完整性、安全性及管理制度执行情况。
上墙内容
1. “档案管理，人人有责。”
2. “及时归档，确保信息完整。”
3. “保密为先，妥善保管档案。”
4. “规范借阅，确保档案安全。”
5. “定期审计，提升管理水平。”
6. “销毁有道，遵守保密规定。”
请注意，以上内容旨在提供一个基本的档案管理制度框架，具体实施时应根据x公司的实际情况进行调整和完善，以确保其适用性和有效性。
x公司档案管理制度范文
第1篇 x公司档案管理制度
公司档案管理制度
档案管理制度
一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:
①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第2篇 公司档案管理制度范文
一、 文书档案归档制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、 专职档案工作人员岗位责任制
1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1. 各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2. 兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。
3. 兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。
4. 严格执行各项档案管理制度。
5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2. 各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。
五、档案保管制度
1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。
6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。
六、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。
八、 其他
解释权归公司行政人事部。
第3篇 x地产公司会计档案管理制度
地产公司会计档案管理制度
为了加强会计档案管理,特制定本公司管理办法。
第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
一.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
二.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
三.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括财务报表、附表、附表及文字说明,审计报告,其他财务报告。
四.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第二条 会计档案的保存
一.会计凭证按凭证类型、月份及编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账主管),专人归档保存,归档前应加以装订。
二.会计报表应分月、季、年度,按时归档,指定专人保管,并分类填制目录。
三.会计档案在财务部存放期为二年,二年后由资料员整理归档交公司档案室保存。
第三条 会计档案保管期限
一.会计凭证类:
1.原始凭证15年
2.记账凭证15年
3.汇总凭证15年
二.会计账簿类:
1.总账15年
2.明细账15年
3.日记账15年(其中:现金和银行存款日记账25年)
4.固定资产卡片报废清理后5年
5.辅助账簿15年
三.财务报告类:
1.月、季度财务报告3年
2.年度财务报告永久
3.审计报告永久
四.其他类:
1、会计移交清册15年
2、会计档案保管清册永久
3、会计档案销毁清册永久
4、银行余额调节表5年
5、银行对账单5年
第四条 会计档案的借用
一.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按制度顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;
二.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位证明,经本单位领导、财务负责人同意后,方能由档案人员接待查阅;
三.会计挡案一般禁止携带外出,如有特殊情况,需带出或复制时,须经财务负责人批准,并限时归还。
第五条 由于会计人员或会计机构改变等原因而使会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第4篇 丽晟房地产公司档案管理制度
丽湾地产公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。
第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章 档案管理体制
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。
第四条 公司档案管理的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。
2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章 (按揭贷款需再加盖预抵押章 )后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章 的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。
8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外)。
9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。
第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第六条 各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。
第三章 档案的归档范围
第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。
2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章 制度和人事档案。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。
13、其他需要归档的重要文件。
第四章 档案的归档与立卷
第八条 档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。
第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
第十条 凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。
第十一条 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
第十三条 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组
合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。
第十四条 立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。
第五章 档案的分类与编号
第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。
第十六条 档案分类与编号规则,见附表。
第六章 档案的保管工作
第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条 件,门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。
第十八条 归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条 理,主次分明,存放科学。库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人,重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。
第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。
第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。
第七章 档案的保管期限与密级
第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。
第二十三条 保管期限
文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章 特定者外,依下列规定办理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)规章 制度;(10)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
第二十四条 档案密级
公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。
1、绝密文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
2、机密文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章 程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、密文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、普通文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第八章 档案的借阅管理办法
第二十五条 凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
第二十六条 借阅的档案密级与领导签批
公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准后,方可借阅。
借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。
借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。
第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天;机密级以上档案不许外借,并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重新办理。因情况特殊,外部人员须出具其单位书面证明,并经总经理批准,方可查阅无密级档案。
第二十九条 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。
第九章 档案的销毁
第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料,对破损和褪色的资料进行修补和复制。
第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定,报分管领导审核,总经理批准,并进行登记造册后按规定予以销毁。
