第1篇 物业公司管理资料序言
《物业公司管理资料》序言
全面、准确地贯彻执行《物业管理条例》《物业管理企业资质管理办法》,依法加强**物业公司管理与服务工作落实,增强企业凝聚力和竞争力,维护公司物业管理区域内正常的工作秩序和良好的办公环境,切实保障业主、客户和公司的合法权益。
经过近四年的发展,公司已基本形成管理规范、专业性强、服务多样、信誉良好、制度完善的综合性物业管理公司,管理项目涉及商务写字楼、行政办公楼、大型物流仓储和邮电住宅小区。
现代物业管理面临着新的机遇和挑战,进一步完善物业管理制度、岗位职责、规范行业服务标准工作势在必行。为此,公司本着完善制度、依法管理、规范服务、树立品牌的要求,特组织人员编写了《管理文件汇编》一书,具体对公司各岗位日常工作标准、岗位工作职责、作业规程及标准、突发事件处置、值班及保卫工作等作了详尽的规范,概括性强、实用性广,便于公司各管理处在物业管理实际工作中更好的把握和运用,从而使公司物业管理工作效率、管理效率大大提升,实为公司员工做好各项工作的必读内容和培训教材。
公司将运用现代化、科学化、规范化的物业管理手段,实施全方位、高标准、高质量的物业管理,为客户提供热情、周到、优质、高效的服务,不断促进物业管理工作的健康发展,实现物业价值的保值和增值,
确保各物业管理处设施设备运行安全,杜绝安全责任事故和刑事案件,成功塑造**物业公司成都一流的物业企业形象。
第2篇 物业公司变更作业状态管理程序
职业安全卫生管理程序文件
--物业公司变更(作业状态)管理程序
1.0 目的
通过制定此程序,确保作业状态发生变更时处于受控管理,保障员工的人身安全,避免公司财产损失。
2.0 适用范围
适用于当生产作业及提供服务过程中与安全有关的控制环节(人、机、料、法、环)发生变更时,相关部门所采取的管理活动。
3.0 职责
3.1 各部门经理(管理处主任)负责将本部门作业或服务过程中发生的变更情况及时通知质量/环境/安全领导委员会。
3.2 管理委员会负责审核作业状态变更的合法性、合理性及安全性。
3.3 品质部负责《危险因素识别及风险评估记录表》的更新。
4.0 控制程序
4.1 变更申请:
当各部门的相关作业活动或服务活动需要对下列控制环节进行变更时,各部门经理/管理处负责人应填写《作业状态变更申请单》,说明变更的原因,内容,必要时附工程图纸,交管理委员会审批,通过审批后,再将此申请单交品质部。这些控制环节包括:
a)有资格要求的岗位人员的更换
b)机器设备的更换
c)具有危险特性的物料的更换或使用
d)作业步骤、程序的变化
e)作业地点、作业环境的变更
4.2 作业状态变更申请的审批:
4.2.1 管理委员会收到《作业状态变更申请单》后,组织人员进行评估,必要时可邀请相关的专业人士参加,评估内容可包括:
a)新的工作人员的资格是否有效
b)机器设备的安全性是否有保障
c)物料变更是否合理
d)作业方法的变更是否合理,是否具有可操作性
e)作业地点、环境的变化是否安全
f)是否需要明确新的安全要求
g)是否需要编制安全技术措施
4.2.2 通过评估后,应将评估结论及相应的安全要求记录在《作业状态变更申请单》上,如需要编制安全技术措施,管理委员会应指定人员在限定的时间内完成,并对其进行评审。
4.3变更后作业(服务)的运作
4.3.1 通过管理委员会的评估后,相关部门可以按变更的方案进行运作,如有安全要求或安全技术措施要求,首次运作时,管理委员会应指定人员对作业(服务)过程进行监督,检查各种安全措施是否已完善,作业(服务)过程是否安全。
4.3.2 对运作中出现的问题,应及时提出,必要时发出《整改通知书》,要求限期整改,并对整改的有效性进行跟踪验证。
4.4 危害因素的更新
4.4.1 当《作业状态变更申请单》经管理委员会审批通过后,相关部门应将此表格转交品质部,品质部应根据管理委员会的评估结论,对《危险因素识别及风险评估记录表》进行更新。
5.0 相关文件
6.0 质量记录
6.1《作业状态变更申请单》(***-ohs-08-1/a)
6.2《危险因素识别及风险评估记录表》(***-ohs-08-2/a)
6.3《整改通知书》(***-qp-04-4/a)
第3篇 物业公司管理手册修订换版
物业公司管理手册的修订和换版
1、管理手册的修订
1.1管理手册的修订和换版由品质部组织实施。
1.2文件的修订
1.2.1管理手册由品质部组织修订,填写《文件修订单》,经管理者代表审定,总经理批准后,品质部负责制作、登记和发放。
1.2.2作业指导书由各相关部门填写《文件修订单》,经品质部审核,管理者代表批准后,品质部负责制作、登记和发放。
1.2.3当修订部分达到原版面的三分之二或公司机构发生重大变动时,由管理者代表批准,进行换版。
1.3修订时采用发新页换旧页的方式进行,其要求如下:
