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有哪些
在酒店运营中，采购管理与差旅制度是两个关键环节。它们涉及到日常运营成本控制和员工出行效率。通常，酒店采购管理包括食材、用品、设备的选购与维护，而差旅制度则涉及员工出差的审批流程、费用报销和行程安排。
内容是什么
1. 采购管理：需建立供应商评估体系，确保产品质量和价格竞争力。实施定期采购审查，优化库存管理，避免过度储存导致的资金占用。
2. 差旅制度：设定明确的出差审批流程，如紧急情况下的快速审批通道。制定合理的差旅费用标准，包括交通、住宿、餐饮等，以控制开支。此外，应提供便捷的预订系统，简化员工的出行安排。
规范
1. 采购合同应明确条款，包括交货时间、质量保证、售后服务等，以保障酒店权益。
2. 差旅政策需清晰透明，防止滥用和欺诈，同时确保员工的合理需求得到满足。
3. 建立报销审核机制，确保所有支出符合公司规定，并进行定期审计，确保财务合规。
重要性
酒店采购管理直接影响到服务质量与成本效益。良好的采购策略可以降低运营成本，提升客户满意度。而差旅制度则关乎员工的工作效率和满意度，一个高效、公正的差旅政策能激励员工，同时保证公司的财务管理有序。两者相辅相成，共同为酒店的稳定运营和长期发展打下坚实基础。在实际操作中，应不断调整和完善这些制度，以适应市场变化和内部需求。
酒店采购管理差旅制度范文
第1篇 酒店采购管理差旅制度
酒店(宾馆)采购管理、差旅制度
为了规范酒店采购程序,降低酒店的经营成本,保证各项物资的正常供应,特制定本制度。
一、采购人员必须以经营部门的需要为中心,根据货比三家,质优价廉的原则,准时、保质、保量的完成各项物品的采购工作。
只有采购人员才能给供应商下达采购指令,其他任何人下达的采购指令都是无效的,总仓有权拒绝验收。
二、采购程序:
⑴使用部门需要采购物资时,必须填写《采购申请单》(采购申请单必须明确:物品名称、规格型号、质量要求、数量、要求到货时间等);⑵使用部门经理核准;⑶送总仓确认;⑷报采购负责人和财务部经理审核;⑸报总经理审批,采购人员才可采购。
《采购申请单》一式四联,第一联(白)留采购部存档,第二联(红)交财务部核算,第三联(绿)交总仓作为收货凭据,第四联(黄)交申购部门备查。
三、采购部业务操作程序:
⑴按经过批准的《采购申请单》的要求多方询价、选择、填写价格及供应商的调查表;
⑵向采购负责人汇报询价情况,呈报调查表,经总经理批准后,确定最佳采购方案;
⑶按照确定的采购方案进行采购;
⑷到货后,送总仓验收,按规定办理入库手续;
⑸如果验收时发现问题,应立即通报采购负责人,并提出处理意见;
⑹将到货的品种、数量、付款情况通报申购部门;
⑺将货物发票、验收单、采购申请单或采购合同一并交财务部审核,并办理报销或结算手续。
第2篇 某酒店采购管理制度
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
2、审批采购计划：
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3、物资采购：
(1)采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4、物资验收入库：
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
第3篇 酒店采购工作流程规章制度
酒店物资采购工作流程
1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守商业道德,努力提高业务水平,适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌,遵纪守法;以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目,必须由库房或使用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;
3.采购员应按照申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后,应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应,可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有,任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目,申购部门需要作详细的说明或提供样 品,供应商报价时必须提供样品或有关资料,经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识, 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目,财务部应及时与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
三、采购项目的验收
1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系,由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。
2.对于不符合采购申请表的采购,库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后,库管员应开立入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。
3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
四、采购项目的结算
1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元,超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。
2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算,超过2000元的必须办理转账结算。