第三十二条 销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字,销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售。
第十章 罚则
第三十三条 有下列行为之一,视情节轻重,给予100元-5000元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。
6、泄露公司档
案机密者。
第十一章 附则
第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充,由公司总经理批准执行。
第5篇 集团公司档案管理制度
《xx集团档案管理制度》
第一章总则
第一条为了加强集团档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合集团实际情况，制定如下档案管理制度。
第二章立卷归档
第二条归档范围
凡记述反映本单位各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定执行。
第三条归档时间
1、办理完毕的工作文件和应归档的报表，在月底或次月10日前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。
2、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。
3、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。
第四条收集整理要求
1、按照归档范围及时、完整、准确收集本单位工作中形成的各种文件材料。
2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。
3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。
4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。
5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。
6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。
7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。
8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。
第三章档案室管理
第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。
第六条定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。
第七条档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。
第四章档案统计
第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。
第九条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。
第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案管理部报送档案工作情况统计表。
第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报集团行政管理中心档案管理部。
第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。
第五章档案保管
第十三条对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。
第十四条加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。
第十五条积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记
第十六条加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。
第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过集团行政管理中心有关
部门和集团行政负责人的批准，造具清册后进行销毁。
第十八条对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。
第六章档案保密
第十九条不该说的机密，绝对不说。
第二十条不该问的机密，绝对不问。
第二十一条不该记录的机密，绝对不记录。
第二十二条不得在公共场所传播与机密有关的事项。
第二十三条不得在不保密的地方存放机密文件。
第二十四条不得随意向他人提供机密材料。
第二十五条不准把档案资料带出档案室
第二十六条严格执行查阅规定和各种管理制度。
第二十七条复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。
第二十八条档案员调动工作时，应认真办好移交手续。
第七章档案利用
第二十九条凡本单位各部门需查阅档案材料，应办理查阅登记手续，查阅机密档案需经档案归属部门的权限领导签字同意后方可查阅，未经审批人员不得查阅档案。
第三十条未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。
第三十一条查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。
第三十二条在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。
第三十三条严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
第三十四条档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度，办理注销手续，并视情况及时追究。
第6篇 物业管理公司档案管理制度七
物业管理公司档案管理制度(七)
一、档案管理总则
1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责
1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:
①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;
②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;
③组织培训各部门兼职档案管理员;
④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;
2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:
①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;
②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;
③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
三、公司档案归档范围和要求
1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。
2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;
3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;
4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;
5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。
四、档案的管理
1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;
2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。
3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的损失;
4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;
5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;
6、常用档案在使用中,档案管理员必须保持一份复印件存档,以便其他相关工作的查阅;
7、凡领用档案原件交相关部门留存者,必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整,并节省公司人力、物力,缩短办文时间;
8、部门撤消或变动,以及项目结束时,应将其档案收集齐全,妥善整理,严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;
9、档案分电子文档和实物存取文档两种;
10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。
五、档案的利用
1、积极开展档案的利用,各部门因工作需要可查阅档案,充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;
2、凡借阅档案的人员,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注,必须保证档案的保密性,按时归还,如有损坏、涂改、丢失等,应及时追查责任。
六、档案的销毁
1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、按规定需要销毁的,凡属密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经总办主任批准。
3、经批准销毁的档案,档案管理人员应认真填写销毁清单,并由专人监督销毁。
七、附则
1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。
2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则,报总办备案;
3、有关档案管理的其他规范,与本规范配合执行。
4、对档案管理工作每半年进行一次检查,发现因管理不善,造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行,并且应采取一切补救措施。
八、项目图纸移交规定
1、针对地产公司开发的新项目,在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸),作为公司的绝密文件,由专人负责保管。
2、工程竣工验收后,地产公司向物业公司提交整套工程资料,物业公司专人接收并签字确认。
3、服务中心成立后,项目资料移交服务中心,由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。
九、档案管理流程图:
1、项目资料:
相关部门分类整理
列出清单
部门经理审查签字
项目结束后移交公司档案员
档案管理员归类、编目组卷
建立电子档案
2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:
相关部门办理
证件、证书领取
及时存入公司档案室
档案管理员分类登记
建立电子档案
3、档案借阅
填借阅申请单
