第1篇 物业管理手册之管理组织
物业管理手册:管理组织
1组织层次
物业服务的决策和运营在管理层次上分为四级:
1)管理公司(物业管理部),负责管理公司范围内物业服务的总体经营决策和业务指导、监督和评价。
2)项目所在公司对所属物业分公司实施管理,接受管理公司物业管理决策、监督和评价。
3)物业分公司,负责具体项目物业服务的策划、组织、实施和控制,接受物业管理部的业务指导。
4)物业分公司管理处,负责具体项目的物业服务提供。
2组织机构图
集团财务部
管理公司(经营管理委员会)
管理公司财务部
物业管理部
项目所在公司
项目所在公司财务部
各地物业分公司
品质部
管理处
工程部门
相关说明:
1)划虚线部门可根据管理需要灵活设置,这些部门可归物业分公司直接领导,也可设置于管理处级别以下。
2)物业分公司各级组织架构及岗位设置须经管理公司经营管理委员会审批
(见7.2节《物业分公司及管理处组建》)。
3)物业分公司总经理为项目所在公司经营委员会成员。
管理公司的物业管理职能(由物业管理部执行)
1.策划
1.1负责管理公司物业管理的总体策划,组织拟定管理公司中长期物业管理发展规划。
1.2负责策划和建立管理公司物业管理体系,并组织、指导和监督体系运行。
1.3确定《物业管理方案》的编写原则,指导物业分公司(筹建处)制定物业管理方案。
1.4负责审核项目整体(分期)物业目标管理责任书暨年度目标管理责任书,并全程监控。
2.监督与指导
2.1监督各项目所在公司严格执行相关法律法规、au*地产物业管理制度。
2.2定期对项目所在公司在物业管理方面实行监督审核、业绩考评。
2.3负责组织第三方业主满意度调查,提出年度业主满意度分析报告。
2.4监控各项目物业管理工作进度。
2.5指导与项目开盘、入伙有关的物业管理工作。
2.6指导物业分公司开展物业管理日常工作。
3.成本控制
3.1协助财务部监控物业分公司经济运行状况,组织核算物业管理成本。
3.2负责与物业管理相关的大额采购的审核。
4.人事
4.1对物业分公司管理层的任命提出人事建议。
4.2审核物业分公司组织架构、薪酬体系。
5.前期介入
5.1负责项目所在地同质同类楼盘的调研工作,为项目公司提供当地同质同类楼盘物业管理关注点的调研报告。
5.2指导、监督物业分公司(筹建处)的前期介入工作。
6.培训
建立物业管理培训体系,确立培训基地,推动各物业分公司的分级培训。
7.品牌及业务拓展
7.1负责管理公司物业管理系统的品牌建设,提升、推广au*物业品牌形象。
7.2指导物业分公司参加国家有关物业管理方面的评比。
7.3指导物业分公司对外开展物业管理招投标工作。
8.协调与沟通
8.1负责收集、研究物业管理行业的政策法规、市场动态、典型案例等信息,并及时传达到相关方。
8.2负责协调管理公司各职能部门、项目所在公司及物业分公司之间与物业管理有关的工作关系。
8.3负责组织物业管理区域交流。
第2篇 物业管理手册之物业分公司职能
物业管理手册:物业分公司职能
1.执行法律法规及管理公司、项目所在公司的物业管理制度、文件及指令
1.1 遵照法律法规要求开展物业管理业务。
1.2 接受项目所在公司的领导,与项目所在公司签订物业管理目标责任书,并 确保实现。
1.3 执行管理公司颁布的物业管理制度及管理公司物业管理部下发的关于业务 要求的文件;为物业管理部提供物业管理工作的信息;接受物业管理部的 业务决策和指导。
2.内部建设
2.1 依照管理公司物业管理制度、项目所在公司在物业管理方面的要求制定适 合的物业管理体系文件,作为整体物业管理系统文件的延伸,并持续审核 与改进,不断优化作业流程与组织架构。
2.2 负责本公司内设部门的组建,制定各岗位职责,组织人员招聘,决定中层 以下(含)级别人员录用。
2.3 执行集团、管理公司的培训制度,对员工的培训效果负责。
2.4 将目标责任书中的目标分解并下达到部门、岗位,建立计划管理体系加以 落实。
3.成本控制
3.1 负责本公司范围的经济测算及收支控制。
3.2 负责开展多种经营,提高经济效益。
3.3 通过合理节能、优化管理等手段降低管理成本。
4.项目开发配合
4.1 负责项目所在公司开发项目的物业前期介入工作,包括方案设计、施工图设计、工程施工、营销及销售过程的参与和配合;配合项目所在公司对相 关配套设施进行招商和管理、参与监管施工质量、配合销售开盘等。
4.2 负责物业项目保修期限内的保修协调和跟踪。
4.3 协助项目所在公司处理紧急情况。
4.4 在管理公司、项目所在公司委托的情况下,负责代理发展商产权物业的管理、控制、经营和服务。
4.5 向项目所在公司提供开发过程中发现的与产品质量相关的各种信息。
5.前期物业服务
5.1 负责编制物业管理方案,并负责物业管理项目的承接与物业服务合同签订。
5.2 负责拟定物业项目接管验收工作计划,并负责组织实施。
5.3 负责拟定新物业项目的入伙工作计划,并配合项目所在公司实施。
6.日常服务提供
