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第1篇 物业文件报批信息传递程序管理规定
物业文件报批和信息传递程序管理规定
1、目的:
为规范文件报批和信息传递流程,减少管理失误,提高效率。
2、适用范围:
____(顾问项目)管理处
3、职责:
信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。
4、方法和过程控制:
4.1文件报批流程
4.1.1关于报批部门
4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。
4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部;
4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理;
4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。
4.1.2报批程序
4.1.2.1由单一部门审批的文件,由报批部门直接报相应审批部门审批;
4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批,由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。
4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人(可抄送相关人员)。
4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象,收件人负责文件的审批跟踪。
4.1.2.5文件须有签署人。
4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。
4.2信息传递管理制度
4.2.1各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。
4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作。
4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。
4.2.4员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。
4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》,并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门,其中重大、突发事件,在事发生后1小时内上报经理或有关领导,所采取措施应在三天之内上报。
4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管,否则将视为重大的违反公司规定处理。
4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应每月更换一次,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。
4.2.8不得利用internet及e-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。
4.2.9不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。
4.2.10操作时,应遵守internet国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.2.11不得利用internet从事私人工作,综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。
第2篇 电脑u盘文件管理规定
为规范公司所有电脑设备的使用和电脑u盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:
1、各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。
2、公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。
3、公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。
4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好u盘备份,并在'文件打印登录本'中详细登记该文件的标题、目录名、u盘号、打印日期等。
5、公司各部门在做好u盘备份后,连同所有原本由各部门保管的u盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。
_财务部之u盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,不得泄露公司机密。
6、各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写'密码设置申请单'向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。
7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。
8、各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的u盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。
9、未经许可不得将公司的u盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。
10、各种耗材(u盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。
11、对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。