总办审批
登记借阅
按时归档:
第7篇 物业管理公司人事档案管理制度7
物业管理公司人事档案管理制度(七)
一、档案分类
1、一般文档:
①人力资源工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的招聘等相关工作业务资料,由经办人保存,年终根据内容价值酌情归档。
②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等,除保密薪资文件外,均应保存一份原件或复印件归档,年终按内容类型、成文时间编号装订成册。
③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等,应作为公开业务资料共享。
2、人事档案
①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。
②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。
二、档案管理规定
1、人事档案管理
①总办负责公司员工人事档案的管理;
②总办在员工入职当天建立员工人事档案;
③员工离职,办理相关手续后,总办将离职人员档案永久、专门存放;
④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定,查阅员工人事档案应经总办主任批准,并办理相关手续,档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
2、人事档案建立
①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工,总办需为其建立人事档案,包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
②员工在入职前,需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责,连同求职申请表归档保存。
③员工试用期满考核合格后,公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。
④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。
⑤员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。其中不包含秘密内容,总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。
三、附则
1、公司所有人事档案仅供公司内部使用,由总办负责统一管理。
2、其他各部门人员应积极配合总办,做好档案管理工作。
第8篇 公司档案管理制度范本
公司档案管理制度范本
一、总则1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借,必须专人专用。7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。相关的管理制度推荐:食品安全管理制度办公室计算机使用制度食堂管理制度
第9篇 地产公司档案室管理制度
地产公司档案室管理制度
一，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及其他有关档案管理工作的规定。
二，各种档案必须科学管理，存放有序，查找方便。
三，严格执行保密制度，做好档案安全保密工作。
四，凡已入档的各类档案，统一分类登记、科学管理，妥善存放，并制定案卷目录等索引查询工具。
五，对收来的档案要办理好交接手续，及时登记、分类、对号入座，档案资料要经常核对，做到账簿相符。
六，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。
七，做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确定档案室的安全，做好无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
八，本单位人员借阅档案室须经领导同意后办理借阅登记签字手续。并注明归还日期，方可借阅。
九，外单位借阅档案，须持单位介绍信，注明利用目的，经领导同意，才能借阅。
十，档案管理员每周对管理的档案进行细致的账簿核对，及时催促外借档案的归档。
第10篇 公司文件档案管理制度
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
第11篇 房地产公司档案管理目录制度
房地产开发公司档案管理目录制度
一、公司档案共分十一类,分别是:人力资源、政策法规、公司文件、文件(含设备、生产技术、仓储、营销、工程等)、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。有特殊要求的所有文件资料归为一类。不单独区分公文与档案的管理。
二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。
三、档案编号:档案二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件
类别直接以汉字表示。
序号即各类别中排序,以三位数表示,从001开始顺序编号。
附件以数量表示,有几份附件就用数字几表示。
在此没有将合同单独分类,相关合同归相关类别建档。
没有按档案密级分类,确属重要的、唯一的资料,将单独保管。
四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。
五、综合类如图片、录像(影)带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。
本制度由行政部制定,并监督执行。
档案目录 类
项目序号日期编号名称份数备注
1
制表日期:
第12篇 造价咨询公司技术档案管理制度
造价咨询公司技术档案管理制度
1、总则：
1.1为建立、健全事务所技术档案工作，完整地保存和科学地管理事务所的技术档案，充分发挥技术档案在事务所发展中的作用，更好地为事务所各技术部门服务。特制订本管理制度。
1.2本事务所技术档案是指各技术部门在工程审核、招投标代理、预(决)算等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、电子文档等技术资料以及外来、外购资料、图书等。
1.3事务所相关部门要把技术档案工作放在重要位置，保证其技术文件材料的积累，做到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证事务所技术档案公所的顺利开展。
1.4按照集中统一管理技术档案的基本原则，事务所设立档案室，并配备专职资料员管理。综合档案室在总工程师的直接领导下，集中统一管理事务所的技术档案。建立、健全技术档案工作，达到事务所技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
2、技术文件资料的归档：
2.1每个执业项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按事务所形成的、技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)，有总工程师审查后及时向事务所综合档案室移交归档。
2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
2.3 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整。
2.4 凡各部门形成的成果类文件，应复制电子文档一份，并经总工程师签字后，向档案室移交归档。
2.5 凡外来、外购回事务所的资料、标准图集、计价规则等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得具为私有或拿走。
3、综合档案室的任务和管理人员的职责：
3.1 综合档案室的任务：
3.1.1 集中、统一、科学地管理好技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。
3.1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
3.1.3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为事务所有关单位和技术人员服务。
3.2 技术档案管理人员的职责：
3.2.1 认真贯彻事务所技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动的为执业项目提供技术资料。
3.2.2 科学地管理事务所技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。
3.2.3 遵守事务所保密制度。
3.2.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
3.2.5 保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。
4、技术档案的鉴定和销毁：
4.1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为一年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为三年。
4.2 凡要销毁的技术档案，必须造册登记，经事务所领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
5、技术档案的保管和借阅：
5.1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5.2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底前面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交总工程师审查。总工程师根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。
5.3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、放火、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
5.4 技术档案的保密制度
5.4.1 事务所职工必须严守机密，维护技术档案安全。凡借阅重要的档案，要有总工程师批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。
5.4.2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施做妥善处理。
5.4.3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术资料。
5.5 技术档案的借阅：
5.5.1 凡本事务所技术人员、工作人员，因需要都可借阅技术档案。有管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。
5.5.2 技术档案和各种图书等，均在事务所内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。
5.5.3 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到后期需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其期限归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报技术主管审查，所长批准后，送公司财务部综合部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额退回。
