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公司文印管理制度是企业运营中不可或缺的一部分，其主要作用在于规范内部文件的制作、打印、复制和分发流程，确保信息的安全性和保密性，提高工作效率，防止资源浪费，同时也有助于维护企业形象，保证文档质量的一致性和专业性。
包括哪些方面
1. 文件审批：所有需要打印或复印的文件需经过相应级别的管理人员审批，确保内容的准确性和合规性。
2. 设备管理：对打印机、复印机等设备进行定期维护和检查，确保其正常运行，并设定使用权限，防止滥用。
3. 文档格式：规定统一的文档格式和排版标准，以保持企业对外形象的统一性。
4. 信息安全：设立严格的保密制度，对敏感信息进行加密处理，防止信息泄露。
5. 资源利用：优化打印设置，如双面打印、电子化存储，减少纸张和墨粉的消耗。
6. 文档存档：建立有效的文档管理系统，对打印后的文件进行分类、编号、存档，便于查找和追溯。
重要性
1. 保障信息安全：良好的文印管理制度可以防止未经授权的人员获取敏感信息，降低商业风险。
2. 提升效率：规范的流程能减少因错误和混乱造成的无效工作，提高工作效率。
3. 节约成本：有效管理能减少不必要的打印，降低办公成本。
4. 维护形象：统一的文档格式和高质量的打印效果能体现企业的专业性和标准化程度。
方案
1. 制定详细的操作规程：明确各部门的文印职责，规定文件审批流程，设定设备使用规则。
2. 培训员工：定期对员工进行文印管理制度的培训，提升他们的合规意识和操作技能。
3. 引入技术手段：利用文档管理系统和权限控制系统，自动化处理文件审批和存档，增强信息安全。
4. 定期评估：对制度执行情况进行定期评估，及时调整和完善，确保制度的有效性。
5. 建立反馈机制：鼓励员工提出改进意见，不断优化文印管理流程，使之更加符合实际需求。
通过以上方案的实施，公司文印管理制度将能够更好地服务于企业的日常运营，成为企业内部管理的重要支柱。
公司文印管理制度范文
第1篇 公司文印及办公设备管理制度（9）
公司文印及办公设备管理制度(九)
1文印工作管理
1.1文件打印
1.1.1文员接稿后,应认真检查审批手续是否完备,字迹是否清楚,文面是否整洁。对批手续不全、文面凌乱不清的文稿,文员有权拒绝执行。
1.1.2文员要树立严格的保密观念,不得将打印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。
1.1.3文员要严格按照审批份数打印,不得截留任何文件,废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档,须按目录存放并注明路径。
1.1.4文稿清样打印完毕后,文员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员来取,不得延误。
1.1.5拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责,校对后没有改正的,由文员负责。
1.2文件复印、传真
1.2.1文件资料复印、传真由办公室主任批准。
1.2.2文员对复印和传真的文件资料,在《文件复印、传真登记薄》上做好记录,月终按部门汇总统计,报办公室主任。
1.2.3私人资料,不得在公司复印、传真。
2办公设备管理
2.1公司办公设备由办公室统一管理,并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人负责保管和使用,指定专人在使用前必须经过培训。否则,造成设备损坏除负赔偿责任外,视情节给予30元―50元的罚款。
2.2各种办公设备须放置在指定的地点,不得擅自移动。
2.3使用部门指定的专人要熟悉办公设备的使用、保养方法,按规范要求操作,保持设备清洁和正常运行。发现故障,应及时向办公室报修,禁止私自对设备进行拆卸修理。
2.4办公室主任对报修的办公设备进行界定,人为损坏的由直接责任人负担维修费用;如果不是人为的损坏,则由公司负担维修费用。维修工作由办公室组织实施
2.5办公室建立办公设备台帐,定期与财务管理部核对,每年盘点一次。
2.6电脑和网络管理
2.6.1电脑管理员负责电脑及网络的定期检查与维护。
2.6.2严禁使用电脑干与工作无关的事情,如玩游戏、私自上网、干私活。违反者罚款10元/次。
2.6.3使用电脑要提高安全和警惕意识,定期进行杀毒,禁止使用不明来历的软盘和质次的光盘。如需使用外部软盘,要先进行杀毒。
2.6.4在未获批准和无专业人员指导的情况下,使用人员不得对电脑内软件和程序进行删除和修改,不得加载无关软件。
第2篇 公司文印室管理规定（9）
公司文印室管理规定(九)
为规范公文及业务资料、行政资料的打印、复印及文件处理等工作,为局机关提供优质、及时、热情的服务,特制定文印室管理规定。
(1)文印室由办公室负责管理,并指定专人负责联络。
(2)局正式发文,需按领导批准的份数打印,不得随意增减份数。
(3)局的文字资料,有打印(复印)必要时方予打印(复印)。可通过计算机网络传递或其他不需打印(复印)的文件,一般不予打印(复印)。为机关各部门、各单位打印文件、材料等文稿、表格一律要做到字迹清晰,条理清楚,机关各部门文稿须安排专人校对,打印出清样后由该文秘人员修改、校对,文稿中存在的问题由各部门负责。以文件形式印发的材料,均应符合公文处理要求,严格按公文处理程序,经领导签发,办公室或部门编号后,方可进行打印。
