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第1篇 某人民医院档案管理制度
某市人民医院档案管理制度
档案管理制度
1、认真执行档案工作法律、法规,健全档案管理制度。统一管理本单位的档案,并按规定及时向档案室移交档案。
2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
3、院内各部门要按照归档范围要求,将上年形成的各资料,在本年度三月底前移交综合档案室,综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。
4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册,并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。
5、基建档案在每一项目竣工后2个月内,负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料,并收回押金,同时上交一套给综合档案室。
6、科研档案在项目完成后,由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。
7、设备档案应由综合档案室统一管理,确因工作需要的,设备科可采取借用形式保管使用,新设备开箱前,应有档案人员在场清点全部机器资料,办好归档手续。
8、综合档案室要维护档案的完整和安全,妥善保管好档案,为本单位提供利用。
档案保密制度
1、严格遵守《中华人民共和国国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人中进行保密宣传。
2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续,必要时使用阅档案保密夹。
3、会计档案、科技档案除直接责任人外,他人不得查阅。如需查阅,须经责任人同意,并由档案人员陪同查阅。
4、档案材料需要复制时,须领导批准,不得擅自转借及复制。
5、经鉴定确认无保存价值的档案,要造册登记,按有关规定手续办理,以防失密。
档案保管制度
1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。
3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度。
4、每半年检查档案的保管状况,并作记录,及时消除各种隐患,保护档案的完好性。
5、对已破损、霉变和褪色的档案,及时进行修补抢救工作,维护档案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠),“三无”(无丢失、无霉变、无差错)。
借阅制度
1、本院保管的档案原则上只供内部查阅,外单位人员借阅档案,凭介绍信、本人身份证或工作证,征得管理部门意见,经办公室负责人同意,方可查阅。
2、一般情况下查阅档案,应在阅文室或指定地点。欲外借者,需经办公室负责人批准,借期不得超过一周(设备资料除外),特殊情况需办理续借手续。对超期不还者,除及时催收外,对其进行批评教育。
3、绝密案卷不得外借和随便利用,查阅需经分管领导批准。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失,违者必究。
5、建立借阅档案登记制度,严格填写登记簿。归还的档案,进行复查其完整度,办理注销手续。
统计制度
1、做好档案的接收、移交登记工作。
2、准确及时填报档案工作情况报表。
3、做好档案的利用情况统计,包括利用人次、利用效果的登记工作。
4、做好档案的鉴定情况统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案的鉴定制度
1、成立医院档案鉴定小组,负责对医院各类档案的鉴定工作,判定档案的价值,调整档案密级,决定档案存毁。
2、做好平时鉴定、到期鉴定工作,销毁鉴定后需销毁的档案。
3、对鉴定需销毁的档案,编制鉴定清册,经批准后,指派专人负责监销,监销人员在销毁清册上签名。
4、做好档案鉴定情况的统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案利用制度
1、档案人员要有责任心,熟悉业务、熟悉室藏。
2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。
3、利用者按规定办理利用手续。
4、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。
档案修改补充制度
1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档,或发现归档文件有误,表达不确切,应予修改补充。
2、修改前应填写更改通知单,通过会签的方法,取得有关科室同意,分管领导的批准。
3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。
科室预立卷制度
1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档,并按要求,做好档案的预立卷工作,于次年三月底前交院综合档案室。
2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料,由各科室兼职档案员进行预立卷工作,并于次年三月底前交综合档案室。
档案库房管理制度
1、档案库房为保存本单位全部档案的场所,全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。
2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上,排放整齐、美观,定期检查,发现问题及时处理,在适当时候进行自然通风。
3、档案架内放置樟脑丸,室内存放灭火器及温度计,相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录,室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。
4、库房内经常保持清洁卫生,非档案人员末经允许,不得入内,与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案,不得任意销毁。
科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度
1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱,经办人必须通知综合档案室。
2、本院工程项目(十万元以上)的全部材料在竣工验收后归档。
3、仪器、设备(万元以上)文件资料,在安装验收后合格,正常运行后即归档。
4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。
5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。
照片与声像档案管理制度
1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的,均应及时交院综合档案室集中统一管理,任何部门和个人不得占
为已有。
2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明,照片与影像相符。
3、向综合档案室移交的声像档案应是原片,并贴有文字说明。
4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施,应定期检查,以防损坏。
5、向综合档案室移交照片与声像档案时,交接双方根据目录清点核对,并履行签字手续。
财务档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证,会计账簿和会计报表等会计核算材料。
2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据,必须专人负责保管。
3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷装订成册,每年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年,期满后,由财务科编造清册移交档案部门保管,档案部门保管的会计档案,不得任意拆封,如要拆封须会同财务部门一起拆封,重新订须双方加盖印章,在不具备移交的情况下,财务科要加强管理,要有专柜存放,不得随意堆放,造成毁损散失。
4、建立会计档案查阅登记簿,详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容,会计档案原则上不得外借,如有特殊情况,须经院领导批准并办理登记手续。
5、保存期限按财政部,国家档案局(84)第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。
6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿,会计清册保存期为十五年。
7、月报、季报保存期为五年。
8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册,会计档案销毁清册保存期为二十年。
9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。
第2篇 第2人民医院财务会计档案管理制度
第二人民医院财务会计档案管理制度
1、医院会计档案的管理应接受卫生主管部门的指导和检查。
2、医院每月、每年形成的会计核算资料必须经过严格的审核、整理,按程序编号订装成册、归档管理。
3、各种财务会计档案保管期限届满需要销毁时,应按国家规定执行。销毁时由本单位档案部门会同财务科共同鉴定、编制造册,并报请上级主管部门批准方可进行。
4、财务人员调离和离职必须办理移交手续。
5、借阅财务会计档案必须履行审批、登记、注销手续。
6、对会计业务的重要核算资料要设专柜严密管理。其他会计档案管理事项按会计制度规定执行。
第3篇 第1人民医院会计档案管理制度
第一人民医院会计档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(1)会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(2)会计记帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿。
(3)财务报告类:月度、季度、年度报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(4)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
2、会计档案每年形成,由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管两年(会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案)。期满后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限按照国家《会计档案管理办法》规定执行。
4、会计档案不得借出,如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
5、保管期限满的会计档案,可以按以下程序销毁:
(1)由会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(3)销毁会计档案时,由会计机构派员监销。
保管期满但未结清的债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