6.1 全面负责项目的物业管理日常工作。
6.2 按管理公司物业管理制度要求落实日常服务三级检查制度,建立质量统计 分析机制。
7.品牌推广及市场开拓
7.1 在物业管理部的指导下,参加国家有关物业管理方面的评比。
7.2 结合项目要求,推广万品牌。
7.3 在项目所在公司批准、物业管理部指导下,开拓物业管理市场。
8.沟通与协调
8.1 协助召开首届业主大会,协调与业主委员会的关系。
8.2 定期组织顾客满意度调查,协助物业管理部组织的第三方顾客满意调查。建立并落实回访制度。
8.3 加强与当地政府机关、项目所在公司、物业管理部的信息交流,传递法律法规、市场动态、典型案例、重大事件、日常工作状况、经营情况等信息。
第3篇 物业管理手册之目标管理
物业管理手册:目标管理
1总则
1.1为有效促进各地物业服务质量水平和经营管理绩效的不断提升,确保管理公司整体经营目标的实现,必须建立和完善各物业管理目标管理责任制,明确各个项目所在公司和各地物业分公司的物业管理目标和责任。
1.2管理公司批准的物业管理方案中确定的指标作为对项目所在公司在某个开发项目中物业管理目标的考核指标,并按照《经营管理制度》第6.1节的规定签订到《开发项目经营管理责任书》中。
1.3各个项目所在公司应和所属物业分公司签订《目标管理责任书》
2相关职责界定
2.1物业分公司总经理负责组织拟订目标管理责任书,并与项目所在公司签订本公司的目标管理责任书。
2.2物业分公司总经理负责与各部门(管理处)签订目标管理责任书,并负责监督实施和考核。
2.3项目所在公司负责审核所属物业分公司目标管理责任书,经管理公司批准后与物业分公司正式签订目标管理责任,并监督实施和考核兑现。对项目公司的物业管理目标考核通过其和管理公司签订的《开发项目经营管理责任书》中的物业管理目标实现。
2.4管理公司物业管理部负责审核各物业管理责任书,并最终确认物业管理目标考核结论。
2.5管理公司经营委员会负责批准物业管理责任书。
3经营管理目标的制定
3.1在物业管理方案经过管理公司经营委员会通过后,根据物业管理方案确定的各种目标,项目所在公司与所属物业分公司首先签署《整体物业管理责任书》,分期开发的签订《分期物业管理责任书》。
3.2每年1月30前项目所在公司和物业分公司签署本年度的《年度物业管理责任
书》。《年度物业管理责任书》是作为一个会计年度当中对一个物业管理公司管理
的所有的物业项目的各类物业管理目标进行考核的责任书.
3.2.1《年度物业管理责任书》目标设定包括多个开发项目或多个在不同开发期的项目在一个会计年度内的指标.是物业公司当年度考核的依据,并且对各个项目指标设置考核权重.
3.2.2年度经营管理目标必须在上一年度年底(12月15日前)报管理公司物业管理部审查,经过管理公司经营委员会审批后,项目所在公司作为甲方、物业分公司作为乙方签订目标管理责任书。
3.2.3在项目所在公司已撤消,物业分公司独立运营的情况下,管理公司物业管理部作为甲方、物业分公司作为为乙方签订目标管理责任书。
3.3经营管理目标包括:经济指标(详细测算)、质量目标、安全目标、管理指标等。
4经营管理目标的分解实施
4.1物业管理责任书签订后,物业分公司总经理应组织本公司中层以上管理人员制订针对性的管理方案,明确具体措施、责任和时间进度,并在此基础上进一步明确各管理处和职能部门的努力目标。
4.2物业分公司总经理应参照管理公司发布的责任书范本,在公司物业管理责任书正式签订后一个月内与各管理处和职能部门负责人签订部门年度目标管理责任书,并报项目所在公司分管领导、管理公司物业管理部备案。
4.3对新成立的物业分公司,物业分公司总经理应保证在各部门负责人到位后一个月内完成该部门目标管理责任书的正式签订,并报项目所在公司分管领导备案。
4.4物业分公司总经理应保证各部门目标有效支持公司整体目标的实现,且承诺的奖罚额度与公司整体水平相当,在本公司的控制权限范围之内。
4.5管理公司鼓励各物业分公司进一步将部门目标分解到具体班组和岗位,以切实保证部门目标的完成。在明确各岗位(班组)目标后,目标的完成情况应作为个人绩效考核的主要依据,具体按本手册第5.1节的规定执行。
5经营管理目标的监控与调整
5.1物业管理责任书在执行过程中,各级公司(部门)应对目标的完成情况进行连续的监控、评估和交流,及时纠正影响目标完成的因素。
5.1.1物业分公司总经理对各部门(管理处)目标完成情况每半年评估一次;
5.1.2项目所在公司对物业分公司目标的完成情况每半年评估一次。
5.2各级公司对目标完成情况的跟踪评估应形成书面的评估报告,并与被评估公司(部门)进行交流,对偏离目标规定的情况应制订相应的改进措施,明确时间要求。
5.3项目所在公司的评估报告应报管理公司物业管理部备案,管理公司物业管理部结合项目所在公司评估报告、物业分公司季度报告进行综合分析,需要时提出针对性指导建议或强制性改进措施要求。