1.3.1将本次修订内容和版本号修改之后,加以粗黑体字形式作出标识,将本页内容重新打印,换页修订后应将旧页收回。
1.3.2文件修订后,应将修订后的修订页及时发放到位,并将原文件收回,非受控版本文件,不作修订。
1.3.3发给外单位的非受控版本不进行跟踪修订。
2、管理手册的换版
2.1由品质部根据管理评审、内部审核以及内容修订的程度,经管理者代表同意后进行换版,换版后的手册由总经理重新审定批准并发布。
2.2手册需换版时,注明新版号,发新收旧。
2.3品质部应保存管理手册换版前后的两种版本。
第4篇 某物业公司管理手册前言
物业公司管理手册前言
1、范围
1.1总则
本手册适用于对本公司质量、环境管理体系所需全过程的内部管理,也适用于证实本公司有能力满足顾客及相关方的要求,产品/服务质量、环境行为符合法律、法规的要求。通过管理体系的有效运行和持续改进,增强顾客和相关方的满意。
本手册适用产品覆盖的范围:社区物业管理服务
1.2适用范围
本公司按iso9001:2000、iso14001:2004标准的要求,建立管理体系。
由于本公司的社区物业管理服务过程控制是按照国家颁发的《物业管理条例》及顾客的要求进行的,不发生社区物业管理服务的设计和开发过程,因此对iso9001:2000《质量管理体系-要求》标准中“7.3设计和开发”进行删减。
2、引用标准
本手册引用标准为iso9001:2000、iso14001:2004标准的要求。
3、术语
3.1本手册引用iso9001:2000、iso14001:2004标准的要求规范中所规定的术语。
第5篇 某物业公司管理者代表任命书
物业公司管理者代表任命书
为了贯彻执行《质量管理体系-要求》(gb/t19001-2000 idt iso9001:2000), 确保质量管理体系持续有效地运行,特任命曹庆秋为我公司管理者代表。
管理者代表的职责和权限规定如下:
1、确保公司质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持;
2、向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求;
3、确保在整个公司贯标范围内提高满足顾客要求的意识;
4、负责与质量管理体系有关事宜的外部联络。
最高管理者:
任命日期:
第6篇 物业公司品质管理部部长岗位说明
岗位职责:
1.熟悉掌握物业公司上级主管部门颁发的有关物业政策法规并落实执行;
2.熟悉掌握物业服务规范制度、流程及管理体系;
3.对物业服务项目盈利模式进行创新,提升物业服务质量,增加物业公司收益;
4.牵头工程部、综合办公室共同对物业接管项目进行论证分析,制定物业运营方案;
5.定期巡视、检查物业处服务质量,针对服务质量提出整改意见并监督执行;
6.定期抽查各物业处业主满意度,根据业主意见制定改善方案,提高服务质量;
7.完成领导交办的其它工作。
任职资格:
1.物业管理相关专业,本科及以上学历;
2.熟悉物业工作流程,掌握物业法规;
3.思想进步,爱岗敬业,积极上进,有较强沟通能力;
4.5年以上大型物业公司物业管理相关工作经验。
第7篇 物业公司人力资源管理程序怎么写
物业公司人力资源管理程序
1.0 目的确保人力资源的招聘、配置、培训、考核工作处于受控状态。
2. 0 适用范围本程序适用于人力资源的管理和控制。
3. 0 职责由人力资源部负责公司人力资源招聘、配置、培训、考核的组织及相关记录的保存工作。
4.0 工作程序
4.1 人力资源的需求确定
4.1.1人力资源部每年12月根据公司次年度目标、指标及年度经营计划制定年度人力资源计划,报公司总经理审批。
4.4.2 计划外的人力资源需求由各部门负责人填写《员工需求申请表》,经分管副总经理或总经理审批后由人力资源部负责招聘。
4.2 任职资格确定人力资源部根据拟任职人员确定任职人员须具备的任职标准与资质,编制部门岗位职责及任职要求,包括适当的教育,培训、技能和经验等。
4.3 人力资源的配备
4.3.1 外部招聘a. 人力资源部根据已确定需求人员任职条件选择招聘渠道;
b. 人力资源部应聘资料获得与初步筛选;
c. 入选人员资料《求职申请表》由人力资源部分别呈送各需求部门。
一般员工由各用人部门负责人初审后确定试用,人力资源部审查上岗证、学历证、身份证原件后通知其进行见习;
d. 管理岗、技术工种员工还需持上岗证、学历证、职称证、身份证等相关资质资料参加由人力资源部和用人部门约定的面试,并填写《面试评估表》;
e. 人力资源部主管根据《面试评估表》给出意见报分管副总经理审核、并由总经理审批是否录用。
若拟录用人员为部门副经理及以上职务人员,须经人力资源部主管审核后,再报分管副总审核、总经理审批是否录用;
f. 人力资源部通知被录用者报到时间,并办理入职手续。