3.办理结算时,必须按照报账程序填好报销单,经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算
第4篇 酒店采购制度七
酒店采购制度(六)
采购制度系指酒店对采购工作之管理。依据酒店的规模、地理条件、产品种类等采取中央集权方式的集中制,或是地方分权方式的分散制,或是兼分权与集权的混合方式的混合制。
一.集中制
将采购工作集中一个部门办理,做到极点时,总店各部门、分酒店及各工厂均无采购权责。
(一)优点
1.集中采购可使数量增加,提高对卖方的谈判力量,较易获得价格折让与良好服务。
2.只有一个采购部门,因此采购方针与作业规则,比较容易统一实施。
3.采购功能集中,减少人力浪费;便利人才培养与训练;推行分工专业性,使采购作业成本降低,效率提升。
4.建立各部门共同物料的标准规格,可以简化种类,互通有无,亦可节省检验工作时间。
5.可以统筹规划供需数量,避免各自为政,产生过多存货,各部门过剩物资,亦可相互转用。
(二)缺点
1.采购流程过长,延误时效;零星、地域性及紧急采购状况难以适应。
2.非共同性物料集中采购,并无数量折扣利益。
3.采购与使用单位分离,采购绩效较差。例如规格确认,物品转运等费事耗时。
(三)使用状况
1.酒店产销规模不大,采购量值小,全酒店只要一个采购单位来办理,即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。
2.酒店各部门及工厂集中一处,采购工作并无因地制宜之必要。或部门与需用部门虽非同处一地,但因距离亦非遥远,通信工具相当便捷,采购工作集中由一单位办理,尚不至于影响需求时效。
3.酒店虽有数个生产机构,但是产品种类大同小异,集中采购可以达到以量制价的效果。
二.分散制
将采购工作分散给各需用部门分别办理。此一种制度通常使用于酒店规模较大,工厂分散与较广区域的酒店。此类酒店,若采用集中制,则容易产生采购上的迟延,且不易应付紧急需要,而购用部门的联系相当困难,采购作业与单据流程显得漫长复杂。
除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工厂,在生产设备、贮藏设备、社区的经济责任等,具有独特的差异性时,亦以采用分散制较为适宜。
三.混合制
兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料,采购金额较大者,或进口品等,均集中由总酒店采购部办理;小额、因地制宜、临时性的采购,则授权分酒店或各厂执行。
酒店组织架构图参见后附图
第5篇 酒店采购部用车管理制度3
酒店采购部用车管理制度(三)
三、车辆维修保养检查制度
1.司机在完成日常出车任务回队后,需对所管的车辆做到勤检查、勤擦洗、勤保养外,在车辆月检前,需进行认真系统的检查保养。
2.检查的项目有月行驶里程、全车卫生、机油、水、刹车油、变速油及轮胎气压等,如果不合格则予限期完成并停驶,在停驶期限内将对司机的福利待遇做相对扣发。
3.对于汽车正常的维修或保养如换机油等需由司机本人完成。
4.对于确需送修理厂进行修理的汽车需同主管提出申请,经总办同意、总经理审批方可修理。
5.对于修理回来的车辆,本车司机需对车辆认真检查,是否合乎标准,修理厂所收费用是否合理,主管部门领导具有审查的权力。
6.对车辆的月检更换某种部件、年检进厂修理车需详细的记入本车技术档案。
7.对于按汽车尾号要进行年检的车辆,需领取车辆年检表。对车辆进行年检合格后,要迅速去交管部门领取年检合格证贴于汽车前风档的右前方。
四、高速公路、机场通行费和审核车辆暂存费的报销制度
司机出车需经过上述路段或暂存时,所必须交纳的费用回队后需将票据如数交给主管审核并说明缘由,对于驾驶路线与票据不相符的,由总办进行审核,不合理的费用将不予报销并追究当事人责任(每月报销一次)。
五、安全行车奖励制度
对司机当月做到安全行车的,给予适当安全奖,如出事故则扣发或不发。年终被酒店评为先进驾驶员的,将按有关规定给予奖励。
六、车辆随车工具管理规定及用车管理制度
1.所配发的随车物品均由司机本人保管,如丢失,照价赔偿,需要更换的以旧换新。
2.不经领导批准,司机出车无论多晚一律将车开回酒店。
3. 任何人将车开出酒店,都要向主管打招呼并领取调度单。
4.车辆如有碰坏需立即报告领导,如隐瞒不报加重处罚。
七、司机着装
司机的着装好坏一定程度上影响酒店形象,因此必须做到:
1.上岗前按酒店规定穿工服、穿皮鞋、着深色袜子。
2.上岗发型必须符合酒店仪表仪容要求。
3.个人卫生符合酒店要求。
八、司机管理处罚规定
1.服务质量违纪处罚:
①不按规定着装经提醒不改正者处以罚款。
②未提前5分钟到达出车地点或因需加油等情况而延误出车者处以罚款。
③凡因服务态度、服务质量不好,受到宾客或用车人投诉者处以罚款。
2.安全行车违纪处罚:
①凡发生交通违章行为(以交通管理部门违章通知为准),扣除当月安全奖。
②如发生酒店开车或将车交非司机驾驶,将给以罚款。因酒后开车,非司机开车、开车办私事而发生的交通违章和事故,一切责任和经济损失完全自负。
第6篇 湾丽酒店采购管理制度
丽湾酒店采购管理制度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、采购部工作基本要求
1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、采购审批程序
1.申购单审批程序:
使用部门经理(仓库主管)--资产会计复查--董事同意--采购部询价--财务总监稽查部--行政办-----董事会--申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质--评定小组确定供货商--采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批--行政办审批--董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、供应商管理
1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2.选用供应商角度采用1+2+n原则,所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