5.4在目标实施过程中,当资源、环境、政策等因素发生重大变化,或公司经营服务策略进行重大调整时,可对各级目标进行相应调整,调整的审批权限如下:
5.4.1涉及物业分公司目标管理责任书的目标调整,项目所在公司、管理公司物业管理部审核,管理公司经营管理委员会批准;
5.4.2物业分公司内各部门(管理处)的目标调整,不影响公司整体目标的,由物业分公司总经理审批,并报项目所在公司备案。
5.5所有目标调整均必须由申请公司(部门)填写《目标(计划)调整审批表》,完成相应的审批手续后方可生效。
6经营管理目标的考核
6.1目标管理责任书执行期末(下年度1月15日前),项目所在公司总经理负责组织完成对物业分公司的考核年度目标考核,结合季度评估报告、物业分公司的年度总结报告,形成物业分公司年度目标考核报告,呈报管理公司物业管理部审核。
6.2物业分公司的年度目标考核结论由管理公司物业管理部最终批复,项目所在公司依据管理公司物业管理部审定结论兑现奖罚。
6.3物业分公司总经理负责公司内各部门(管理处)的年度目标考核,结合月度评估情况,形成各部门(管理处)的年度目标考核报告,并根据目标管理责任书的约定实
施奖罚。
6.4物业分公司在进行年度管理评审时,应将目标考核报告作为输入资料之一,对目标管理工作进行全面的分析总结。
7相关文件与记录
7.1wdwy-wi-mm4201年度物业管理目标管理责任书
7.2wdwy-wi-mm4202整体(分期)目标管理责任书(范本)
7.3wdwy-wi-mm4203管理处目标管理责任书(范本)
7.4wdwy-fr-mm4201目标(计划)调整审批表
第4篇 物业管理手册之项目前期管理
物业管理手册:项目前期管理
1 总则
1.1 物业管理职能的全程参与和配合是ee房地产项目开发业务的竞争优势之一, 为确保房地产开发项目全面、准确满足顾客需求和期望,赢得顾客忠诚,持续提升 au*地产品牌,各地项目所在公司管理层应切实加强项目前期管理工作,充分识别 和明确物业管理职能前期参与的任务和要求,提供物业管理介入所需的资源,并对 物业管理职能的参与过程进行监督和评价。
1.2 各地物业分公司应充分重视项目前期管理工作,主动参与、积极配合,有计划、 有序地开展物业管理筹备、项目前期介入等工作,为后续的物业服务有效运营奠定 坚实的基础。
2 项目前期管理业务范围
根据ee物业管理服务的特点,前期管理特指以下方面的物业管理活动,包括 但不限于:
a) 物业项目承接;
b) 物业服务策划(详见 4.1 方案管理);
c) 物业管理组织的组建;
d) 项目前期介入;
e) 项目验收与接管;
f) 入伙管理; g) 物业保修; h) 装修管理。
3 项目前期管理制度的执行
为全面规范管理公司相关职能部门、管理公司物业管理部、项目所在公司、各 地物业分公司在项目前期阶段的权责和工作关系,管理公司将尽可能地建立统一、 细化的制度规定,各地项目所在公司及其所下属的物业分公司必须遵照执行。
第5篇 物业管理手册之物业分公司职能部门设置
各物业分公司必须按本手册规定设置职能部门,因当地情况特殊,需要变更部门职能、部门名称或新增职能部门时,必须事先呈报项目所在公司审核、管理公司物业管理部批准。
本章节对行政人事部、品质部、财务部、管理处必须具有的职能作了规定。各物业分公司的组织架构及岗位设置必须遵守'责任清晰、设置规范、机构精简、运作高效'组织建设原则,可根据实际需要安排其它职能或设置其它职能部门(如工程部、物业部、经营部等),根据这些职能划分进行机构、岗位设置。如公司规模较小,可将部门职能设置在管理处,尽量精简机关的行政机构。
各物业分公司的体系文件应根据本手册规定,对组织架构、部门、岗位职责有更细化的描述和规定。
组织机构、部门及岗位设置须按本手册要求获得批准。
1.行政人事部必要的工作职能
1.1沟通与协调
1)设置专责人员负责与管理公司物业管理部、项目所在公司对接沟通与协调,及时传达相关信息。
2)负责建立并实施本公司内部员工的沟通与协调机制。
1.2目标、计划管理的落实
1)协助总经理编制本公司年度工作计划。
2)根据本手册中的计划管理要求落实业务工作计划在各部门各岗位的运用。
3)监督各部门、岗位计划实施效果。
4)监督各级主管人员对计划的考核情况。
5)协助总经理监督各部门责任目标完成情况,监控本公司责任目标完成进度。
1.3其它常规业务参考如下
1)制订并完善公司相关工作管理制度;
2)协助公司总经理规划并培育公司企业文化体系;
3)负责组织召集公司大会、行政办公例会及各项专题会议;
4)负责公司行政文件的拟定、登记、发放、归档及公司印章的保管和使用;
5)负责公司工商执照、资质等级的申办、年审、变更、补办、注销等工作;
6)负责公司车辆、办公设备、员工餐厅(公司机关)、员工宿舍等行政管理工作;
7)负责公司对外联络及宣传;
8)负责员工的招聘、入职、离职、人事异动;
9)负责对人力资源进行规划、预测、信息收集及数据统计;
10)负责员工档案的建立及劳务合同的管理;