12、因使用软件而做备份的u盘应由使用人编号,禁止带出,该u盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。
13、电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。
14、电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。
15、与外界交流的u盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司u盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。
16、设备使用范围
(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出u盘。
(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。
(3) 下班时应切断电源,套上'防静电电脑保护套'。
(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。
(5) 电源开启顺序为:接线板→ups→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。
(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。
(7) 禁止带电时插、拔插头。
(8) 共享打印机时,应按规定填制'打印登记表'
(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。
17、个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。
18、下班前必须按正确操作退出系统并关机。
管理部将不定期的进行检查,凡违反第1、16、17条规定者,将被处以50-200元的罚款。
第3篇 仓库管理规定三级文件
仓库管理规定三级文件仓库管理规定仓库管理制度是指对仓库各方面的流程操作、作业要求、注意细节、7s管理、奖惩规定、其他管理要求等进行明确的规定,给出工作的方向和目标,工作的方法和措施;且在广的范畴内是由一系列其他流程文件和管理规定形成的,例如“仓库安全作业指导书”“仓库日常作业管理流程”“仓库单据及帐务处理流程”“仓库盘点管理流程”等等。
一、物资的验收入库仓库管理制度
1、 物资到公司后库管员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点,经使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后,方可入库。
2、 对入库物资核对、清点后,库管员及时填写入库单,经使用人、货管科主管签字后,库管员、财务科各持一联做帐,采购人员持一联做请款报销凭证。
3、 库管要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库。a)未经总经理或部门主管批准的采购。b)与合同计划或请购单不相符的采购物资。c)与要求不符合的采购物资。
4、 因生产急需或其他原因不能形成入库的物资,库管员要到现场核对验收,并及时补填'入库单'。
二、 物资保管仓库管理制度
1、 物资入库后,需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放,做到'二齐、三清、四号定位'。a)二齐:物资摆放整齐、库容干净整齐。b)三清:材料清、数量清、规格标识清。c)四号定位:按区、按排、按架、按位定位。
2、 库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点,若发现误差须及时找出原因并更正
3、 库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对,确保报表数据的准确性和可靠性。
三、 物资的领发仓库管理制度
1、 库管员凭领料人的领料单如实领发,若领料单上主管或总经理未签字、字据不清或被涂改的,库管员有权拒绝发放物资。
2、 库管员根据进货时间必须遵守'先进先出'的仓库管理制度原则。
3、 领料人员所需物资无库存,库管员应及时通知使用者,使用者按要求填写请购单,经总经理批准后交采购人员及时采购。
4、 任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资,不得在货架或货位中乱翻乱动,库管员有权制止和纠正其行为。
5、 以旧换新的物资一律交旧领新;领用的各种工具均要上工具卡,并由领用人和总经理签字。
四、 物资退库仓库管理制度
1、 由于生产计划更改引起领用的物资剩余时,应及时退库并办理退库手续。
2、 废品物资退库,库管员根据'废品损失报告单'进行查验后,入库并做好记录和标识。仓库管理制度小结:
1、 仓库是企业物资供应体系的一个重要组成部分,是企业各种物资周转储备的环节,同时担负着物资管理的多项业务职能。它的主要任务是:保管好库存物资,做到准确,质量完好,确保安全,收民迅速,面向生产,服务周到,降低费用,加速资金周转。
2、 仓库设置要根据工厂生产需要和厂房设备统筹规划,合理布局;内部要加强经济责任制,进行科学分工,形成物资分口管理的保证体系;业务上要实行工作质量标准化,应用现代管理技术和abc分类法,不断提高仓库管理水平。
一、库房管理目的:
(一) 仓库标准化管理,保证材料及产品在存储期间的质量。
(二) 及时为生产提供优质的材料、零配件以及半成品。
(三) 及时为销售部门提供合格优质的产成品。
(四) 明晰、完整、及时记录出入库情况,定期与财务部汇报数据。
(五) 出入库管理办法:原材料和成品按以下九个大项分类管理。
1、 塑料件;
2、 橡胶件;
3、 标准件;
4、 电子件;
5、 电机;
6、 软化剂;
7、 外加工;
8、 包装物;
9、 产成品;
二、 原材料入库。外购原材料到货后,库房管理员应按实际情况填写《入库单》,并仔细核对物资的数量、规格、型号,核对无误后入库。
三、 产成品入库。
(一) 经品质部验收合格并填写《检验移交单》后入库。
(二) 对需要质量验收的原材料。
四、 入库时先标识。
(一) 待验品,按规定及时通知质检部门进行验收,经认定合格的原材料放入指定合格品区域。判定不合格则标识“不合格品”标识,隔离堆放。