4.3.2 内部调配:a.人力资源部主管根据各部门工作及与各部门主管协商后拟定需调动人员名单。
b.报总经理审批后,由人力资源部发《人事调动通知书》。
4.3.3 职务任免a. 人力资源部主管根据日常考核,征求各部门领导的意见,确定拟任免人员名单。
b. 经总经理批准后,由人力资源部主管拟定职务任免文。
c. 人力资源部按公司发文字号打印正式文件并负责下发各部门。
4.4 人员能力评价
4.4.1 试用期转正考核a. 各部门主管通知本部门拟转正员工填写《转正/晋升/降级/调薪表》;
b. 主管部门负责人对其综合表现签署评审意见后,交人力资源部主管签署意见,再报总经理批准。
4.4.2 日常考核a. 人力资源部以不定期谈话的方式考核员工对当前工作任务的理解深度。
b. 不定期地检查员工的工作状况。
4.4.3 人力资源部负责对员工能力评价建立相应记录。
4.5 培训
4.5.1 培训计划的制定和调整a. 每年年初由人力资源部召开各部门负责人会议,讨论本年度的培训需求,各部门提出本部门年度培训计划,人力资源部按部门计划制订公司《年度培训计划》,报经理批准。
b. 由工作或其它重要原因引起培训变动,由人力资源部报总经理批准后再通知实施。
4.5.2 培训工作的组织和实施a. 人力资源部负责统一组织、协调各相关部门开展培训工作。
b. 由人力资源部负责安排培训场地器材、选定执教人员,并与各相关部门共同确定培训的具体时间,并公布相应的培训内容。
4.5.3 培训内容a. 新进人员岗前培训的内容包括:―― 公司概况、展望、规章制度、安全意识与对员工的期望;
―― 公司的组织结构及各部门职能;
―― 质量意识、质量方针目标;
―― 岗位培训。
b. 员工的再培训内容包括技术培训、管理培训、转岗培训、质量体系培训。
c. 各部门根据工作需要,可临时确定培训内容并进行培训。
4.5.4 培训方式a. 内部培训由人力资源部指定执教人员按《年度培训计划》规定的项目进行培训。
b. 送外培训由人力资源部根据《年度培训计划》规定项目,送至有关外部机构进行培训。
4.5.5 培训考核a. 岗前培训的考核:人力资源部培训管理人员根据排定的培训通知执行,培训结束后,由执教人员及人力资源部进行考核签认,考核结果记录《培训记录表》。
b. 岗位培训,由人力资源部和所属部门负责人对其进行考核,考核结果记入《培训考试/考核评分(定)记录》。
c. 国家要求的特殊工种,须经国家相关机构培训合格取得证书,持证上岗。
d. 送外培训取得合格证书需复印上交人力资源部存档。
4.5.6 培训档案管理人力资源部专人保管所有培训档案,包括:《年度培训计划》及《培训考试/考核评分(定)记录》等。
5.0相关文件和记录
5.1部门岗位职责及任职条件
5.2 《年度培训计划》
5.3 《培训考试/考核评分(定)记录》
5.4 《求职申请表》
5.5 《转正/晋升/降级/调薪表》
5.6 《面试评估表》
第8篇 物业公司程序文件信息传递管理程序
1.目的
规范公司信息传递流程,加强信息管理,充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。
2.范围
适用于公司范围内信息管理工作的全过程。
3.职责
3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门,负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。
3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人,对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。
3.3各部门指定专人担任信息员,负责本部门各项日常信息管理工作。
4.方法和过程控制
4.1信息的收集
4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、**集团及集团内其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。
4.1.2总经理办公室负责收集以下信息:
a.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等;
b.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等;
c.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等;
d.新闻媒介对本公司、**地产、集团总部及集团内其它企业的报道;
e.与经营管理相关的信息和资讯,如相关产品和服务信息、先进的管理经验等;