第7篇 酒店采购部管理制度四
酒店采购部管理制度(三)
1、制定采购计划
(1)由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监视实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按划定入库。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章,有采购员两人以上的证实,及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。
第8篇 t酒店餐厅食品原料采购索证制度
酒店餐厅食品原料采购索证制度
1、采购员要认真学习《山东省采购食品索证管理制度》,熟悉并掌握食品原料采购索证要求。
2、采购食品(包括食品成品、原料及食品添加剂、食品容器和包装材料、食品用工具和设备),要按照国家有关规定向供方索取产品的检验合格证和化验单,同时注意检查核对。合格证明中记载的产品名称、生产日期、批号等必须与产品相符,不得涂改、伪造。
3、所索取的检验合格证明由采购部门妥善保存,以备查验。
4、不得采购腐败变质、掺杂掺假、发霉生虫、有毒有害、质量不新鲜的食品及原料,以及无产地、无厂名、无生产日期和保质期或标识不清以及超过保质期限的食品。
5、不得采购无卫生许可证的食品生产经营者供应的食品。
6、采购乳制品、肉制品、水产制品、食用油、调味品、酒类饮料、冷食制品、食品添加剂以及卫生行政主管部门规定应当索证的其他食品等,均应严格索证;生肉、禽类应索取兽医部门的检疫合格证,进口食品及其原料应具有口岸卫生监督部门出具的检疫合格证书。
7、验收员在验收食品时,要检查验收所购食品有无检验合格证明,并做好记录。
第9篇 酒店公司采购稽核制度
酒店公司采购稽核
―、采购人员之稽核
采购人员之稽核,其目的在于确保采购人员之行为能符合酒店所确立的规范,并查核有无为自己或他人而牺牲酒店利益的事情,更借此培养采购人员应有的道德观念。
采购人员之稽核,多以机密之方式进行,因为事关个人品德的问题。担任稽核的人士,除了采购主管必须负行政责任,经常督导所属之言行操守外,为求立场客观,另由酒店内部的稽核人员担任,借以避免采购主管包庇纵容部属之不当行为。
采购人员之稽核,可从下面一些现象着手,然后抽丝剥茧,自然可以掌握违反行为规范的事实:
(一)选择错误的采购对象
若采购人员订购的对象,并非该项货品的专业厂商,或该货品并非订购对象的主要营业项目。譬如小五金(铁钉、砂纸、手工具、棉纱手套……)向大五金行(铁管、钢板、钢筋……)购买,显然牛头不对马嘴,则可能有弊端存在。
(二)故意透过中间商购买
某些货品在国内有总代理或经销商,采购人员不经由此种配销管道采购,而向其他无正式代理配销资格之厂商采购。或者,货品可直接向原制造厂商购买,却经由中间商购入。这两种情形,除非有特殊因素,否则,显然有图利他人之嫌。
(三)采购数量集中一家
当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格之厂商为数不少,而系长期需用且亦经常举行询价;但得标厂商总是固定某一家,这可能买卖之间有不当的默契,或供应商有图标的行为。此外,一次采购同类货品规格有很多种时,如果某厂商之报价,在众多不同规格的货品项目全部皆最低,最后并由其独揽交货数量,则显示采购人员有将竞争厂商报价资料漏露给得标厂商之嫌。
(四)准购单越级审核
有些采购主管善尽职责,对各种可能发生的弊端,在审核准购单时多能事先防范与纠正,而使心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。居心不良的采购人员可能会利用采购主管出差或请假之时,将准购单越级呈请上级主管签核,以遂其不轨之计谋。因此,采购主管对于未经其亲自审核之准购单,宜于事后细加盘查,则不能发现采购人员违规情形。
(五)报价单之笔迹与图章可疑
某些采购人员为保障某一供应商得标,可能容许报价厂商提供不实之其他同业的报价单,以图蒙混并符合采购手续(至少有三家以上报价等)。在此情况下,几张不同厂商之报价单之笔迹,有时发现出自同一人;而盖用印信时,故意将陪标厂商之地址或电话弄得模糊不清,以防追查。经验丰富眼光锐利的采购主管,会注意这些欲盖弥彰的报价单,而追查出蛛丝马迹。进而发现弊端。
(六)生活阔绰行为诡异
若采购人员与供应商有所勾结,并获取不当利益后,有些人无法掩藏暴发户的举止,一改过去一单食,一瓢饮,居陋巷的模样,展现琼浆玉液,居高楼华厦的气派,而与供应商过从甚密,经常交头接耳,形同最佳拍档,此种现象,应予注意,并设法深入
调查该采购人员经办案件,是否有不轨之处。
(七)黑函检举
有些供应商不齿采购人员贪婪无厌,可能会以信函举发其强索回扣事情。因此,采购主管及稽核人员即可据以明查暗访,以搜索采购人员的违规行为。
以上所述,是采购人员违反行为规范的可能途径及事后稽核之道。事后稽核固属必要,但事前防范而予杜绝,才是上策。兹将事前防范方法,介绍如下:
1、建立价格差异报告制度
采购人员若处心积虑与供应商勾串,必透过虚抬价格协助供应商获取暴利,然后分享其成。因此,对于新购价格与原购价格之差异,应提出书面报告,并分析说明涨价理由。此项报告制度,一方面除可了解涨价原因,另方面亦有例外管理之作用,提醒采购主管特别注意,详加审核。若采购金额较巨,且上涨幅度颇大时,该采购案应送交稽核部门或会计部门评核,甚至应呈请总经理核准,借以排除一切不合理、不合法的涨价行为,遏阻任何可能损害酒店利益的情形发生。
采购主管或稽核人员若对价格有所疑惑,最好的方法是,私下对未报价的合格厂商秘密查询。若采购人员或供应商对价格灌水太离谱的话,经此询问比对,势必原形毕露。
2、争取供应商的合作
所谓道高一尺,魔高一丈,若采购人员与供应商勾结,在采购案件繁多的情况下,作业时的压力迫使采购主管仓促签核,难免百密一疏;而稽核人员一般缺乏专业技巧,搜证不易。因此,若能争取供应商的合作,则稽核工作一定事半功倍。不过供应商为表示绝无勾串,或为防止采购人员将来报复,通常起初多不肯合作。所以,采购主管必须软硬兼施,说之以理,动之以情,必要时申言不惜采取法律行动;否则供应商坚不吐实,稽核工作将半途而废,甚至打草惊蛇。不管是采购主管或稽核人员,在约谈供应商之前,最好能掌握一些线索,然后严加诘问,否则无的放失,势必无功而退。最好是,平日定期造访供应商,建立情谊,以使对方自愿充当线民,举发采购人员需索无度之劣行。