11)负责公司员工考勤、工资、福利及保险管理工作;
12)负责公司行政档案、行政文书的管理。
2.品质部必要的工作职能
2.1建立、维护和改进公司管理体系
1)根据本手册要求协助总经理建立和细化各方面的文件,形成完整的体系文件。
2)落实体系文件在各职能部门、岗位中运行。
3)组织内部审核,协助总经理进行管理评审,具体配合物业管理部进行监督审核。
4)对于体系中发生的涉及管理公司物业管理部权限的问题应及时通过行政人事部向管理公司物业管理部反映。
2.2负责实施品质培训
1)编制总体培训计划并组织落实。
2)监督各部门、专业的培训实施情况。
3)对总体培训效果负责。
2.3负责质量监督与改进
1)根据本手册9.2要求落实三级检查机制,具体负责实施本公司月检,监督周检、日常检查实施情况。
2)负责总体质量统计分析,监督、指导各专业的质量统计分析。
3)负责纠正与预防措施的跟踪验证。
2.4方案的落实与调整
1)跟踪被批准的方案实施情况。
2)协助总经理定期评审方案的适宜性,以及对方案进行评审和调整。
2.5其它常规职能参考如下:
1)按照与公司签订的《目标管理责任制》的要求完成本部门责任目标。
2)负责本部门相关招标工作,参与非工程类的业务分包、供方的评价与选择。
3)负责定期分析顾客投诉信息,并组织重大投诉的处理。
4)负责组织顾客满意度调查工作。
5)负责搜集物业行业法规及其它信息并及时反馈。
6)负责组织公司创优评先活动。
3.财务部职能
3.1根据国家有关财经法规、政策、制度,制定公司财务管理制度和会计核算办法;
3.2按照与公司签订的《目标管理责任制》的要求完成本部门责任目标;
3.3负责组织编制公司年度收支预算计划;
3.4实行全面预算管理,组织和监督各项资金的收支情况,保障资金供给;
3.5按月、季、年定期编制会计报表并按季度编写财务情况说明书;
3.6定期开展经济活动分析,提出改进意见,为总经理决策提供真实可靠的会计信息;
3.7对公司各部门及下属基层单位进行财务监督和指导;
3.8负责经济合同的财务审核工作,参与供方的评价与选择;
3.9负责公司成本控制和管理,并定期分析成本细项;
3.10负责组织经济合同的评审,建立合同台帐;
3.11办理现金收付和银行结算业务;
3.12负责公司采购的预、决算审核工作;
3.13负责公司固定资产与低值易耗品管理及清查工作;
3.14负责财务档案的管理工作;
3.15制订本部门业务培训计划,并组织实施;
3.16配合外部和内部的财务审计工作;
3.17负责与财务、税务、银行、工商等部门和客户的沟通联络。
4.管理处
4.1按照与公司签订的《目标管理责任制》的要求完成部门责任目标;
4.2负责制定本部门年度、月份工作计划,并组织实施;
4.3按照公司管理体系的标准和要求,持续改进管理服务工作质量;
4.4负责辖区内的绿化、清洁、消杀日常管理;
4.5负责辖区内的公共秩序维护、车辆、消防日常管理;
4.6负责辖区内房屋本体、公共设施设备的日常维修养护,提供有偿维修服务;
4.7负责辖区内各项费用的收缴工作
4.8负责辖区内房屋装修管理;
4.9负责日常接待和客户投诉的处理;
4.10负责业主档案和本部门物业管理运作档案的管理;
4.11负责与业主委员会的沟通、协调;
4.12负责实施社区文化活动;
4.13负责制订本部门业务培训计划并组织相关人员实施;
第6篇 物业管理手册之成本管理系统
物业管理手册:成本管理系统
1 总则
1.1 为保证经营成果,增强企业的市场竞争力,各物业分公司必须重视成本管理工 作,在保证物业服务质量的前提下,努力降低内部运行成本。
1.2 各物业分公司成本管理应系统地策划和控制,对项目前期介入、日常物业服务 运作全过程实施成本控制,并重点加强对成本测算、目标成本确定、资金预算、采 购及分包、经济合同管理等工作。
1.3 各物业分公司应切实加强全员的成本意识,不断提高各级管理人员的成本控制 能力,并建立和健全本公司的成本管理制度。
2 成本管理业务范围
管理公司在物业服务领域建立的成本管理制度将根据各地物业服务运作的需 要,不断地进行补充和完善。成本管理制度包括,但不限于:
a) 成本控制;
b) 采购及分包;
c) 合同管理。
3 成本管理制度的执行与深化
各物业分公司成本管理必须遵循管理公司发布的制度规定,各物业分公司可根 据实际情况进行细化和延伸,但须经过管理公司审批确认后方可执行。
第7篇 物业管理手册之顾客需求调查指引
物业管理手册:顾客需求调查指引
1适用范围
1.1本指引主要适用于物业分公司(筹备处)在项目开盘前及入伙开展的顾客需求调查工作,为物业管理方案的深化提供必需的数据和信息。
1.2对正常运营项目,物业分公司为确切了解和掌握顾客需求,不断提高服务质量,实现持续的顾客满意,在开展顾客满意调查之外可参照本指引进行专项的顾客需求调查。
1.3对外承接物业项目过程中,为保证投标的取得预期成果,物业分公司根据实际需要,在征得委托方同意后可参照本指引规定开展顾客需求调查工作。