f.**集团总部、**地产公司及集团内其他公司的有关信息。
4.1.3公司各部门负责收集以下信息:
a.公司其他部门发送的各类工作信息;
b.来自顾客的投诉、建议、需求等信息;
c.其他部门的日常管理经验和举措;
d.与本部门相关的政府及行业信息;
e.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。
4.2公司内部信息的传递
4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部门应将上一期的日常信息,填入《业务(职能)部门信息半月报》并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日,报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月,每月16日至月底为下半月;
4.2.2 每月1日前制定本部门月工作计划,并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现,上载到内部信息网相应栏目;
4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》,通过邮件形式发送公司总经理办公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》,并在公司内部网页相应栏目内发布;
4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息,如突发事件、重大投诉等,由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室;
4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外,还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导,报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导,直至问题处理完毕;
4.2.7信息员若不能确定信息报送部门,重要性较高的信息,工作时间发生的应在发生当日,非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室;
4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复;
4.2.9向公司全体发送的信息,可在内部信息网的网上公告栏目发布,原则上此类信息不再用outlook形式发送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送,不得通过信息网络发
4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护,强化内部网的使用效率;
4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息,应注明传送级别,由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别,未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工;
4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作,应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管,否则将视为无效信息。
4.3公司信息的传递
4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息,完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载,报送集团物业管理部,抄报集团办公室、设计工程部和**地产公司;
4.3.2若公司发生重大事件,总经理办公室应在事件发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》,报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门,并跟踪事件进展,直至问题妥善处理完毕;
4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要,并传递至相关人员;
4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外,总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。