(4)私人资料,未经允许严禁打印、复印,以免影响正常工作。文印人员要做到热情服务,耐心细致,坚持急事急办,先急后缓的原则。
(5)复印人员打印、复印各类稿件必须严格登记,送稿人必须签字,管理员每半年统计汇总一次。
(6)文印室工作人员应爱护设备,定期对复印机进行检查、保养和维修,确保设备安全正常工作,并保持室内卫生清洁,文件头、复印纸、原稿分类存放,管理使用好各类耗材,注意节约纸张,尽量双面打印、复印,厉行节约,纸张损耗严格控制在5%以内。
(7)、复印人员复印完毕后要将复印机切换至节能状态,并将未用完的复印纸放回原处,将废纸及时处理,并做到人走随手关灯。
(8)文印室工作人员应树立严格的保密观念,严格遵守保密制度,不得随意将打印、复印或传真资料中须保密的事项透露给他人,不得认真保管好密级文稿及存储设备,截留任何文件,及时销毁密级文件印制后的印刷版和作废了的印刷件,防止泄密。
(9)工作人员在文印室操作时,非相关人员不得在文印室逗留,不得随便翻阅打印件和复印件。
(10)工作人员初次违反上述规定的,给予批评教育,屡教不改或给工作造成不良的社会影响或较大损失的,根据公司相关规定处理。
第3篇 公司文印室管理规定（3）
公司文印室管理规定(三)
第一条 公司的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
第二条 公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理。
第三条 私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。
第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
第五条 文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列行政开支。
第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处50元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50元以上罚款直至辞退。
第4篇 某设备公司文印管理规定
设备公司文印管理规定
第一条 为规范公司文件打印、复印、传真及其他文印工作的管理,特制定本规定。
第二条 本规定用于管理公司所有文印设备及设备管理、使用人员。
第三条 文印人员应遵守公司的保密规定,不得随意将文稿资料乱丢乱放,禁止非文印人员接近文印现场,不泄露工作中接触的公司保密事项。
第四条 凡印发的文件资料必须由拟稿部门(人)反复校核,字迹清楚,确保质量。
第五条 部门一般材料在本部门打印、复印。正规文件、急件、特殊文件等需由公司高档文印设备打印、复印的,打印人必须用方格稿纸按正规格式要求先拟稿、经领导审定清稿后由办公室出具打印通知单,文印员方可受理,否则文印员可以拒绝打印。如发现文印员在无打印、复印、油印通知单情况下受理文印任务的,按违反规定论处。
第六条 打印文件,发传真,复印文件资料,均需分类逐项登记,以备查验。
第七条 文印人员必须按时、按质、按量完成每项打字、传真、复印任务,不得积压迟误。工作任务紧张时,应加班完成。工作中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
第八条 传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。
第九条 文印设备由专人管理,非专管人员不准随意操作。
第十条 文件、材料在十份以上的,原则上用油印机。
第十一条 节约用纸。草稿及非正式文件打印提倡用废旧文件的反面。
第十二条 原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印,如确实需要,经办公室主任批准后办理登记收费手续。
第十三条 文印人员及其他使用文印设备的工作人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。属操作及个人原因造成的设备损坏,将酌情予以经济处罚。
第十四条 严禁私事使用公司传真机。违犯者除补交电话费外,并视情节轻重按公司考核制度给予惩罚处理。
第十五条 本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。
第十六条 本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。
第5篇 房地产集团公司文印工作管理规定
房地产集团有限公司文印工作管理规定
第一章 总则
第一条 为加强_ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的文印工作管理,是高操作效率,节约成本,特制定本规定。
第二条 综合管理部为文印工作的归口管理部门,应指定专人负责文印工作的管理。
第三条 本规定适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章 文件印制管理
第四条 综合管理部负责公司对外发文的印制、盖印和存档。
第五条 综合管理部负责对公司行文格式的审核,确保文件排版和打印格式符合《文件格式规定》的相关要求。
第六条 综合管部负责公司领导签署文件的打印工作,公司职能部门的内部行文或一般业务文件原则上由责任部门自行打印。