2目标顾客需求调查
2.1目标顾客的基础资料(包括年龄、职业、收入、联系方式等)由项目所在公司营销(策划)部提供,针对目标顾客的调查内容包括,但不限于:
a)目标顾客的职业类别划分;
b)目标顾客对au*物业品牌的认知;
c)目标顾客对竞争项目物业管理的印象;
d)目标顾客购买个案的主要原因;
e)目标顾客可接受的物业管理费的标准、收缴的方式;
f)目标顾客对未来物业管理公司提供的服务内容的要求和期望;
g)目标顾客的其他需求。
2.2物业分公司可采用答卷法、谈话法和电话调查等方法,对不同类别的目标顾客进行分组、抽样调查。
2.3在项目开盘前一个月,物业分公司根据以上调查结果拟订目标顾客物业服务需求调查报告,作为物业管理方案编制及深化修订的依据,目标顾客物业服务需求调查报告应作为物业管理方案的支持资料,在报批时一并提交。
3准业主需求调查
3.1准业主的基础资料(包括年龄、职业、收入、联系方式等)由项目所在公司营销(策
划)部提供,针对准业主的调查内容包括,但不限于:
a)准业主的职业类别划分及对日后物业管理的外部资源作用;
b)准业主购买本物业的用途;
c)对物业管理的需求期望;
d)物业管理难点的问题。
3.2物业分公司可采用答卷法、谈话法和电话调查等方法,对不同类别的准业主进行分组、抽样调查。
3.3在项目入伙前的3个月,物业公司根据以上调查结果拟订准业主物业服务需求调查报告,作为物业管理方案编制及深化修订的依据,目标顾客物业服务需求调查报告应作为物业管理方案的支持资料,在报批时一并提交。
第8篇 物业管理手册之管理体系
物业管理手册:管理体系
1 总则
1.1 管理公司物业服务管理体系的建立、实施和改进是为了不断增强顾客满意,提 升au*地产品牌。
1.2 物业服务管理体系的策划和建立必须与集团公司确立的核心理念保持一致,并 以书面文件系统地加以规定和阐述。
1.3 管理公司物业管理部负责物业服务管理体系的总体策划,建立管理公司层面的 物业管理制度,形成本手册及其支持文件。
1.4 本手册及其支持文件着重于界定管理公司、项目所在公司、物业分公司在物业 服务管理体系中的职能和角色,并对管理公司物业管理部具体负责操作的业务活动, 以及各物业分公司提供物业服务的统一规范要求做出规定。
1.5 各物业分公司必须在本手册及其支持文件的基础上,结合本公司的实际情况进 一步细化,形成本公司系统的物业服务操作文件。
2 管理体系建立和实施的基本原则
2.1 物业管理体系的建立和实施必须始终坚持两个导向:对外的顾客导向和对内的 业务流程导向。
2.2 顾客导向的原则要求我们应以增强顾客满意、赢得顾客忠诚为目的,确保顾客 需求和期望得到识别、确定和满足,并努力超越顾客的期望。各项目物业公司在建 立和实施管理体系时,应避免单纯强调内部的规范操作和风险控制,而忽视了顾客 的需要和期望。
2.3 业务流程导向的原则要求我们在规范和提升内部管理的过程中应充分关注业务 流程(过程),以业务流程为核心,在识别、分析和确定业务流程的基础上,合理划 分权责、明确工作方法和所需资源,确保业务流程的有效性和效率。
3 管理体系建立和实施过程
3.1 管理公司物业服务体系建立和运行的总体模式为:
a) 方案管理
识别、评审、确定顾客需求和期望,并系统地进行物业服务策划,明确服务目
标和内部过程运作要求; b) 目标管理 根据物业管理方案,全面建立目标管理责任制,明确各级管理者的努力方向和
工作责任;
c) 计划管理 通过系统的业务工作计划将目标的实现过程予以具体化,连续监控目标实现过
程,从而确保物业服务运作满足预期的策划(方案)的要求。
3.2 各物业分公司在遵循上述总体模式的基础上,对内部管理体系的策划和建立应 进一步应用以下思路和要求:
1) 识别物业服务体系所需要的全部过程;
2) 确定这些过程的顺序和相互作用,并合理的安排过程的顺序;
3) 确定这些过程运作和控制所需的准则和方法,并形成必要的文件;
4) 确保可以获得必要的资源和信息,以支持这些过程的有效运作和监控。
5) 测量、监控和分析这些过程;
6) 采取必要措施,保证取得预期成果,并持续改进。
4 管理体系对物业分公司总经理的要求
4.1 各物业分公司总经理是本公司建立和实施管理体系的第一责任人,必须确保在 本公司范围内建立和实施管理体系,并持续改进其有效性。为此,各物业分公司总 经理必须做到:
1) 采取适宜的措施,如培训、会议、宣传栏、简报、个别沟通等,向下属各级员工传达集团公司服务理念、管理公司物业服务方针和目标;
2) 将管理目标落实到各责任岗位,并为各岗位人员实现其目标提供必需资源;
3) 持续关注物业服务绩效,并在本公司范围建立正式途径进行沟通和交流;
4) 确保集团公司和管理公司各项管理制度在本公司的切实执行;
5) 确保本公司物业服务活动符合相关的法律法规的规定;
6) 定期开展物业服务监督检查、体系内部审核和管理评审,并持续改进服务和
管理体系。