4.4 信息的分析和处理
4.4.1各部门上报的信息,由各信息归口的职能部门负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.2没有明确信息归口部门的信息,由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.3各负责信息分析处理的部门应视具体信息内容,知会公司领导并及时就相关事件、部门或个人提出适时处理意见。
4.5信息管理制度
4.5.1各部门应严格执行公司有关信息管理的操作流程,以确保公司整个信息系统的正常有效运作。
4.5.2各部门应结合本部门的具体情况,制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度,明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任,确保部门各项信息管理工作的顺利开展。
4.5.3各部门信息员岗位若发生变动,必须及时通报总经理办公室,并完善各项交接手续,前任信息员或总经理办公室应对新信息员进行必要的培训,以保证信息管理工作的连续性。总经理办公室应制作并不断修订完善《内部网网页制作教材》,以帮助各部门信息员掌握信息网的各项操作。
4.5.4各部门应保持开放心态,及时、准确地发布或传递各类信息,公司赋予各部门信息员越过直属上级或部门经理直接向公司信息主管部门报送信息的权力,各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作,对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的,将追究信息员的责任。
4.5.5各部门信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈,信息跟踪反馈工作
应贯穿事件处理的全过程,直至事件处理完成后关闭,以保证所有问题都能够得到实时有效地解决。
4.5.6信息传递专用邮箱及帐号仅供工作使用,不得用于任何私人目的,损害公司利益,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.5.7网络使用人员应严格遵守internet国际惯例,遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定,对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。
5、质量记录表格
第9篇 物业公司物业管理员岗位责任书
1、岗位名称:物业管理员
2、直接上级:物业公司经理
3、岗位职能:物业小区的各项业务工作
4、主要工作:
◎公司管理制度规定的工作职责
◎协调绿化、卫生、保安、车库管理员的工作
◎安排保养、维护小区内各项设施工作
◎每月负责经营性用房各项费用的收取工作
◎负责联系、接洽公司的各项维修业务工作
◎按计划完成当月工作计划,做出当月工作总结、下月工作计划,报经理批准并作为当月工资考核标准。
5、兼管工作:
◎负责编报年度、季度、月度小区设施维修计划,并督办其及时实施,对其质量负责。
◎完成领导交办的其他工作
岗位责任人:公司经理:
第10篇 x物业公司管理处人员任职条件
为加强员工队伍的建设,进一步本完善企业员工招聘考核制度,特制定以下职位分类及要求。
根据公司现状,将公司各级员工分为管理层人员和一般操作层员工两大类,人员总的要求是:品行端正、身体健康、有相关工作经验。
具体的职位分类及要求如下:
一、管理层人员职位分类及岗位要求
(一)区域经理(管理处经理)
文化水平要求:大专以上学历,具备初级以上技术职称
工作经验要求:具有从事物业管理行业二年以上工作经验,能全面地负责起管理处各项工作。工作能力要求:了解和掌握物业管理法规政策,对所负责区域的各项工作全面掌握,具全面管理一个物业管理管理处的经验,在工程管理、客户投诉、社区文化、业务拓展等工作有良好的管理能力,
资格证书要求:取得全国物业管理部门经理上岗资格证。
计算机应用水平:熟练使用计算机,能运用常用办公软件及物业管理专用软件
英语水平要求:具一定的英语运用能力
(二)物业助理(办公室文员)
文化水平要求:中专或以上学历,具备初级以上技术职称
工作经验要求:具有从事物业管理行业一年以上工作经验,能协助经理负责管理处各项工作。工作能力要求:掌握物业管理法规政策,对所在区域的各项管理工作有一定的掌握,在工程管理、处理客户投诉、管理处日常管理工作等有良好的管理协调能力,
资格证书要求:取得省市物业管理上岗资格证。
计算机应用水平:熟练运用计算机,熟练运用常用办公软件及物业管理专用软件
