包括什么内容
1. 档案收集与整理
2. 档案分类与编码
3. 档案存储与保管
4. 档案检索与利用
5. 档案安全与保密
6. 档案更新与维护
7. 档案销毁与转移
编制指南
1. 档案收集与整理：所有业主相关文件，如购房合同、产权证明、身份证件复印件等，需在业主入住时全面收集，并进行编号、排序，确保信息完整。
2. 分类与编码：依据业主信息的性质，将档案分为基本信息、交易记录、物业资料等类别，采用统一的编码系统，便于快速定位。
3. 存储与保管：档案应存放在防火、防潮、防虫设施完善的档案室内，定期检查环境条件，确保档案安全。
4. 检索与利用：建立电子目录，配合纸质索引，方便查询。业主及内部员工查阅需经审批，确保信息安全。
5. 安全与保密：对敏感信息实施访问权限控制，非授权人员不得接触。定期备份，防止数据丢失。
6. 更新与维护：业主信息变动时，应及时更新档案，保持信息最新。每年进行一次全面的档案核查。
7. 销毁与转移：对于过期或不再需要的档案，按照法规规定进行销毁。若涉及业主权益转移，须确保档案完整交接。
复审规定
1. 每季度进行一次档案管理的内部审计，检查档案完整性、准确性及安全措施执行情况。
2. 年度审计时，由专业第三方进行，评估档案管理体系的有效性和合规性，提出改进建议。
3. 对审计发现的问题，需在一个月内制定纠正措施并执行，确保问题得到及时解决。
4. 定期培训档案管理人员，提升其专业技能和保密意识，确保档案管理工作质量。
本规程旨在规范业主档案管理工作，提高服务效率，保障业主权益，同时也为公司的运营决策提供准确信息。各相关部门需严格遵守，确保档案管理工作的标准化和专业化。
业主档案管理标准作业规程9范文
第1篇 业主档案管理标准作业规程9
业主档案管理标准作业规程(九)
1.0目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
2.0适用范围
适用于管理处业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1经业主签署后的《业主临时公约》。
4.1.2《业主家庭情况登记表》。
4.1.3《入伙流转表》。
4.1.4《业主物品领取清单》。
4.1.5《装修申请表》
4.1.6业主的有关证件复印件。
4.1.7其他应保存的资料。
4.2档案盒袋的制作
4.2.1根据档案柜的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。
4.3业主档案袋的制作
4.3.1准备适量尺寸的档案袋。
4.3.2将写有楼层号、房号标在档案袋封面上。
4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。
4.6按档案柜内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7业主档案的跟踪
4.7.1当发生下列情况变化时,客户助理应将变化情况记录在业主档案中:
a)业主发生更替时。
b)业主联系方式改变时。
4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主档案目录》
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》
第2篇 花园业主档案管理标准作业规程-5
花园业主档案管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范业主档案的管理工作。
2.0适用范围
适用于客户服务中心业主档案的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容。
4.1.1经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《物业分户移交验收单》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主人住验房表》。
4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9业主的有关证件复印件。
4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。
4.1.11其他应保存的资料。
4.2档案盒(夹)的制作。
4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。
4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
4.3业主档案袋的制作。
4.3.1准备适量的26cm_34cm左右尺寸的档案袋。
4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7业主档案的跟踪。
4.7.1当发生下列情况变化时,客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中:
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业主发生更替时。
4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。
4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。
5.0记录
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》。
第3篇 _管理处业主档案管理标准作业规程
管理处业主档案管理标准作业规程
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪:
(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》
第4篇 业主档案管理标准作业规程6
业主档案管理标准作业规程(六)
1.0目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
2.0适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1 经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《钥匙领用登记表》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主入住验房表》;
4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9业主的有关证件复印件。
4.1.10其他应保存的资料。
4.2档案盒(夹)的制作
4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