二.采购作业之稽核
前面所述之采购人员的品德之稽核,固然重要,但是相对地,也应该注意检讨整个采购作业体系与工作结果,以求建立完美的采购制度,达成酒店机构所赋予采购部门之职责。兹将采购作业之稽核重点,介绍如下:
(一)采购计划过程之稽核
1、采购部门之采购计划,是否遵循酒店的产销预测来拟订,二者之间是否容易协调配合,或经常各行其道
2、采购部门是否参与酒店策略规划,其所拟订的部门目标,是否与酒店的总目标一致
3、是否编订采购手册,对采购部门之政策、职责、人员编制、作业系统、表单使用等,是否均有详细的解说
4、对于新材料、新来源、可能预见的缺货及涨价等,有无拟订采购策略或方案加以因应
5、采购部门之人员与费用预算是否合理能否达成酒店所付托的责任有无编制采购预算,提供财务部门资金筹划之参考
(二)采购作业执行之稽核
1、请购方面
(1)在新产品设计阶段,采购部门是否就材料之价格与来源提供意见是否订有工程修改之管理办法
(2)需用部门对请购单中之条件是否填写清楚,有无任意指定厂牌,或对规格做不必要之限制,以致减少供应商竞争之程度
(3)若已建立材料需求计划,是否请购数量尚须依赖人为的判定加以调整
(4)所有请购是否以制式之请购单提出申请,有无未经请购或由其他部门核准采购案
(5
)采购人员对请购之需求,认为有不符合酒店最佳利益时,是否可以质疑并要求申请部门变更条件
(6)购运时间是否合理,是否经常发生紧急采购
(7)决定存量水准时,是否考虑订购成本、仓储成本、预期的价格变动,以及货源充裕或短缺问题
(8)耗用性物料及资本支出之请购,是否使用不同的请购单,以便对需求状况作不同程度的说明与管制
2、选择供应商方面
(1)大量使用之物料,是否同时与二家以上之供应商维持关系
(2)参与报价或投标者,是否为经过审查的合格厂商
(3)询价的供应商家数,是否足以构成自由且充分的竞争
(4)对于供应商有无奖罚制度是否认真执行
(5)采购人员与供应商之间的行为规范,有无明文规定
(6)是否曾邀请国外供应商参与报价或竞标
(7)是否曾利用公开招标的采购方式
(8)对于主要的物料,是否做过自制或外包的决策分析
(9)是否要访问供应商之工厂或办公处所,以了解其营运状况
3、采购价格方面
(1)对独家供应的厂商所决定的价格,是否加以认真的审议
(2)对报价最低的厂商未给予订单,是否有足够的理由
(3)对于供应商所提供的价格优待条件,是否未曾利用譬如现金折扣或数量折扣等。
(4)当制造物料所需的模具由买方提供时,是否有知情之工厂仍将此项模具费用包含在报价中
(5)资本设备的报价中,是否包含定期或紧急维护所需零件的费用
(6)在进行国外或国内采购决策时,是否将政府所提供的投资抵减奖励措施,列为采用国产物品之有利的比价条件
(7)在与供应商进行谈判前,是否有充分的准备(包括对产品之性能技术等方面之了解;对制造成本、价格之研究;对买卖双方优势和弱点的分析等)
(8)议价是否参考底价或预算重大的采购案是否要求厂商提供成本分析表
(9)除了货款以外,是否支付额外费用
4、交货与品质方面
(1)在订购后,若交货数量与规格发生变动,是否立即修改订购单
(2)采购部门是否曾派员前往供应商工厂,实地查核主要物料或订制的机器能否按照预定进度交货
(3)有无设立追查或催办制度若发现迟延交货,采购人员是否采取必要的处置
(4)订购未交数量加上库存数量超过未来正常用量甚多时,采购部门是否与物料需求计划部门商议降低将来订购数量或取消部分订购量
(5)当一供应商无法如期交货,采购部门另向其他供应商下订单时,原未能履约的供应商之订单是否已经取消
(6)在订购单或合约中,是否已经明确订定物料的品质检验标准
(7)对于重要的物料或机器设备,是否委派品质保证部门的人员常驻供应商工厂督导品质
(8)买卖双方对于交货品质认定不同所发生的纷争,是否经常发生在未完成验收手续前,这些货品的责任谁属
(9)订购单或合约中,有关交货迟延或完工保固、保证责任,是否有明文规定
第10篇 酒店采购管理制度
酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查,全面负责酒店的采购工作。
第一条采购工作基本要求
1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。
3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。
4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及公司。
5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。
6、采购时间要求:一般物品采购时间为3-5天,急用物品第二天必须采购回来,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。
7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销。
8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜,对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。
第二条采购岗位职责
1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求,熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本,为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。
2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态,会同有关部门根据实际经营情况,合理、科学地根据采购计划,对各种物品进行价格调查。
3、搜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作,做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。