英语水平要求:具一定的英语运用能力
(三)领班
文化水平要求:高中以上学历,
工作经验要求:具有物业管理行业一年以上工作经验
工作能力要求:能对管理处经理交办的工作及时处理,了解和掌握物业管理常用法规政策,对所负责的管理工作能全面掌握,在处理客户投诉、管理处日常管理工作等有一定的组织能力。
资格证书要求:取得省市物业管理上岗资格证。
计算机应用水平:会运用计算机,能运用常用办公软件及物业管理专用软件
英语水平要求:掌握基本的英语能力
二、操作层
(一)保安管理员
年龄及身高要求:18岁以上,男性身高170公分以上,女性身高160公分以上
文化水平要求:初中以上文化学历,一般要求为高中毕业
工作经验要求:具有一定工作经验
工作能力要求:恪尽职守,敬岗爱业,服务热情,对待业主及客人彬彬有礼,工作认真负责,并具有处理日常管理事务的能力,有一定的房屋水电知识、消防设备使用知识。。
资格证书要求:有退伍证、士兵证、身份证、劳务证、计划生育证及无犯罪记录证明。
(二)大堂管理员
年龄及身体要求:60岁以下之男性,要求身体健康,能适应管 理处工作要求
文化水平要求:初中以上文化学历,
工作经验要求:具有一定工作经验
工作能力要求:工作认真负责,恪尽职守,敬岗爱业,服务热情,对待业主及客人彬彬有礼。
资格证书要求:有身份证等证明。
第11篇 某物业公司办公设备使用管理作业指导书
1.0目的
通过规范办公设备的使用管理,保证公司在实现服务过程中办公设备正常使用。
2.0适用范围
适用于公司所有的办公设备。
3.0定义
4.0职责
4.1行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。
4.2各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。
4.3机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。
5.0内容
5.1办公设备种类
复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。
5.1.1电脑管理
公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑,两者的配置,都必须由部门根据岗位的需求,提出书面申请,经公司领导审批后,由机电管理部根据需求选型,行政办公室负责新机的采购。
1、办公电脑的管理
(1)各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员,负责该电脑的日常使用,其职责如下:
负责设置、修改该电脑的用户密码,并报公司备案;
负责该电脑的日常管理及报修;
定期对硬盘进行整理,对需要保留的电子文档进行备份,清除垃圾文档;
定期对电脑进行杀毒,对外来软件进行安全性检查,确认无误后方能使用。
每周填写电脑运行周报。
(2)任何人未经许可不得使用他人的电脑。
(3)办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更,如有需要,须经请示批准后,由机电管理部技术人员实施。
(4)办公电脑如需上网,须经所在部门提出书面申请,报请行政办公室、分管领导批准后,由机电管理部负责接入。不得在网上浏览与工作无关的网站,下载与工作无关的网络信息资料。
(5)机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修,并定期(每月一次)对电脑的使用情况进行检查;根据电脑使用情况不定期组织电脑操作知识的培训。
(6)下班后相关责任人检查电脑是否正确关机,正常情况下不得强行关机。
2、非办公用电脑的管理
(1)此类电脑包括:空调集控、水电抄表、bas、停车场系统、消防系统、监控系统、咨询台用。
(2)此类电脑的日常管理维护由使用部门负责,机电管理部负责定期保养和问题处理。
(3)此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响,所以禁止在电脑上进行与系统无关的操作,禁止使用外来磁、光盘。
5.1.2传真机的管理
1、行政办公室负责接收公司各类传真,并及时作好记录,并及时通知收件人到行政办公室办理签收。
2、因公对外发送传真应办理登记手续,登记完毕后方可发送,因私传真未经批准一律不予传送。
3、使用传真机时需要注意,发送多页单张原稿时,其宽度必须一致;原稿上的订书钉应先取下,尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑薄膜中发送,以免卡住或损坏原稿。
4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机,一般不能用来传送机密文件。
