【第1篇】文件和档案管理制度范本怎么写1000字
文件和档案管理制度
一、文件管理
1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。
2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。
3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。
5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
二、档案资料管理
1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。
6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
书写经验100人觉得有用
制定一个科学合理的管理制度，特别是针对文件和档案管理这类需要细致规划的工作，其实并不轻松。在开始动笔前，得先把目标明确下来，也就是这个制度到底要解决哪些问题。比如企业里文件归档混乱，员工找资料费劲，甚至丢失重要文档的情况是不是经常发生？如果存在这些问题，那制度就得从这些痛点入手。
起草的时候，建议先列出几个关键点，像是文件的分类标准是什么，归档流程怎么走，还有借阅权限如何设置。这些都得结合实际业务需求来定。比如说分类，有的公司可能按部门划分，有的则按项目类型来分，这都需要根据具体场景决定。要是直接套用别人的模板，很可能水土不服。
写的时候要注意条理性，但也不要太死板。比如规定文件归档时间，可以写“一般情况下应在完成后的五天内归档”，而不是非要精确到几点几分。这样既留了弹性空间，又能确保执行起来不至于太随意。当然，有些地方可能就会有点模糊，“一般情况”这个词用得多了，就容易让人觉得模棱两可。
至于档案管理部分，除了日常维护，还得考虑到长期保存的问题。纸质档案得定期检查是否受潮发霉，电子版的也要防病毒、防丢失。这里就容易出现一个小状况，比如有的人觉得只要备份到u盘就万事大吉，殊不知u盘也可能损坏。所以制度里必须强调多重备份的重要性，最好能有云端存储作为补充。
还有一个容易被忽略的地方就是审批环节。文件和档案的调取、销毁等操作往往涉及到敏感信息，所以审批流程一定要严格。不过有时候可能会因为格式问题导致麻烦，比如表格设计不合理，填表人看不清填写要求，这就得提前把格式调整好，避免后续扯皮。
小编友情提醒：
制度写完后别急着发布，最好先找几个同事试运行一段时间。他们用起来方便不方便，有没有什么漏洞，这些都是实际测试能发现的问题。要是有人反馈说某些条款不好理解，那就得重新修改措辞，尽量做到通俗易懂。毕竟再好的制度，要是没人愿意遵守，也是白搭。
【第2篇】安全生产文件和档案管理制度怎么写850字
为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案（以下称安全台帐）管理制度，请遵照执行。
一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。
二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。
三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类：
1、责任书：承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任（工区、段、队）长、班组长安全生产岗位责任制。
2、制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。
3、通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。
4、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。
5、新工人（含民工和临时工）三级教育资料。
6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。
7、机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。
8、安全技术交底资料。
9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料（如有则建立）。
10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。
11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。
四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。
五、每年年终台帐装订成册保存。
六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。
河北盛联矿山工程建设有限公司
年 月 日
书写经验28人觉得有用
安全生产文件和档案管理制度的编写其实挺讲究实际经验和专业水准的，毕竟这关乎企业的安全运营。一般情况下，这类制度得从头到尾理清楚流程，从文件的起草到归档，每一个环节都得考虑周全。比如说起草阶段，就得明确谁负责起草，是不是技术部门牵头，然后交给管理层审核，这个过程不能乱，不然文件质量会大打折扣。