(二) 在验收过程中发现数量、规格型号、颜色、质量及单据等不符合时,应立即向有关部门反映,以便及时查清、解决问题,必要时通告对方。
五、 对临时寄存在库房的货品,必要时划出区域,隔离存放,做好“待处理品”标识。
六、 对退货产品的处理应按《退货单》进行清点和出入帐,并查明退货原因。对退货属返修产品,需报生产部与供应部,由生产开具《返修产品领料单》进行返修;对退货属报废产品由品质部验收签字后入废品库,并报总经理批准后进行报耗。
七、 对于不合格品、生产过程中合理消耗产生的废品需入废品库,经品质部和生产相关责任人签字后方可入库。废品库需明确划分。
八、 入库物资的堆放必须符合先进先出的原则。
九、 入库物资应及时入库。
十、 原材料的出库与发放:
(一) 凡属产品配套原料,由生产部出具生产通知单和生产领料清单。由仓库保管员进行分解消化,车间专人来领取原材料,严格按《生产领料清单》的规格、型号、数量等发放。
(二) 用于生产过程中造成报废或损失而需进行补料,则需由生产部开出《补料单》后方可发放。
(三) 非生产所用的物资发放,需严格审批手续、必要时需务副总经理批准,凭《领料单》发放。
(四) 物资(包括成品)的发放力求先进先出,具体按仓库物资先进先出执行规范进行操作。当面点清数量,核对规格名称,并及时登记处入帐(手工及电脑帐),做到帐、物相一致,帐、帐相符。
(五) 废品库内物资由生产部负责处理,并保留处理清单。并负责组织出库,仓库人员严格清点数量,出库时开具产品出库单,并及时登记入帐。
十一、物资贮存与防护
(一) 物资定期盘点数量,确认库存的余缺情况,上报相关部门,并有财务部进行抽查。
(二) 仓库应编制平面定置图,将物资合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包装破损,妥善保管,杜绝积压,反对浪费,及时提供相关信息。
(三) 仓库做到通风、干燥、清洁、安全,防尘和避光防止产品损坏变质。储存易燃物品的库房还应做到密封、并远离火源、热源。
(四) 有色金属上货架,保持通风,非金属及电器材料,应分品种、规格、型号存放,摆设合理。
(五) 做好物资的标识管理,包括产品标识及监视和测量状态标识,严防误用。
(六) 对有贮存期限要求的物资,按时检查库存情况,以便及时发现变质苗头。对超期物资标志待处理标识及时开具送验单交品质部重新验证,验证符合要求的标志合格品可继续使用,不符合要求的标志“不合格品”识移交废品库。并作好记录。
(七) 对于长期库存(既超过质保期限经质检部合格的库存物资)在电脑帐及手工帐中做好标并及时及通知财务部。
(八) 非工艺损耗或其他原因而产生的材料多余,仓库必须及时配合车间做好退料工作,退料需查清余料原因,核对材料的应余数,及时办理退料手续及入帐。
(九) 对于残余的原材料或不满包装的材料根据实际包装情况,进行封口或封箱处理。
十二、 应急情况处理
(一) 遇到紧急情况如失火及突发性天灾时应及时联络值班领导,及时采取相应的措施。
(二) 灭火使用泡沫及干粉灭火器(易燃物品需使用泡沫灭火器)。
十三、 库房管理规定
(一) 公司各类库房由指定专人负责。
(二) 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,发现短缺或损坏,应立即拆包核查,如发现实物与入库单数量、规格、质量不符合,库房管理人员应向交货人提出并通知有关负责人。
(三) 库房物品存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
(四) 严格管理账单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。
(四) 严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单。
(五) 库房物资未经允许不得外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,并办理外借手续。
(六) 每月需对库房进行盘点、整理,对帐实不符及时上报,不得隐瞒。
(七) 严格按照公司管理规定办事,不允许非工作人员进入库房。
(八) 库房管理要做到清洁整齐、码放安全、防火防盗。
(九) 库房内严禁吸烟,禁上明火,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮、防鼠,相关管理制度张贴于明显位置,禁烟、禁火标识应设置于库房大门外。
(十) 因管理不善造成物品丢失、损坏,物品管理人员应承担不低于物品价值20%的经济损失。
十四、 本制度自颁布之日起实施。
第4篇 公司ems程序文件：消防设备管理规定
公司ems程序文件范本:消防设备管理规定
十九.消防设备管理规定
1.目的
用来规范和指导公司所有消防设备、消防器材的配置、使用、更新等行为:确保公司的消防设备器材始终处在最佳备用状态。
2.范围
适用于公司所有消防设备、消防器材的管理。
3.定义
3.1消防栓:与城市自来水道相通的自来水高压阀门,当需要扑灭较大面积火灾时,可打开阀门,即有高压水龙喷出。
3.2消防带:与消防栓相连的水带,在备用状态时,以缠卷状置于消防栓箱内。
3.3消防报警器:安置在消防栓箱内的一种报警装置,当火警发生时,按指示将该装置表面玻璃击碎报警,该装置会自动增加水压,并发生报警声。
4.职责
a)各车间、办公室负责各自区域消防设备的日常点检及维护工作;
b)行政部负责公司所有消防设备的维修和更换工作;
c)公司安全委员会负责每月对公司所有消防设备进行监督检查。
5.程序
5.1各车间、办公室每两月对所属区域的消防设备进行一次点检,将检查结果填入《消防设备点检单》,并在25日之前交行政部存档。
5.2行政部应及时审核点检表,对异常情况应及时采取纠正和预防措施,并记录在《消防设备维修单》中。
5.3消防设备应由受过培训专人管理,如发现异常情况,及时向行政部或公司安委会反馈。由行政部负责维修或更换。
5.4公司安委会通过每月一次的安全检查,监督消防设备的管理情况,如发现异常问题,及时反馈行政部。
5.5消防设备应放置在指定位置,便于取得,并保持设备整洁,始终处于可立刻使用状态。
5.6应根据周围环境配置不同的消防器材。
5.6.1不同类型灭火器适用环境:
a)干粉灭火器:利用co2或氮气干粉抢救石油产品、有机溶剂等易燃液体、可燃气体和电气设备的初起火灾。