4、大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
5、主动协调与酒店内其他各部门的关系,经常倾听使用部门对物资采购工作的意见,及进改进采购工作。
6、协助客房仓库作好物质的验收工作,对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前,要严格验收,注意食品的生产期,不进保质期已过一半的食品,确保食品原料的新鲜度。
7、与有关供应商作好积极的沟通,保持良好的合作关系。
8、严格执行酒店财务制度,遵纪守法,不索贿、不受贿,在平等互利在原则下开展作业。
第三条临时物品采购工作程序
1、临时物品的采购申请:临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求,例:工程维修配件等)部门申请人详细填写申购单,注明所需采购物品的名称、规格、数量等
2、临时物品的采购审批部门负责人签字审核,检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补,并注明急需采购的原因。
3、临时物品的采购实施:采购员根据部门所下的申购单直接采购,部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将部门所采购物品购回后,需将申购单交给相关部门补签手续。
2、临时物品的采购验证:采购购回物品后,仓库及部门负责人验货给予优先及时验收,验收合格入库后交与申请部门领用。
第四条采购物资验货流程
1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库,由库房根据申购单验收货物,不允许直接将货物交与使用部门。
2、对于不符合采购申购单的货物,库房人员有权拒收,供应商或采购人员办理入库验收手续后,仓管应开入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。
3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4、在验收过程中,仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续,
5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作,对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
第11篇 酒店食品采购管理制度5
酒店食品采购管理制度(五)
1.由仓管部根据餐饮部门需要,订出各类正常库存货物的月使用量,制定月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购;
2.当采购部接到总经理批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各物资的最低库存量和最高库存量;
3.为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采取定期补给的办法。
第12篇 酒店采购管理制度5
酒店采购管理制度(五)
1、制定采购计划:
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
5、报销及付款:
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款__元以上者要使用支票或委托银行付款结款,__元以下者可支付现款。 ④超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
第13篇 酒店集团采购供应工作管理制度
为了提高管理水平,加强控制,节能降耗,争取最大盈利空间,必须加强食品原材料、酒水饮料和物品的计划、信息、询价、采购、验收、存储、领发、报销等管理,现就有关问题规定如下:
一、信息联网共享
(一)、信息联网的内容、来源及要求
1、由管理部物价科每月2号、12号、22号定蔬菜类、水果类的价格;每月1号、15号定海鲜类、鱼类、肉类、鸡鸭类、冻货类的价格;每月30号定干货调料类、豆制品类、牛肉类、鸡蛋、油米的价格,在网上公布食品原材料、酒水饮料和各类物品的执行价格;
2、各个库房每月30日,负责各个库房信息的上网公布;
3、各个部门负责相关信息的公布;
(二)、共享信息的人员及部门
集团总经理、集团副总经理、财务部、财务部各库房、财务部各营收点、管理部、管理部物价科、各酒店(日月湖生态园)总经理、副总经理、总经理助理、行政部、房务部、宴会部、康体部、动力部、采购供应部。
(三)、充分利用信息,为提高管理水平服务
1、利用网络信息,每月编制采购计划;
2、在成本核算时,可以在网上查找相关资料;
3、在验收时,可以在网上查找价格信息,而且必须将当期价格,在验收单上注明清楚;
4、在报销时,可以通过网络一一核对。
(四)、信息网络的设置与管理
由集团总经理办公室信息管理科负责信息网络的设置与管理。
二、以月为周期,酒店日常运行所需物品、食品原材料、酒水饮料的申购程序。酒店宴会部、房务部经理、动力部经理和财务部库房一起,确定酒店日常运行低值消耗用品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,报总经理确认。各酒店每月10日,由仓库保管员根据物品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,列出所需要采购物品的清单,交使用部门经理,各酒店部门经理必须认真查核联网信息,确认购物清单后签字,并报分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据联网所获取各酒店的信息资料,科学平衡和调配制定采购计划,由财务部部长签字,交给采购供应部,由采购部部长再次审核后签字执行采购。各酒店宴会部可根据市场行情,提出新品种的申购,通过有关审批程序后,交采购部采购;在月采购计划中,数字预测月偏差的,由各仓库按照最高储量和最低储量及程序直接补货。