4.2 各物业分公司总经理应指定一名副总或总助担任本公司管理者代表,或由自己 直接担任此角色,管理者代表可以是兼职,但必须承担本公司管理体系建立、实施 和保持的领导责任。
5 物业分公司体系文件
5.1 物业分公司应根据管理公司《物业管理制度》的要求,系统地建立本公司的体 系文件,借鉴iso9000体系文件的惯例做法,物业分公司体系文件可分为三个层次: 管理手册(质量手册、环境及职业安全手册等)、程序文件和作业指导书。物业分公司制订的所有体系文件均不得违反管理公司的制度规定。
5.2 物业分公司的管理手册是各地物业分公司根据本手册及其支持文件的规定,结 合本公司具体情况制订,陈述在本公司如何延伸、细化和执行管理公司的规定要求。
5.3 物业分公司的程序文件、工作指引和表格,应结合本手册的规定和实际需要制 订。
5.4 在符合本手册规定的前提下,各物业分公司自行制订的质量(环境、职业健康)手册、程序文件、涉及人力资源及经济权限的作业指导书必须在发布实施前报管理 公司物业管理部审批,其它作业指导书及表单的制作和修改由物业分公司总经理批 准即可使用。
第9篇 物业管理手册之物业项目承接
物业管理手册:物业项目承接
1总则
1.1本手册规定的物业项目承接主要是针对管理公司新开发项目以外的新物业项目承接,以及与物业小区业主委员会签订(续签)物业服务合同的过程。
1.2物业项目承接过程必须按管理公司规定的原则、程序和要求进行,有选择地参与外部物业小区的投标和洽谈,维持ee品牌的优质形象。
1.3各物业分公司在开展物业项目承接工作中应充分识别顾客需求和期望,确保本公司有能力满足顾客要求。
2相关职责界定
2.1物业分公司负责具体操作与业主委员会签订或续签物业管理服务合同,以及对外项目承接工作。
2.2项目所在公司负责审核所属物业分公司的对外承接项目意向、物业投标书、(前期)物业服务合同,以及合同续签时的物业管理方案。
2.3管理公司物业管理部负责批准物业分公司对外承接项目意向、物业投标书、(前期)物业服务合同,以及合同续签时的物业管理方案。
3对外物业项目承接
3.1基本规定
3.1.1管理公司不限制各地物业分公司在有条件的情况对外承接物业服务项目,但在具体操作前必须将对外承接项目的工作意向报经项目所在公司审核、管理公司经营委员会批准,批准后方可进行下一步的洽谈或报名参与投标。
3.1.2各地物业分公司对外承接项目应遵循国家《物业管理条例》的规定,通过投标方式承接物业服务项目。
3.2物业服务招标信息
3.2.1物业分公司接获并核实物业管理招标信息后,应迅速组织人员从开发商或托管单位获得招标文件或相关资料,报本公司总经理审查。需要购买招标文件的及缴纳投标押金的,必须先报总经理批准。
3.2.2物业分公司总经理负责组织相关人员对收集的初步信息进行分析,决定是否
参加投标。
3.2.4当决定参加投标时,物业分公司组织人员依据相关资料编制投标计划书,经本公司总经理审核签署后,报项目地产公司审核、管理公司经营委员会批准。投标计划书内容包括成本估算额、投标方案、投标时间等。
3.3投标申请
3.3.1经管理公司经营委员会批准后,物业分公司编制并向招标单位报送投标申请。
3.3.2投标申请的内容应包括:公司营业执照、专业人员配置、招标和投标方案。品质部负责组织相关部门配合接受招标单位的资质审查。
3.4投标工作小组
3.4.1物业分公司通过招标单位的资格审查,成为投标单位后,物业分公司总经理组织相关部门的专业人员参加投标工作小组,完成物业项目调查、招标文件分析、投标文件编制及评审、参加开标及中标后的合同谈判等工作。
3.4.2投标工作小组成员的任务分工、工作输出成果及时间进度等必须形成书面的投标工作计划。
3.4.3物业分公司品质部经理、财务部经理及相关必需的专业技术人员应为投标小组成员,全过程参与投标工作。
3.5投标文件编制
3.5.1物业分公司总经理负责组织投标小组成员详细研读招标文件,对招标文件的每一条款要求达成一致理解,并就需要澄清的事项列出问题清单及解决途径,在投标小组内分配工作任务,这些任务包括(不限于):
a)就招标文件中的问题与招标单位进行沟通、澄清;
b)进行物业项目现场踏勘,了解物业项目及周边区域情况;
c)开发商(或物业小区)过往与物业公司的合作表现;
d)当地物业法规及主管部门政策、工作惯例收集、研究;
e)需要时,开展相关市场及竞争对手调查等。
3.5.2上述各项工作完成后均必须形成书报告,详细陈述收集信息内容、来源、可
信程度,以分析结论和建议。
3.5.3投标工作小组应根据招标书的格式要求逐项考虑,编制相应的投标书。编制时主要考虑以下方面的要求:
a)标书的形式;
b)投标书表述的内容应符合招标书的情况;
c)适度的报价;
d)投标书所附的证据资料。
3.5.4投标书一般应包括以下内容:
a)投标函;
b)投标报价;
c)物业管理方案;
d)招标文件要求的其他材料。
3.5.5在招标单位没有具体规定物业管理方案、成本测算要求时,物业分公司应按