b)二氧化碳灭火器:适用于扑救电气设备、精密仪器、图书档案及范围不大的油类、气体和一些不能用水扑救的物质所引起的火灾。
5.6.2公司消防设备器材配置情况见公司消防平面图。
5.7已不能使用的消防器材应及时撤换,并做报废处理。
5.8每次使用完的灭火器,应及时到指定地点补充灭火剂。
5.9消防器材附近严禁堆放其他物品,以保证消防通道的畅通。
5.10紧急出口处严禁堆放任何物品,并保证至少有1.2米宽的紧急通道。
5.11消防带不可有打结,消防报警器应保持高度灵敏。
第5篇 监理项目部策划文件编制审批管理规定
为了确保监理项目部监理技术资料的及时性、符合性和完整性，加强工程技术资料的储备管理，努力提高监理服务水平，根据监理项目部的实际情况并依据《国家电网项目部监理项目部标准化工作手册》、《吉林省电力建设监理有限责任公司管理规定》等有关规定，制定本规定：
1．《建设监理规划》、《创优监理实施细则》由总监理工程师主持编写、专业监理工程师参与编写。编写的内容要结合所监理工程的特点和难点进行编写，不能简单复制和抄写。编写完成后报公司审查，并根据公司审查意见修改、完善后最终报公司领导审核批准。
2．《建设标准强制性条文执行计划》由监理项目部总监理工程师主持编写、专业监理工程师编写。编写完成后报监理项目部总监审批。
3．《专业监理实施细则》、《安全监理工作方案》、《监理旁站方案》、《监理项目部专项现场应急处理预案》等专业性文件由各专业监理工程师编写，并由总监理工程师审核批准。
第6篇 电脑盘文件管理规定
为规范公司所有电脑设备的使用和电脑u盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:
1、 各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。
2、 公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。
3、 公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。
4、 电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好u盘备份,并在'文件打印登录本'中详细登记该文件的标题、目录名、u盘号、打印日期等。
5、 公司各部门在做好u盘备份后,连同所有原本由各部门保管的u盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。
_财务部之u盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,不得泄露公司机密。
6、 各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写'密码设置申请单'向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。
7、 公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。
8、 各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的u盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。
9、 未经许可不得将公司的u盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。
10、 各种耗材(u盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。
11、 对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。
12、 因使用软件而做备份的u盘应由使用人编号,禁止带出,该u盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。
13、 电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。
14、 电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。
15、 与外界交流的u盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司u盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。
16、 设备使用范围
(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出u盘。
(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。
⑶ 下班时应切断电源,套上'防静电电脑保护套'。
(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。
(5) 电源开启顺序为:接线板→ups→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。
(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。
(7) 禁止带电时插、拔插头。
(8) 共享打印机时,应按规定填制'打印登记表'
(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。
17、 个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。
18、 下班前必须按正确操作退出系统并关机。
管理部将不定期的进行检查,凡违反第
1、
16、 17条规定者,将被处以50-200元的罚款。
第7篇 监理部策划文件编制审批管理规定
为了确保监理项目部监理技术资料的及时性、符合性和完整性,加强工程技术资料的储备管理,努力提高监理服务水平,根据监理项目部的实际情况并依据《国家电网项目部监理项目部标准化工作手册》、《吉林省电力建设监理有限责任公司管理规定》等有关规定,制定本规定:
1.《建设监理规划》、《创优监理实施细则》由总监理工程师主持编写、专业监理工程师参与编写。编写的内容要结合所监理工程的特点和难点进行编写,不能简单复制和抄写。编写完成后报公司审查,并根据公司审查意见修改、完善后最终报公司领导审核批准。