三、第二天使用的新鲜食品原材料的申购:如肉类、禽类、蛋类、蔬菜类、水果类等,在当天晚上9:00前以报表形式,由宴会部厨房申购,厨师长签字后,报采购部执行采购。
四、高档食品原材料的申购:如鱼翅、燕窝、鲍鱼等,酒店各部门经理和财务部一起,制定高档食品原材料的最高贮量和最低贮量。低于最低贮量的品种,由各酒店库房开出清单,部门经理及分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据集团各酒店联网所获取的信息资料,科学调配制定采购计划,由财务部总监或部长签字,交给采购部,由采购部总监或部长签字,并报集团总经理批准后执行采购。
(五)急购物品的报销程序
可以根据总经理签字采购的原件附发票报销。
九、采购信用政策
(一)、供货商的信用资质
1、要选择有实力的供货商。比如:海鲜,集团应该选择能做大流通的供货商,建立养殖基地,每天向下属各酒店供货,或及时送到各酒店;
2、如果不能提供,应该考核,必要时取消供货商资格;
3、如果不能提供,由集团自己联系的价格差,应该由供货商负责;
4、食品原材料和酒水饮料供货商,必须提供有效食品原材料和酒水饮料的合格证明;
5、甲乙双方应该以协议或合同形式约定。
(二)、集团对供货商的信用承诺
1、平等竞争,公正、公开;
2、每两个月结一次帐, 结清上两个月的货款;
3、可以办理个人汇款。
十、其他相关制度
1、物品、食品原材料和酒水饮料执行询价制度:网上询价;同行业询价;到市场询价;
2、建立每月盘点制度,规定每月30日为盘点日;
3、建立过期食品原材料和酒水饮料的报告制度,规定提前一个月报告财务部,统一协调处理;
4、财务部分析集团采购运行规律后,编制物品、食品原材料和酒水饮料的库存量及资金占用定额;
5、必须建立每日成本统计汇总每周累计汇总统计成本制度,为确保毛利率的事前和事中控制;
(1)、财务部成本核算员必须统计出成本,采购部、仓库、宴会部、房务部必须配合;
(2)、与前厅部配合统计营业收入;
(3)、根据每日成本统计,每周累计汇总统计成本,编制经营情况周报表,每周一在一周工作指令会上通报。如果有问题,应该查清原因。
第14篇 酒店采购管理制度3
酒店采购管理制度(三)
1.制定采购计划:
(1)由酒店各部门根据每年物的消耗、损耗率和对第二年的预测,要每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核:
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2.审批采购计划:
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3.物资采购:
(1)采购员根据核准的采购,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应;
(2)大宗用品或长期需用的物资,要据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求;
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进采购,以保证供应:
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用
4.物资验收入库:
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收:
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
5.报销及付款:
(1)付款
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款:
②支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据真制支票,若由采购员领空白支票与对方结账,金额必须限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度规定,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款;
④超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须控制在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必须凭检收员签字的发票或连同验收单,经出纳申核是否经批准或在计划预算内,
核准后方可给予报销;
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收的证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
第15篇 酒店采购管理制度-范本
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、 采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、 采购审批程序
1.申购单审批程序:
使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部行政办
董事会 申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、 供应商管理
1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+n原则,所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
第16篇 酒店食品原材料采购、验收制度
酒店食品原材料采购与验收制度
1了解供应商的企业资质信用情况。主要审核的资质材料包括:供应商营业执照副本;税务登记证;一般纳税人证书;组织机构代码(集团化酒店有其所属分、子酒店使用集团组织机构代码的情况);卫生许可证;企业执行标准;生产许可证。
2进口商品在国内未进行商标注册的,进口商要出示承诺书,注明该类商品今后涉及的一切侵权、冒用商标等行为均由进口商承担。