《物业管理方案编制要点》,以及《开办费用测算指引》、《日常运作成本测算指引》的规定执行。
3.6投标文件的评审与批准
3.6.1投标文件完成后,物业分公司总经理应组织投标小组成员对投标文件进行评审,评审结果应形成书面记录,并由参加人员联名签署。
3.6.2投标文件的评审应参照本手册第6.3节《合同管理》的规定内容进行,并着重考虑以下各方面的问题:
a)投标书格式是否满足招标文件的要求;
b)招标文件及沟通过程中的疑问是否均已澄清,并在投标文件中清晰体现;
c)物业管理方案是否有针对性,能否体现招标文件要求的特色,以及au*物业的品牌形象;
d)招标文件涉及的服务要求是否全部涵盖;
e)是否存在过度承诺,或可能导致分歧的表达;
f)成本测算是否合理、可行,等等。
3.6.3物业分公司内部投标文件评审通过后,应将投标文件及评审记录一并报项目
所在公司审核、管理公司经营委员会批准。
3.7投标书的报送及评标
3.7.1经管理公司经营委员会批准后的投标文件,物业分公司投标小组负责装订、密封并加盖单位印章和总经理印鉴,并按招标规定的时间报送招标单位参加开标。
3.7.2物业分公司总经理或指定专人代表公司参加招标单位的开标过程。根据招标单位要求,公司的投标代表对投标文件的解释和澄清必须在投标承诺范围内,对任何改变服务标准、收费标准,以及可能引起服务成本增加的事项,都必须重新按上述规定的程序进行评审和报批。
3.8中标及合同签订
3.8.1物业分公司收到招标单位中标通知后,应按本手册第6.3节《合同管理》的规定与招标单位进行合同文件的起草和谈判,招标文件中已确定合同文本样式的按本公司投标文件中的承诺执行。
3.8.2任何超出投标文件承诺范围的合同条款,或改变原审批过的合同条款,物业分公司总经理在正式签订合
同前报项目所在公司、管理公司经营委员会再次审批。
3.8.3所有参加投标的项目,如未能中标或未能最终签订(前期)物业服务合同的,物业分公司应向项目所在公司、管理公司物业管理部提交书面报告,详细分析未中标或未签订合同的原因,总结工作经验和教训。
3.8.4投标过程中形成的相关文件和记录由行政人事部统一存档保管,包括:投标计划书、招标文件、相关调查分析报告、投标文件及其评审记录等。
4业主委员会物业服务合同的签订(续签)
4.1各物业分公司在物业服务合同(或与开发商签订的前期物业服务合同)期满前,应组织本公司相关职能部门做好物业服务合同的续签工作。在合同期满前三个月应开展合同续签工作,并在合同期满前一个月完成物业服务合同的续签。
4.2物业分公司在与业主委员会就物业服务合同续签的洽谈过程,应完成以下工作:
a)总结分析上一合同期内的物业服务工作,对(前期)物业服务合同执行情况进行评估;
b)针对性开展业主(住户)调查,分析业主(住户)满意程序,收集业主(住户)
意见和要求;
c)必要时,开展针对性的竞争对手及周边地区物业服务市场调查;
d)针对业主委员会要求改进的方面,以及本公司认为在后续服务中有能力改进的方面进行策划,提出初步改进方案。
4.3针对顾客需求及行业市场的变化,物业分公司应在提出切实可行物业管理方案,在经济原则下满足顾客需求变化,适应行业市场竞争和发展。
4.4各地物业分公司在向业主委员会正式做出承诺,提交书面的物业管理方案或其它形式的物业服务策划文案前,应报项目所在公司审核、管理公司物业管理部批准。
4.5物业分公司与业主委员会正式签订物业服务合同前必须按本手册第6.3节的规定执行,履行相应的合同评审和批准手续。
5相关文件与记录
5.1wdwy-wi-mm4103物业管理方案编制要点
5.2wdwy-wi-mm6101开办费用测算指引
5.3wdwy-wi-mm6103日常运作成本测算指引
5.4投标计划书
5.5投标项目调查分析报告
5.6投标书
5.7物业管理方案
第10篇 物业管理手册之前言
物业管理手册:前言
1管理手册编制目的
为实现公司物业管理业务的持续发展,建立科学管理体系和运作规范,整体提升ee品牌形象,大连ee集团房地产管理有限公司组织编制了本《物业管理手册》。
《物业管理手册》是地产管理公司《经营管理制度》物业管理章节的进一步细化,系统地阐明了物业管理业务的管理政策和业务运作规范要求。管理公司期望通过《物业管理手册》的编制和实施,能在以下方面促进各地物业公司的经营和管理活动。
1)坚持以顾客为关注焦点,持续改进物业服务质量,赢得顾客满意和忠诚;
2)优化、整合物业服务流程,全面提升物业公司经营绩效;
3)明确企业责权体系,规范业务运作过程;
4)实现与地产开发业务的紧密衔接,确保企业整体运行的有效性和效率;
5)促进组织的学习和创新,持续积累和提炼物业服务理论和技术;
6)秉承集团'服务关注细节'的核心理念,具体诠释、丰富和发展ee地产品牌。
2管理手册编制依据
本手册编制过程中充分考虑了以下文件的规定和要求,并与之保持一致。
1)ee集团《行政管理制度》、
2)管理公司《经营管理制度》;