2.《建设标准强制性条文执行计划》由监理项目部总监理工程师主持编写、专业监理工程师编写。编写完成后报监理项目部总监审批。
3.《专业监理实施细则》、《安全监理工作方案》、《监理旁站方案》、《监理项目部专项现场应急处理预案》等专业性文件由各专业监理工程师编写,并由总监理工程师审核批准。
第8篇 文件管理规定范本
1. 范围
1.1本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
1.2本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。
2. 引用文件和术语
山东诚信工程建设监理有限项目部《工程档案管理规定》及《文件控制程序》。
3. 职责
3.1总监理工程师
3.1.1组织编写项目监理部文件管理规定,指定信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。
3.1.2明确监理信息流程。
3.1.3主持整理工程项目的监理资料。
3.2专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3、信息管理员
3.3.1根据项目监理部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
3.3.2各类文件应编号、登记,建立文件台帐,对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。
3.3.3各类文件应分卷存档,文件与分卷目录排序相符,编号与目录序号一致,便于查找和检索。
4. 文件控制
4.1项目监理部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.2在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一建立存放目录,及时将文件资料分类存放,进行集中收、发和存放管理。
4.3在获得各种文件资料之后,首先要对资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。项目监理部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.4安全监理文件的内容:
4.4.1国家有关法律法规。
4.4.2工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。
4.4.3项目监理部制订的安全监理实施细则,安全监理工作总体计划,安全监理规定,监理部环保策划,监理部安全教育培训、安全技术交底计划,监理部应急预案,危险点分析及预控措施等。
4.4.4安全监理工作方案、措施。
4.4.5 安全监理月份工作计划。
4.4.6电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表,安全信息周报,安全事故档案。
4.4.7整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。
4.4.8各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。
4.4.9监理部安全监理工作便函通知。
4.4.10监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。。
4.4.11监理部对施工单位安全检查、评价,监理部安全检查通报。
4.4.12安全监理工作总结、汇报等文件。
4.5项目监理部信息员应建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.6项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于项目监理部负责组织的安全工作等会议,由项目监理部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实,规范,参与各方签字确认后按程序分发。
4.7对上级下发的安全监理文件经总监签阅,安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求,对上级来文一日内送达或以传真方式发(传)至施工单位项目部、监理组。
4.8为防止日常查阅造成文件混乱,定期对安全监理工作文件进行整理、核查,确保文件的完整、有序。
第9篇 机要文件管理规定范文
第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。
外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。
第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。
第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。
第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。
第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。
第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写_中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。
第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。
第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。
第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。
第10篇 仓库管理规定c三级文件
仓库管理规定三级文件
仓库管理规定
仓库管理制度是指对仓库各方面的流程操作、作业要求、注意细节、7s管理、奖惩规定、其他管理要求等进行明确的规定,给出工作的方向和目标,工作的方法和措施;且在广的范畴内是由一系列其他流程文件和管理规定形成的,例如“仓库安全作业指导书”“仓库日常作业管理流程”“仓库单据及帐务处理流程”“仓库盘点管理流程”等等。