3供应商为进出口贸易酒店时:中华人民共和国外商投资企业批准证书或对外贸易经营者备案登记表;生产商生产许可证;自有品牌需提供全国工业产品生产许可证委托加工备案申请书。
全部资质材料应查看正本或清晰的正本复印件,同时留存企业盖章复印件。
4供应商经营范围应在资质材料中限定的有效范围内。商标注册人应与营业执照注册人一致、如不一致则需核准转让注册商标证明。
5采购前对所要采购的产品进行抽检,确保产品的理化、卫生、感官等质量指标符合国家法律、法规和强制性标准规定。并定期抽检。
6按进货批次索要检疫证明和进货票据,并详细记录进货来源、品名、数量、日销售量,做到一旦发现问题,可以迅速追溯到生产源头。
7商品的质检报告必须是经省、地(市)局以上政府部门授权认可的计量认证/审查认可的检测部门出具的质检报告,检测项目必须是按照商品的执行标准进行全项检测。资质材料中注明有效期的以注明期限为终止日期。
8供应商的送货车辆应保持清洁;商品堆放科学合理,避免造成食品的交叉污染;如对温度有要求的商品应确定商品的温度,记录送货车辆温度,并记录存档。
9商品的检验
1)商品包装检查
核对订货汇总单,所送商品是否和所定商品一致;纸箱标示是否和商品一致,包装有无损坏和受潮;外包装应清洁、形状完整,无严重破损;内包装应无破损,商品的形状完好无损;外包装名称和包装内商品名称一致。
2)商品质量的基本检查
商品应清洁,并符合企业相关验收标准;商品应无损伤、腐烂现象,无寄生虫或已受虫害现象;对温度有要求的商品应确定商品的温度与包装上指示温度一致,冷冻商品没有曾经解冻痕迹。
3)定型包装食品的验收
门店收货时,对定型包装的熟食卤味、豆制品等食品应索取产品检验合格证和专用送货单;对运输工具、包装日期和产品进行检查、验收,同时做好记录;检查食品的保质期,确保其在允收期限范围内;确保包装完好并符合相关要求,数量、批次和送货单一致。
4)非定型包装食品(包括生鲜食品)的验收
门店收货时,非定型包装产品根据需要应索取产品检验合格证明,专用送货单据,国家或地方执法机构规定的相关证明文件,如屠宰、加工、检疫、销售的许可证明,相关载具的清洁消毒证明等。对运输工具、加工日期和产品进行验收,同时做好记录。
检查商品的剩余保值期,确保在允收期限内。对保质期较短的生鲜产品须根据实际情况提高允收期要求。
确保包装和运输条件(如温度、湿度、卫生状况等)符合法定要求,无交叉污染危险,数量、批次和送货单一致。
检查食品的相关质量指标,包括但不局限于外观、颜色、气味、新鲜度、中心温度等指标。
对高风险产品建议根据产品特点进行定期的理化及微生物检验。
建议有条件的超市建立区域性配送中心,统一食品的验收、存储和配送。
5)预包装商品标示检查
●国产商品标示检查应至少具有以下独立信息(对于最小销售包装表面积小于10平方厘米的产品,可以仅标注:产品名称、生产者名称和生产日期):
a)食品名称;
b)配料表;
c)净含量及固形物含量(固液两项产品)制造者;
d)生产者和经销者的名称和地址;
e)日期标志和储藏指南(产品保质与储藏条件有关的产品);
f)质量/品质等级(国家,行业标准中明确规定质量/品质的产品);
g)产品的标准号。
●进口商品标示检查应至少具有以下独立信息:
a)食品名称;
b)配料表;
c)净含量及固形物含量;
d)进口食品必须表明原产国、地区名;
e)总经销者的名称和地址;
f)日期标志和储藏指南(产品保质期与储藏条件有关的产品);
g)进口商品应有中文标识,中文标识应大于外文标识。
保证冷藏食品脱离冷链时间不得超过20分钟,冷冻食品脱离冷链i)时间不得超过30分钟。
第17篇 酒店物品原材料采购制度2
酒店物品、原材料采购制度(二)
1.物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品量不得超过三个月的用量。
2.坚持“凡国内能解决的不在国外进口,凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3.各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4.计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。
5.凡购进物料,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方进行定制或采购。
6.高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。
7.从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律必须取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。
8.凡不按上述规定采购才,财务部以及业务部门的财会人员,应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。
第18篇 酒店公共用品用具采购验收储存及清洗保洁消毒制度
酒店公共用品用具采购、验收、储存及清洗保洁消毒制度
(一)采购的物品应符合国家有关卫生标准和规定要求并应进行验收.采购物品应做好记录,便于溯源。
(二)卫生用品,消毒品,化妆品等产品应有卫生许可证号,生产日期,生产厂家及地址,保质期等中文标识,同时还应索取生产企业卫生许可证,检验合格证明及发票等购货凭据,消毒剂还应索取有效的卫生许可批件,并做好采购记录.
(三)采购的物品入库前应进行验收,出入库时应登记。
(四)公共用品用具储藏间应保持通风和清洁,无鼠害、苍蝇、蟑螂等病媒生物及霉斑,不得存放有毒有害物品及私人物品。
(五)不同物品应分类、分架存放,物品距墙壁、地面均应在10厘米以上。棉织品宜存放于储藏柜中。
(六)物品的储藏应遵循先进先出原则,并定期检查,及时清理过期物品。
(七)有毒有害物品应有专间或专柜存放,上锁、专人管理,并有物品使用登记。
(八)清洗消毒间应有明显标志,环境整洁,通风换气良好,无积水积物,无杂物存放。
(九)供顾客使用的公共用品用具应严格做到一客一换一消毒。禁止重复使用一次性用品用具。
(十)清洗消毒应按规程操作,做到先清洗后消毒,使用的消毒剂应在有效期内,消毒设备(消毒柜)应运转正常,并确保消毒时间和消毒剂的浓度达到消毒效果.