5、不得把传真机当作复印机使用,下班时应将传真机设于自动收文状态。
6、传真机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自拆卸。
7、传真机的安装应平稳,要防止灰尘进入机内。为预防事故,安装时应接地良好,并设有避雷装置。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
8、传真机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。
9、因公使用长途电话应作好使用登记,注明拨打单位,简要描述通话内容,经行政办公室主任批准后使用。下班后应锁闭传真机长途功能。
5.1.3办公电话管理规定
公司电话属于办公用途,为了保证工作的正常开展及业务的畅通,加强内部管理,合理控制费用成本,特对办公电话管理作如下规定:
(1)报销额度:详见《电话功能及月话费额度核定表》。
(2)报销管理
职责:
行政办公室和机电管理部根据公司批准的《电话功能及月话费额度核定表》对办公电话功能及话费进行调整和控制。
各部门电话功能及月话费额度调整需按程序申报:部门经理批准→行政办公室主任审核→分管领导批核→总经理批准。
机电管理部负责于每月3日前打印汇线通电话的话费统计明细报行政办公室,行政办公室负责审核当月话费额度标准,并于每月5日前将超标话费明细交财务部执行扣款;直线电话月话费明细由机电管理部根据电信部门统一扣款日期打印清单报行政办公室。
行政办公室不定期抽查电话清单,如发现非正常声讯电话,将按产生话费的三倍在个人月工资或部门月绩效工资中扣罚。
行政办公室负责考核个人直线电话和部门汇线通电话额度标准,部门或班组的直线电话和个人汇线通电话额度标准由部门负责考核。
直线电话的月话费额度管理:
直线电话不得拨打声讯电话,如因工作业务需要拨打声讯电话,须使用汇线通电话。
直线电话责任到个人的,月话费额度超标部分在个人月工资中扣除。
直线电话责任到部门或班组的,月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。
田园居管理处实行独立核算,话费由部门自行控制。
汇线通电话的月话费额度管理:均以部门或班组为单位进行核算,月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。
(3)办公电话机的保养和维护
严禁猛烈拍打话机叉簧,当拨号后未接通时应轻轻反叉簧按下1-2秒再重新拨号。
通话完毕应轻轻将话机搁在电话机上,不得用力掷话筒或将话筒搁在一旁,影响电话的正常使用。
打电话时不得卷绕电话机绳,以免机绳扭绞后各芯之间混接在一起,产生接口松动,芯线暗断等故障,出现话音时断时续,使通话受到影响。
在拨号(按键)时,应注意用力均匀,不宜用力过猛过快,以保持机件情况正常,延长使用寿命。
5.1.4打(复)印机的管理
1、打印机管理
(1)用环保纸进行打印时应注意将环保纸上的订书钉、回形针取下,以免卡住或损坏机器。
(2)分配于其他部门及管理处使用的打印机由设备所在部门自行负责维修保养,使用打印机时应严格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印机,一经发现严肃处理。
(4)打印机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自拆卸。打印机的安装应平稳,要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
(5)打印机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。
2、复印机管理
(1)公司16/f的复印设备由行政办负责维护保养,分配于其他部门及管理处使用的复印机由设备所在部门自行负责维修保养,使用复印机时应严格按照程序操作。
(2)不得因私使用复印机,一经发现严肃处理。
(3)复印机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自拆卸。复印机的安装应平稳,要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
(4)下班时相关责任人要检查复印机电源是否关闭。
(5)复印机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。
5.1.5摄影(像)器材的管理
1、摄影(像)器材由行政办公室负责维护保养。