一、物资的验收入库仓库管理制度
1、物资到公司后库管员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点,经使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后,方可入库。
2、对入库物资核对、清点后,库管员及时填写入库单,经使用人、货管科主管签字后,库管员、财务科各持一联做帐,采购人员持一联做请款报销凭证。
3、库管要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库。
a)未经总经理或部门主管批准的采购。
b)与合同计划或请购单不相符的采购物资。
c)与要求不符合的采购物资。
4、因生产急需或其他原因不能形成入库的物资,库管员要到现场核对验收,并及时补填'入库单'。
二、物资保管仓库管理制度
1、物资入库后,需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放,做到'二齐、三清、四号定位'。
a)二齐:物资摆放整齐、库容干净整齐。
b)三清:材料清、数量清、规格标识清。
c)四号定位:按区、按排、按架、按位定位。
2、库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点,若发现误差须及时找出原因并更正
3、库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对,确保报表数据的准确性和可靠性。
三、物资的领发仓库管理制度
1、库管员凭领料人的领料单如实领发,若领料单上主管或总经理未签字、字据不清或被涂改的,库管员有权拒绝发放物资。
2、库管员根据进货时间必须遵守'先进先出'的仓库管理制度原则。
3、领料人员所需物资无库存,库管员应及时通知使用者,使用者按要求填写请购单,经总经理批准后交采购人员及时采购。
4、任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资,不得在货架或货位中乱翻乱动,库管员有权制止和纠正其行为。
5、以旧换新的物资一律交旧领新;领用的各种工具均要上工具卡,并由领用人和总经理签字。
四、物资退库仓库管理制度
1、由于生产计划更改引起领用的物资剩余时,应及时退库并办理退库手续。
2、废品物资退库,库管员根据'废品损失报告单'进行查验后,入库并做好记录和标识。
仓库管理制度小结:
1、仓库是企业物资供应体系的一个重要组成部分,是企业各种物资周转储备的环节,同时担负着物资管理的多项业务职能。它的主要任务是:保管好库存物资,做到准确,质量完好,确保安全,收民迅速,面向生产,服务周到,降低费用,加速资金周转。
2、仓库设置要根据工厂生产需要和厂房设备统筹规划,合理布局;内部要加强经济责任制,进行科学分工,形成物资分口管理的保证体系;业务上要实行工作质量标准化,应用现代管理技术和abc分类法,不断提高仓库管理水平。
一、库房管理目的:
(一)仓库标准化管理,保证材料及产品在存储期间的质量。
(二)及时为生产提供优质的材料、零配件以及半成品。
(三)及时为销售部门提供合格优质的产成品。
(四)明晰、完整、及时记录出入库情况,定期与财务部汇报数据。
(五)出入库管理办法:原材料和成品按以下九个大项分类管理。
1、塑料件;
2、橡胶件;
3、标准件;
4、电子件;
5、电机;
6、软化剂;
7、外加工;
8、包装物;
9、产成品;
二、原材料入库。
外购原材料到货后,库房管理员应按实际情况填写《入库单》,并仔细核对物资的数量、规格、型号,核对无误后入库。
三、产成品入库。
(一)经品质部验收合格并填写《检验移交单》后入库。
(二)对需要质量验收的原材料。
四、入库时先标识。
(一)待验品,按规定及时通知质检部门进行验收,经认定合格的原材料放入指定合格品区域。判定不合格则标识“不合格品”标识,隔离堆放。
(二)在验收过程中发现数量、规格型号、颜色、质量及单据等不符合时,应立即向有关部门反映,以便及时查清、解决问题,必要时通告对方。
五、对临时寄存在库房的货品,必要时划出区域,隔离存放,做好“待处理品”标识。
六、对退货产品的处理应按《退货单》进行清点和出入帐,并查明退货原因。对退货属返修产品,需报生产部与供应部,由生产开具《返修产品领料单》进行返修;对退货属报废产品由品质部验收签字后入废品库,并报总经理批准后进行报耗。
七、对于不合格品、生产过程中合理消耗产生的废品需入废品库,经品质部和生产相关责任人签字后方可入库。废品库需明确划分。
八、入库物资的堆放必须符合先进先出的原则。
九、入库物资应及时入库。
十、原材料的出库与发放:
(一)凡属产品配套原料,由生产部出具生产通知单和生产领料清单。由仓库保管员进行分解消化,车间专人来领取原材料,严格按《生产领料清单》的规格、型号、数量等发放。
(二)用于生产过程中造成报废或损失而需进行补料,则需由生产部开出《补料单》后方可发放。
(三)非生产所用的物资发放,需严格审批手续、必要时需务副总经理批准,凭《领料单》发放。
(四)物资(包括成品)的发放力求先进先出,具体按仓库物资先进先出执行规范进行操作。当面点清数量,核对规格名称,并及时登记处入帐(手工及电脑帐),做到帐、物相一致,帐、帐相符。
(五)废品库内物资由生产部负责处理,并保留处理清单。并负责组织出库,仓库人员严格清点数量,出库时开具产品出库单,并及时登记入帐。
十一、物资贮存与防护
(一)物资定期盘点数量,确认库存的余缺情况,上报相关部门,并有财务部进行抽查。
(二)仓库应编制平面定置图,将物资合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包装破损,妥善保管,杜绝积压,反对浪费,及时提供相关信息。
(三)仓库做到通风、干燥、清洁、安全,防尘和避光防止产品损坏变质。储存易燃物品的库房还应做到密封、并远离火源、热源。
(四)有色金属上货架,保持通风,非金属及电器材料,应分品种、规格、型号存放,摆设合理。
(五)做好物资的标识管理,包括产品标识及监视和测量状态标识,严防误用。
(六)对有贮存期限要求的物资,按时检查库存情况,以便及时发现变质苗头。对超期物资标志待处理标识及时开具送验单交品质部重新验证,验证符合要求的标志合格品可继续使用,不符合要求的标志“不合格品”识移交废品库。并作好记录。