3)中华人民共和国《物业管理条例》;
4)2000版iso9000标准。
3管理手册的使用指南
3.1管理公司
3.1.1通过本手册及其支持文件的编制和实施,管理公司可以系统地对物业服务运作进行策划、指导和控制。管理公司应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行
管理责任的重要内容,不断丰富和积累物业服务运作的管理经验,持续提升决策和
监督水平。
3.1.2本手册及其支持文件是管理公司评价各项目所在公司、物业分公司物业管理业务运作效率和规范程度的客观依据,管理公司在审查项目所在公司、物业分公司提交的工作计划、报告,或进行现场检查时,均应评估项目所在公司、物业分公司业务运作过程及其结果与本手册规定的符合程度。
3.1.3管理公司物业管理部及其他职能部门在项目开发前期阶段,必须按本手册及其支持文件的规定认真履行其在物业服务领域的具体操作职责。
3.2项目所在公司
3.2.1项目所在公司在项目开发前期阶段履行物业服务领域的具体操作职责,以及对物业分公司的日常物业服务运作实施监督时必须依据本手册及其支持文件的规定。
3.2.2根据业务发展需要,项目所在公司在组建新的物业分公司(及管理处)时,可依据本手册及其支持文件对新公司员工进行系统的业务制度培训,并将本手册及其支持文件作为新公司管理层实施业务运作管理的基础。
3.2.3本手册及其支持文件的学习、应用和完善,是项目所在公司人员不断加深物业后期服务的专业认识,规避房产开发过程中的物业服务风险,并对物业分公司实施有效监督的重要途径之一。
3.3物业分公司
3.3.1本手册及其支持文件明确了管理公司对物业分公司业务运作的基本要求,是各物业分公司进行沟通和决策的基本规范。
3.3.2各物业分公司在具体物业服务过程中,必须遵循本手册及其支持文件的强制性规定。
3.3.3各物业分公司在日常管理工作中,应将本手册及其支持文件作为员工业务培训的基本内容,所有新入职员工均必须学习本手册及其支持文件的规定,并作为正式聘用的考核依据之一。
3.3.4通过本手册的修订完善和实施,各物业分公司可以有效地学习、交流成功的
业务运作经验。
4管理手册的解释、效力和控制
4.1本物业管理手册必须经管理公司经营管理委员会批准正式发布。
4.2本手册规定是ee集团房地产管理有限公司在物业服务领域的纲领性文件,所有与物业服务相关的业务和活动均必须遵循本手册及其支持文件的规定,包括管理公司各职能部门、所有下属项目所在公司和物业分公司。
4.3本手册及其支持文件的规定必须与集团、管理公司的制度规定保持一致,所有与集团公司和管理公司制度不一致之处均按集团公司和管理公司的规定执行,并及时知会管理公司物业管理部协调修订。
4.4管理公司物业管理部负责本手册的管理,包括:发放、控制、解释和修订等。管理手册在各项目所在公司、物业分公司内的发放,由该公司行政部门负责,必须保证各工作岗位得到最新版本的受控文件。未经管理公司领导批准,任何人员不得复制或向外单位(个人)提供本手册副本。
4.5本手册在执行过程中可以根据实际需要进行修订,管理公司鼓励各级员工针对管理手册提出修订建议,但任何涉及管理手册的修订建议,均应以书面形式报告管理公司物业管理部。
第11篇 物业管理手册之项目所在公司物业管理职能
物业管理手册:项目所在公司的物业管理职能
1.执行法律法规及管理公司关于物业管理的制度
1.1 负责执行管理公司在物业管理职能的总体经营决策,接受管理公司在物业管 理范围的监督和考核。
1.2 负责以物业管理条例规定形式选聘物业管理企业,签订书面前期物业服务合 同。
1.3 负责按照国家法规要求向物业分公司提供物业管理用房。
1.4 负责组织物业分公司接管物业项目,保证移交物业产权清晰、质量合格。
1.5 按照国家规定的保修期限和保修范围,负责承担物业的保修责任。
1.6 负责及时、足额向物业分公司支付所有未售出空置房屋的物业管理费和维修 基金。
1.7 负责在销售物业之前制定业主临时公约,向物业买受人出示和说明。
2.对物业分公司实施监管
2.1 负责对物业分公司实施管理,提供资源支持,对物业管理成本、进度、质量等经营状况负责。
2.2 负责对物业分公司财务实施垂直管理,控制物业管理总成本。
2.3 负责与物业分公司签订目标管理责任书,确定物业管理考核目标,定期对物业分公司进行业绩考评。
2.4 负责物业分公司总经理、副总经理、总经理助理、物业管理处(园区)主任的招聘、薪酬、人事任免事项。其中总经理须通过管理公司行政部及物业管理部面试,总经理、副总经理、物业管理处(园区)主任须按《au* 集团行政管理制度汇编》第一部分第二章'聘用权限'第 2 条办理后方可 进行任免。
3.对物业分公司的支持
3.1 负责为物业分公司提供物业启动费及相关的资源支持。
3.2 负责对物业分公司提供必要的房地产相关业务培训。
3.3 负责审核、支持和监督物业分公司对外开展物业管理业务承接。