第七条 综合管理部在接到打印任务后,首先应检查文件类别是否属于规定的打印内容,在确定打印前应先登记,以便于日后核查。打印完毕,经校对复核无误后,再按要求份数印制成文。
第八条 综合管理部负责定期统计公司各部门的复印数量,并负责公司及分、子公司员工在公司进行复印的结算工作。
第九条 综合管理部为公司对外联系印制任务的归口管理部门。公司各部门如需在外印刷文件资料的,应先与综合管理部联系,由综合管理部统一安排印制事宜。
第三章 文印人员管理
第十条 文印人员应遵守保密原则,不得泄露公司机密;应妥善保管文件资料,包括电脑软盘和内存文件等;对印有机密内容的废弃纸张应及时销毁。
第十一条 文印人员应熟练掌握word与e_cel的操作,每分钟录入速度应不低于100 个字,并保证录入质量,无错字别字;熟练操作e_cel,制表迅速美观。
第十二条 文印人员应熟练掌握公司常用文件的排版格式,保证文件格式符合规范。
第十三条 公司文件文印应迅速及时,对于急件应先行处理,当日文件必须当日完成文印任务。
第十四条 文印应遵循节约的原则,尽量提高纸张的利用率。
第十五条 文印人员在文件印制完成后,应在打印登记本上注明打印日期、文件编号与名称、存放位置等。
第十六条 文印人员负责复印工作。员工在复印工作资料或文件时,应事先登记复印部门、经手人、复印内容、页数和份数等。
第十七条 文印人员应掌握文印设施设备的基本故障排除方法,并定期检查、保养文印设施设备。
第十八条 文印人员应定期清点、检查耗材使用情况,并按有关程序合理添置所需耗材,保证公司文印工作的正常进行。
第四章 文印室管理
第十九条 非文印工作人员不得随便进入文印场所,未经允许,严格查阅电子文件。
第二十条 文印室应保持整洁,文件用纸应妥善存放于柜中;复印用纸在保证正常复印的情况下,应归类排放,堆砌整齐有序。
第二十一条 文印人员应重视工作环境的维护,保证室内通风干燥、机器运作正常。
第二十二条 综合管理部负责文印耗材的管理,具体见《办公用品管理制度》。
第二十三条 综合管理部应定期安排专业人员对文印设施设备进行例行检查和维护。
第五章 附则
第二十四条 本规定由综合管理部负责解释和修订。
第二十五条 本规定自印发之日起施行。
第6篇 工程公司文印管理制度
建筑工程公司文印管理制度
1 .复印的材料、文件,必须填写文印审批单,部门负责人签字,方可交文印室操作(机密件除外)。
2 .私人材料,不得在公司打印、复印。
3 .非文印室工作人员不得在文印室逗留,不得擅自操作文印设备。
4 .文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。涉密文件复印的废件应及时销毁。
5 .文印室建立纸张使用台账,对送来打印、复印的文件资料,应做好登记,并在月终作统讨一核算。
6 .文印人员要节约用纸,复印纸原则上双面使用。
7 .文印室工作人员应按规程操作文印设备,定期对设备进行维护、检测、保养,「班时注意检查设备电源关闭情况,断开电源。
8 .保持室内清洁,严禁在文印室吸烟、大声喧哗。
第7篇 物业公司文印管理制度－6
物业公司文印管理制度(6)
一、文件以及各种资料的打字、复印由部门经理统一安排、管理,文印人员不得直接接受任务。
二、打字、复印之器械由文印人员专职负责管理,非责任人不得擅自使用。
三、复制a级文件均需公司总经理签认呈报批准后交文印人员专职执行。a级以外的文件复制,由公司总经理签字后执行。
四、打字、复印之稿件由所需部门负责校对。
五、文印人员应对打字、复印事项编排清册,按月准确统计各部室文印情况。
六、打字、复印之器械不对外服务,若因特殊情形确需对外打印、复印,经公司总经理批准后,按规定标准收费。
七、凡发文,应按相关程序报公司总经理或审核批准后打印发送。
八、文印人员应在电脑系统中设立各部门专用文件名及独立密码。
九、文印人员必须严格管理电脑中的所有资料、报表、文件及电脑中存储的各项数据,未经允许,不得擅自接待任何参观人员。
十、电脑检修人员测试或修理电脑系统时,文印人员必须在场陪同,如发现其查看文件内容、数据的操作时,应予以阻止。
十一、公司所有人员均应遵守本制度,未经许可不得擅自查阅或翻录任何电脑中的资料、报表和文件等。
第8篇 _学校物业公司文印管理制度
学校物业公司文印管理制度
为严格规范文印工作程序,更好为学院各部门提供服务,特做如下规定:
一、受理内容
1、领导批示的学院内部文件
2、上级机关下发的文件
3、各职能部门的公务文件
4、教学部门的材料(教学大纲、课表、试卷、学生名册、学生考勤表、教学补充材料)。
二、工作规程
1、各部门油印复印公务文件及教学材料须有主管负责人签字。
2、各部门提供原件的同时应支付相应的代金券。
3、为保密起见,文印室只对各部门的秘书,否则,文印室有权拒收、拒取。
4、凡超过100页以上的印件,须提前二天预约;300页以上,须提前三天预约。
5、为降低制版成本,30页以上采用油印、30页以内采用复印。
三、工作要求
1、文印室工作人员要坚守工作岗位,主动热情服务,非机器故障须按时、按质完成任务。遇机器故障等突发情况难以继续工作时通知有关人员,并及时采取措施排除故障。
2、做好经常性的机器保护工作,及时发现、排除故障,努力做到不影响工作。
3、加强安全意识,切实做好防火防窃等安全工作。
4、未经领导批准,任何人不能支配文印室工作人员干私活,更不得印制违禁品,违者将追究相关人员的责任。