(七)对于长期库存(既超过质保期限经质检部合格的库存物资)在电脑帐及手工帐中做好标并及时及通知财务部。
(八)非工艺损耗或其他原因而产生的材料多余,仓库必须及时配合车间做好退料工作,退料需查清余料原因,核对材料的应余数,及时办理退料手续及入帐。
(九)对于残余的原材料或不满包装的材料根据实际包装情况,进行封口或封箱处理。
十二、应急情况处理
(一)遇到紧急情况如失火及突发性天灾时应及时联络值班领导,及时采取相应的措施。
(二)灭火使用泡沫及干粉灭火器(易燃物品需使用泡沫灭火器)。
十三、库房管理规定
(一)公司各类库房由指定专人负责。
(二)采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,发现短缺或损坏,应立即拆包核查,如发现实物与入库单数量、规格、质量不符合,库房管理人员应向交货人提出并通知有关负责人。
(三)库房物品存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
(四)严格管理账单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。
(四)严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单。
(五)库房物资未经允许不得外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,并办理外借手续。
(六)每月需对库房进行盘点、整理,对帐实不符及时上报,不得隐瞒。
(七)严格按照公司管理规定办事,不允许非工作人员进入库房。
(八)库房管理要做到清洁整齐、码放安全、防火防盗。
(九)库房内严禁吸烟,禁上明火,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮、防鼠,相关管理制度张贴于明显位置,禁烟、禁火标识应设置于库房大门外。
(十)因管理不善造成物品丢失、损坏,物品管理人员应承担不低于物品价值20%的经济损失。
十四、本制度自颁布之日起实施。
第11篇 学校物业维修服务部文件资料管理规定
学校物业维修服务部文件、资料管理规定
(一)凡接到学校、集团印发的文件,都必须进行编号登记。
(二)需要传阅学习的文件,经由维修部主任签字,分送下发管理部门传阅学习。
(三)属于绝密文件只限指定人员阅读,各类文件要按时收回、归档,做到不丢失,不泄密。
(四)对过期作废或无保存价值的文件,资料要按规定进行销毁。
(五)对有保留价值的文件、资料、档案、照片、软盘、图片、音像等材料妥善保管。
(六)维修部大事记需由专人记载,年末整理及时归档。
第12篇 物业管理公司文件管理规定（3）
物业管理公司文件管理规定(三)
第一条公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性,是上传下达公司旨意的有效手段。
第二条公司文件分为公司文件和部门文件两种,公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。
第三条涉及部门以上的文件,原则上由部门提出,公司统一发文颁布。
第四条公司各部门颁布的文件,必须抄送公司综合服务部存档备查,各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例,参照公司统一颁布的制度制订,并经公司综合服务部核稿方为有效。
第五条各部门应积极主动传阅有关文件,并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录,如有异议,在两天内向归口部门提出,直到解释圆满。
第六条文件传阅后要求妥善保管,不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的,将追究部门负责人的经济责任。
第八条文件行文管理程序和要求:
一、拟稿:根据重大决策内容,有必要下发的,应指定有一定业务素质人负责拟稿,内容要求简明扼要、实际,语句通顺,通俗易懂。
二、核稿与签发:一般情况下,各种文件拟稿完毕后,必须由部门负责人核稿,无差错后方可由主管人员签发,涉及面广的,应有会签记录。
三、文件的下发:文件必须手续齐全,打印完毕后,及时下发各有关部门和个人,在下发时,做到有专人收签名,不经签名不发,发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿,按文号及标题登记,以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查,并作为经济责任制进行考核。
第13篇 工程项目文件资料管理规定
1、内容
工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。
2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。
3、文书与资料处理要点
1) 项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。
2) 项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。
3) 对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件,可拒收或不予办理。
4) 按照iso9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。
4、文件往来与信息传递
1) 外发出的所有文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。
2) 文件签发分三级管理
① 一级文件:必须由项目经理或项目副经理签发,所有经项目经理审阅的施工组织设计;季、月度计划;重要的会议记录[[(必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。
② 二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)
③ 三级文件: 会议通知等。
3) 文件的分发与传递
① 一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。