(十一)清洗饮具、盆桶、拖鞋的设施应分开,清洁工具应专用,防止交叉传染。
(十二)清洗消毒后的各类用品用具应达到有关卫生标准的规定并保洁存放。清洗消毒后的茶具应当表面光洁,无油渍、无水渍、无异味,符合《食(饮)具消毒卫生标准》规定。
(十三))清洗消毒后的物品应分类存放保洁.已消毒的饮具应存放于保洁柜内,保洁柜应定期清洗消毒,并不得存放杂物。
(十四)各类公共用品用具更换、清洗、消毒、保洁工作按照《推荐的住宿场所用品用具清洗消毒方法》。
第19篇 星级酒店采购员工作制度
星级酒店采购员工作制度
制度名称:采购员工作制度
第1条 目的。
为规范本酒店采购员的采购行为,提高采购工作效率,控制采购成本,特制定本制度。
第2条 适用范围。
本制度适用于对采购员的管理工作。
第3条 采购员不准弄虚作假,伪填或涂改发票。
第4条 采购员应该时刻维护酒店形象,保守商业秘密。
第5条 采购员应该爱惜并节约使用酒店的一切财产物资。
第6条 采购员应该恪尽职守,勤奋工作,高质量地完成工作任务。
第7条 采购员应该主动学习业务知识与技能,提高自身的工作能力。
第8条 不按规定进行询价的,酒店按照相关规定对其予以处罚。
第9条 紧急采购且需酒店总经理批准的,可先进行采购,后补办相关手续。
第10条 采购员应按采购单保质、保量地进行采购,并协助收货员按照酒店有关规定进行验收。
第11条 凭相关领导审批的采购单,采购员按酒店规定批准权限和相关程序实施采购。
第12条 所有的采购员必须对酒店的各种经营管理信息保密,机密文件和资料不得擅自复印,未经特许,不得将文件和资料带出酒店。
第13条 上班时应保持良好的精神状态,认真接受领导的指示和命令,对别人的提醒、忠告和批评应持虚心接受的态度。
第14条 凡单批采购金额在万元以上的采购,采购员应至少向家供应商询价,争取最低的采购成本,并将相关询价资料报采购主管审核。
第15条 各组采购主管应对采购信息进行核实,确认采购员报价属实及最低时,核准采购申请单。
第16条 若采购主管发现自己的询价比采购员的报价低于%时,应展开相应的调查,并将调查结果报相关领导处理。
第17条 本制度由采购部负责制定,报总经理批准后施行。
第18条 本制度自颁布之日起执行。
编制日期 审核日期 批准日期
修改标记 修改处数 修改日期
第20篇 酒店采购与各部门协调制度
酒店采购与各部门的协调
由于采购业务牵涉范围广泛,相关部门颇多,欲期采购业务能顺利进行,而获得良好的工作绩效,除了采购部门工作人员的努力外,尚需酒店内部有关部门的密切配合,始克有成。
因此,采购人员必须培养良好人际关系与协调能力,以期获得有关部门之合作,而圆满达成任务。兹将采购部门与酒店内有关部门之协调关系,叙述如下:
一.与管理部门之协调关系
在与管理部门的协调上,采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯,提供给管理部门做为经营上的依据。而管理部门则应将景气预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。
二.与销售部门之协调关系
1.销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门,以期采购计划之有效执行。
2.销售部门研订产品之价格,必须事先预估销售成本,尤其是占主要部分之商品成本。在预估商品成本方面,采购部门应提供充分之协助。
3.销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时,必须考虑采购的购运时间,避免造成无法如期交货的问题。
4.采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的商品需求资讯,以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯,提供给销售部门,以协助做好竞争策略之拟订工作。
5.为了互惠起见,酒店在政策上,会要求供应商购买本酒店之产品,在此项政策之执行方面,销售部门与采购部门应密切配合办理。
三.与品管部门之协调关系
基本上,采购人员必须熟悉有关品质的标准,以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触,能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员,借以考核供应商。
总的来说,采购与品管部门之协调关系如下:
1.品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识,以便在与供应商接触时能了解其品质,以期采购适当的商品供应门店。
2.品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系,以便品管部门随时提供必要之协助,使请购规格与验收标准能相互吻合。
3.商品验收:品管部门对于厂商交来之商品不符要求而拒收时,应即通知采购部门,以便采取必要之措施。
4.开发厂商:采购部门与品管部门应共同开发供应厂商,以确认厂商是否具备供应所需产品之品质及数量的能力。
四.与门店仓储之间协调关系
大量采购可以降低商品的单位成本,但是相对的,因存量的增加,而提高仓储成本。因此,为了使整体的采购成本降低,采购部门与门店仓储部门,必须有良好的沟通与协调,妥为设计适当的最低存量及订购点。
采购部门应于订购作业完成时,将有关交货时间与数量等资料通知门店仓储部门,以便门店仓储部门能事先准备所需之空间;而门店仓储部门应定期将存量记录通知采购部门,以利存量之控制。对于退货、呆货、缺货等问题,采购人员亦应协助门店仓储人员处理。
五.与会计部门之协调关系
每一项采购交易,从订购开始到交货、请款、付款为止,都需要作会计处理。会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料,例如:应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、商品成本之计算、价差之绩效计算等。
不过,在许多酒店与机构中,这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。不管这些会计工作由谁执行,部门间紧密的协调与合作,通常可以从供应商获得折扣的机会,以及改善买卖关系。
六.与财务部门之协调关系
采购预算是酒店资金需求的最主要部分,若无良好的财务计划,采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时,必须考虑成本因素;在订购较大数量时,必须考虑酒店财务负担能力;在议定价格时,必须考虑付款方式(现金支付或期票支付),以避免造成财务上的损失或风险。因此,采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面,做妥善之协调。