在文件审批这块，通常会设置好几个关卡，确保不出差错。像有的企业会让主管领导签字确认，再由安全管理部门复核一遍，这样能减少漏洞。但有时候也会遇到一些问题，比如审批流程太繁琐，文件迟迟下不来，这就需要在制度里规定一个时间限制，不然大家都等着急了。
归档管理也很关键，文件一旦形成就得及时归档，不能随意堆放。档案室的环境也得注意，湿度温度都要达标，不然纸质文件容易受损。不过有时候会忽略一个小细节，就是档案柜的编号系统没弄好，找起文件来特别麻烦，这种时候就得重新梳理一下分类规则。
书写注意事项：
定期检查和更新也是必不可少的环节。有些老文件可能已经不符合当前的安全标准了，得及时修订。还有就是培训工作，员工对这些制度了解多少直接影响执行效果，所以每年至少组织一次培训，让大家熟悉最新的规章制度。
至于记录保存，这一步也不能马虎。每次检查、整改都有详细记录，这样以后出了问题能追根溯源。不过偶尔会出现这样的情况，记录表格式样不统一，导致统计的时候费劲，这时候就需要统一格式，最好还能设计个电子表格方便汇总。
【第3篇】文件和档案管理制度怎么写850字
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
二、职责
2.1 安全环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2.2 各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。
2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
三、内容
3.1文件资料收集，安全生产文件档案内容如下:
3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。
3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
3.1.6供应商、承包商相关材料。
3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。
3.1.8安全、职业卫生评价报告。
3.2立卷归档
3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。
3.2.2应根据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。
3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。
3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。
3.2.5不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.3档案保管
3.3.1档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。
3.4档案借阅
3.4.1文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。
3.4.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。
四、本制度由安全环保部制定并负责解释，自发布之日起实施。
书写经验11人觉得有用
制定一份专业的管理制度，尤其是文件和档案管理制度，确实需要结合实际情况去构思。这类制度既要覆盖全面，又要便于执行，同时还得有一定的灵活性，这样才能适应不断变化的工作需求。
开始写的时候，可以从文件的分类入手，明确哪些文件属于长期保存，哪些是短期的。比如，一些重要的合同、协议这类文件肯定得永久保存，但日常的工作记录可能只需要保留几年就行。这里有个小细节需要注意，有些人在描述保存年限时会模糊不清，比如说是“较长时间”，这其实不太合适，应该具体到年份，这样才不会引起歧义。
接着就是文件的归档流程了。这部分要详细说明从文件形成到最终归档的每一个步骤。比如文件起草后需要经过谁审核，审核通过后如何编号，编号的标准是什么，这些都要写清楚。不过这里有一个容易忽略的地方，有些人可能会觉得文件编号不重要，随便编个号码就行，但实际上，一个科学合理的编号系统不仅能提高查找效率，还能防止文件混淆。如果编号混乱，后期查找起来就会很麻烦，甚至可能出现找不到的情况。
档案管理也是一大重点，包括档案室的环境要求，温湿度控制，防虫防霉措施之类的东西。还有就是借阅制度，谁有权借阅，借阅需要履行哪些手续，归还时有什么要求，这些都需要明确。有一次我看到某个单位的制度里写着“档案借出后可以随意放置”，这就有点问题了，档案一旦脱离监管就失去了意义，而且很容易损坏或者丢失。
书写注意事项：
关于管理制度的更新频率也要提一下。随着时间推移，工作方式可能会发生变化，相应的管理制度也需要调整。比如现在数字化办公越来越普遍，那么电子文件的管理也应该纳入制度当中。不过这里有个小疏漏，有些人在写这部分时会直接套用旧的纸质文件管理办法，这对电子文件来说显然是不适用的，所以得专门针对电子文件设计一套新的规则。
小编友情提醒：