② 外来文件,必须由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。
③ 有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。
4) 发文规则
① 所有文件使用统一文稿纸,由办公室印制。
② 文件署名签发必须用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。
5) 归档时间
施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员提供竣工资料,归档。
6) 档案的借阅
为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。
7) 档案的检查、核对及移交
工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。
第14篇 a学院机要文件管理工作规定
学院机要文件管理工作规定
为了加强机要文件的管理,进一步规范机要文件的处理程序,结合我院实际,制定本规定。
1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件,均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围,送有关领导或有关处室签收和阅处。
2、机要人员对所有来文进行登记,经办公室主任阅处后,送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。
3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时,不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批,因公出差或参加两天以上会议时,应将传阅文件退还机要室,未看完的文件,待回院后再阅。阅文时,对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。
4、对院领导批示要求职能部门办理的文件,机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。
5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件,也应先退回院机要室,由机要人员按照院领导的批示,立即送职能部门并办理文件借阅手续,而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。
6、文件传阅、处理结束,承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后,退回机要室统一保管。有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的,可在机要室办理借阅手续,但保留期限不得超过1个月。
7、上级来文的复印,按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时,应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。
8、凡发到各部门的机要文件,各单位必须认真管理、清理。使用完后,按照规定时间,及时清退交机要室。
9、凡涉及机要文件的领导和工作人员,必须严格遵守国家保密条例,严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定,文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管,对丢失文件或泄密者,要按照有关规定追究责任。
第15篇 _地产公司档案文件资料管理规定
地产公司档案文件资料管理规定
为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:
第一部分:公司档案资料管理
第一条 档案的定义与范围
档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 档案管理的原则
档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条 档案管理的责任部门和责任人
公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;
各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条 归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8.公司法律事务管理方面的文件材料;
9.公司各项目的技术图纸等资料;
10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12.公司历年获奖资料。
第五条 归档要求
整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:
1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;
2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条 过程管理
属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条 档案销毁规定
公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。
部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条 档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条 档案备份规定
公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条 档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条 档案保密规定
公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