5.5.4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方用共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，所长批准后，送事务所财务部，对档案借阅人进行处罚。
6、技术档案的复制和技术资料的发放：
6.1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。
6.2 因工作原因，需要发放各自使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其他需要文件单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
6.3 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重新发放文件的资料费用，其金额按复制资料的实际价格核算，由档案管理员报总工审查，所长审批后，送交公司财务部综合部。
7、技术档案和受控技术文件的更改：
7.1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应由更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。
7.2技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。
7.3 为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。
附件一：工程审核项目归档内容要求 附件二：工程招标代理项目归档内容要求
附件一：工程审核项目归档内容要求
工程审核执业项目结束后，项目负责人应及时对工作进行总结，并组织执业人员对审核资料检查归档，档案内容要求如下：
1、工程审核业务约定书(咨询合同、委托书等)2、基本建设工程审核报告(包括附件中的结算书、定案表原件、审核明细表等)3、项目审核计划书
4、基本建设工程审核原始资料，依次为：
工程施工合同、协议
工程前期招投标资料(包括技术经济资料)施工单位报审施工结算书 工程变更资料 工程签证资料
工程施工期间材料认价资料
5、工程审核过程中的会议纪要、询证工作底稿
6、工程审核工程量计算原始底稿 7、客户回访意见书 8、工程师承诺函 9、其他相关资料
附件二：工程招标代理项目归档内容要求
工程招标代理执业项目结束后，项目负责人应当及时对工作进行总结，并组织执业人员对审核资料检查归档，要求如下：
1、发布的招标公告
2、投标报名及资格预审文件领取表
3、资格预审文件
4、资格预审文件送签表
5、资格预审报告
6、建设工程项目报建表
7、银行资金证明
8、计划批准文件
9、资格预审合格通知书领取表
10、施工招标申请书
11、建设工程投标申请书
12、发标会签到表
13、发标会招标文件、图纸领取签收表
14、答疑会签到表
15、答疑文件签收表
16、图纸答疑纪要
17、开标程序
18、开标会签到表
19、投标文件送交及签收确认表
20、开标会议投标文件密封确认表
21、专家通知结果记录表
22、开标记录表
23、投标报价评分表
24、措施费评分表
25、评标结果汇总表
26、拟评分清单项表
27、主要清单项目综合单价评分表
28、技术标评分表
29、技术标评分汇总表
30、评标委员会评标报告书
31、拦标价
32、中标通知书
33、招标人对代理机构的意见
34、施工招标工作总结
第13篇 燃气公司技术档案管理制度
为了加强公司技术管理,为生产提供快捷、及时的服务,特制定技术档案管理制度。
1.接到公司技术安全部下发的技术资料,及时进行整理、装订、归档,并及时提供给基层部门进行熟悉,做好详细的记录。
2.查借阅档案资料必须进行登记,并按时督促归还。
3.查借阅档案者要爱护案卷,不得将案卷拆毁、涂改、污染。
4.借出或还回案卷时,必须严格履行登记、注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追查责任,并采取补救措施。
第14篇 公司档案管理规章制度
公司档案管理规章制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第15篇 投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。
第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。
第二章 文书档案管理职责
第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章 文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1.会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;
1.2董事会、股东会会议材料;
1.3总经理办公会议记录、纪要;
1.4党支部会议记录、纪要;
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;
1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2.上级单位颁发的需公司执行的文件。
3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。
4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
5.公司的请示与上级单位的批复文件。
6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7.公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。
9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。
第四章 文书档案归档整理
第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。
第九条 归档文件整理的要求
1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。
2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。
3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。
3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;
3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。
4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条 归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。
1.1每份文件为一件;
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;
1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;
1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;
1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;
1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;
1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。
2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);
2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;
2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。
3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。
4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。
5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。
6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。
第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。
第五章 文书档案保管
第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十五条 严格遵守档
案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
第六章 档案借阅制度
第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。
第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第七章 其他
第二十二条 本制度自签发之日起执行。
第16篇 x地产公司人事档案和人事资料管理制度
地产公司人事档案和人事资料管理制度
为了加强公司人员人事档案的保密性,建立建全人事资料和档案,制定本制度如下:
一.人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料(公司内部人事资料)。
二.员工一旦转正,应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司,本人必须提交书面说明,报人力资源部归档。
三.员工转入公司的人事档案应该包括:
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历;
2.相关学历证书、毕业生登记表;
3.以往工作期间产生的劳动合同原件;
4.相关职称评定的资料;
5.其它存档人事资料
四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入,有权调查确定真实情况。
五.员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存,定期向市人才移交,存入员工人事档案中。
六.员工入职时,需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目,公司有权进行甄别。如有虚假,视同严重违反公司规章制度。
七.员工若有以下信息的变更,需15日内通知公司人力资源部,以确保与员工有关的各项权益:
1.姓名、身份证号码;
2.家庭住址或电话号码;
3.婚姻状况及家庭成员状况;
4.员工本人工资卡号;
5.遇意外或在紧急情况下需通告的人;
6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。
7.其他你认为有必要知会公司的个人信息
以上个人资料均应如实填写,公司保留审查的权利,严禁虚假,否则立即予以除名。
八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,不得加以删除或销毁,并且必须严格保密。
员工人事档案,由公司统一委托市人才交流中心保管。