执行监督也是不可忽视的一环。制度写得再好，如果没有有效的监督机制，也很难落到实处。可以定期组织检查，看看各部门是否严格按照制度执行，发现问题及时纠正。有时候，检查人员可能会因为嫌麻烦而走形式主义，比如只看表面的东西，而不深入核查细节，这样就起不到应有的效果了。
【第4篇】纺织公司文件和档案管理制度怎么写400字
为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。
1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。
2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。
3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。
4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。
5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。
6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。
7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。
书写经验94人觉得有用
写管理制度的时候，得先搞清楚管理的对象是什么。对于纺织公司来说，文件和档案是日常运转的重要部分，它们就像企业的记忆库，记录着各种决策、合同、技术资料什么的。要是这些文件没管好，就可能出现丢失、泄密或者过期失效的情况。所以，制定制度前，最好先盘点一下现有的文件和档案，看看哪些需要归档，哪些已经没用了。
起草的时候，最好能结合公司的实际情况，不能光抄别的公司的制度。比如，有些企业可能特别注重电子文档的安全性，会专门设置权限管理，而纺织公司可能更关心纸质档案的保存环境，像防潮防虫之类的措施就得重点写进去。另外，文件审批流程也得明确，谁负责接收、谁负责归档、谁有权查阅，都得有专人负责，不然就会乱套。
制度里头还得写清楚违规处理办法。比如，如果有人私自复制重要文件给外人，那该怎么处罚，这事必须提前说清楚。不然等到出了问题，大家都不知道该咋办。还有，文件借阅这块也要规定好，谁借了得登记，什么时候归还，最好能有个台账，这样万一出了事也好查。
不过有时候写制度的时候，可能会忽略一些细节。比如我上次帮忙起草的时候，就把“档案室定期检查”写成了“每月检查一次”，后来才发现这个表述有点模糊，到底是一整个月里随便哪天检查，还是固定在某一天检查？这种地方就需要反复推敲才行。
再就是格式方面，得让人看起来舒服。不能一会儿字体大一会儿小，段落之间也不宜太挤。像我之前见过一个制度，里面的表格画得歪七扭八的，看着就很别扭。而且用词也不能太随意，像“大概”、“好像”这种词最好少用，毕竟这是正式文件嘛。
小编友情提醒：
制度定下来后不是一劳永逸的事，得不定期修订。因为企业发展过程中，新的情况总会不断冒出来，像现在数字化办公越来越普及，是不是得加入电子文件管理的相关条款？这就需要相关人员多留意行业动态，及时调整制度内容。
【第5篇】某公司文件和档案管理制度怎么写1000字
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
书写经验30人觉得有用
制定管理制度时，得先搞清楚管理的对象是什么。文件和档案，它们的存在就是为了方便查阅和使用，所以制度的重点就是确保这些东西不乱跑。写的时候，要把流程说清楚，比如说谁负责归档，谁负责保管，还有借阅的手续该怎么做。要是流程模糊不清，到时候出了问题就麻烦了。记得要具体到每一个环节，不然员工们做起来会摸不着头脑。
在细节上，得考虑到实际情况。比如文件分类，不能光看名称就随便归类，要结合用途和重要程度。有些文件可能涉及机密，那在管理上就得更加严格，不能随随便便就让人查看。档案室的环境也很关键，温度湿度都要控制好，不然文件容易受损。这些都得写进制度里去，不能只顾着表面功夫。
写的时候，最好能结合公司的实际情况。每个公司的情况都不一样，不能照搬别人的制度。要是照搬，很可能水土不服，执行起来就会出问题。我见过有些公司直接套用别的制度，结果员工们觉得麻烦，反而增加了工作量。所以，得花点时间去调研，看看本公司的需求到底是什么。
有时候，写制度的时候会遇到一些困难。比如有些部门觉得某些规定不合理，这就需要沟通协调。不能一意孤行，得听听大家的意见。当然，也不能完全听从意见，毕竟制度是为了整个公司服务的。找到平衡点很重要，这需要管理者有一定的经验和判断力。
还有一些需要注意的地方。比如文件归档的时间节点，不能拖得太久，否则容易丢失。还有就是电子版的文件，也要定期备份，防止电脑故障导致数据丢失。这些都是基本的要求，不能忽视。如果忽略这些细节，日后出了问题，后悔都来不及。
写制度的时候，语言要简洁明了，不能太复杂。有些人喜欢用大词儿，觉得这样显得专业，其实反而让人看不懂。最好用大家都熟悉的语言来表达，这样执行起来也方便。不过有时候写着写着，可能会出现一些小问题，比如句子不通顺之类的。但只要不影响理解，就不用太纠结。
小编友情提醒：
制度写完后，不是扔在那里不管就行。得定期检查一下，看看有没有需要调整的地方。毕竟公司的情况是在不断变化的，制度也需要随之更新。要是一直不变，就跟不上发展的步伐了。