2、各部门需要动用摄影(像)器材时应向行政办公室主任申请,经同意后方可使用,同时应办理借用登记,填写《工机具领借用登记表》,使用完毕及时归还,若因使用不当或保管不利造成办公设备损坏或丢失的,按照公司相关规定处理。器材使用人必须熟练掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。
3、摄影(像)器材应放在清洁而干燥的地方,避免潮湿和高温,防止灰尘进入机内。每次使用完毕要用专业擦拭纸进行擦拭,并及时送交保管。
4、所拍摄的内容由行政办公室统一冲印或刻录光盘,未经允许不得私自外出冲印、刻录。未经允许,严禁员工自行拍摄个人照片及声像资料。
5.2办公设备的维护保养
5.2.1机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养,当办公设备不能正常运行时,使用部门应及时联系机电管理部进行维修,维修中如发生零配件改变时,机电管理部应填写《办公设备维修记录表》,无法维修时填写《设备对外委托维修申请单》报请外修;其他办公设备可由行政办公室联系专业公司定期维保,若在使用中出现故障,由行政办公室联系专业公司及时修复。
5.3办公设备的报废
当价值在100元以上的办公设备发生严重损坏或老化,由使用部门填写《报废申请单》,经相关技术人员、使用部门负责人确认、财务部审核、分管领导、总经理批准后,作废品处理。
6.0记录
6.1《工机具领借用登记表》
6.2《办公设备维修记录表》
6.3《设备对外委托维修申请单》
第12篇 物业公司行政管理员工建议及意见
物业公司行政管理之员工建议及意见
员工建议及意见的管理制度
为了进一步调动员工的能动性和积极性,发挥员工的创造意识,以及让上级领导及时并清晰地了解下面一些不正之风及管理者的水平和处事能力,鼓励员工多提合理化建议和意见,增强公司的凝聚力,特制订本制度。
1.范围
1.1 凡对公司各方面发展有利的建议和意见均在可提之列。
1.2 对各职能部门的不正之风及对上级领导的意见和建议。
2.递交形式
以书面形式将有关事项写清楚、详尽,然后递入'员工建议及意见箱'。为了各项事务的及时沟通、交流及相关验证,一般请签署姓名。
3.处理程序
3.1 提议人将书面建议或意见递入'员工建议及意见箱'。
3.2 由公司经理亲自打开意见箱(逢周三、周五早上九点),取出建议及意见书。
3.3 由公司经理亲自审阅建议及意见。
3.4 经理对有关建议及意见进行登记、整理,并制订相应处理函,递交相关领导,各相关领导进行审阅,并在处理函上签署处理办法。
3.5 专管人员根据领导批示跟踪办理。
3.6 将建议或意见的处理结果回复提议者本人,然后整理归档。
4.处理时间规定
4.1 应在收到建议或意见一个工作日内完成整理工作,并递交相关人员办理。
4.2 各相关人员应在二个工作日内完成审阅及处理办法。
4.3 人事行政部接到批示后,应在5个工作日内完成跟踪办理工作。
4.4 人事行政部应在10个工作日内将建议的处理结果反馈给提议人。
5.对未署名建议及意见的处理
在收到未署名建议或意见时,应立即作有关调查并核实,然后按以上程序处理,处理结果以适当方式公布。
6.对有效建议的奖励
6.1 对有效建议由人事行政部按规定提请奖励。
6.2 所有有效建议都作为绩效考核的参考及晋升的依据。
第13篇 物业公司绿化管理程序
物业公司质量管理程序文件:绿化管理程序
1.0 目的
规范绿化工作管理程序,保障作业人员职业安全,保护环境,确保所辖区域绿苗木健康生长,绿化率达到管理目标要求,为用户提供一个优雅、舒适的生活、办公环境。
2.0 适用范围
适用于公司下属各管理处。
3.0 职责
3.1 总经理负责绿化整改及大中型维护项目的审批。
3.2 管理部负责绿化整改及大中型维护项目的施工计划、技术指导、监督工作,以及指导管理处日常绿化管理工作。
3.3 工程部负责绿化整改及大中型维护项目的预决算审批工作。
3.4 管理处负责所辖区域绿化工作的全面管理,负责监督作业人员职业安全卫生的防范工作。
3.5 绿化主管负责对日常绿化工作的检查监督。
3.6 管理处绿化组负责绿化的日常维护工作。
4.0 工作程序
4.1 交接验收
管理处接到绿化交接通知后,管理处主任与管理部经理会同开发商及施工单位指定验收人员,对保养期已届满的绿化苗木的品种、数量、配置效果、苗木长势等逐项验收,编写验收报告,经参与验收人签名确认。
4.2 小区内所有绿化苗木经验收合格后,即由管理处绿化组接管,并依据文件规定进行全面的养护工作。
4.3 绿化保养具体运作程序
4.3.1 绿化主管负责统筹安排,划分绿化岗位区域,并指定绿化养护责任人。
4.3.2 绿化工根据文件规定对各自岗位范围内的绿化苗木进行管理养护工作。
4.3.3 绿化工每日巡视各自范围内的绿化苗木长势、水肥灌施、肥药使用、松土除杂草等情况。发现问题及时处理,并向主管汇报,填写《绿化养护工作记录》。
4.3.4 绿化主管结合绿化工的汇报及自身巡查情况,填写《绿化养护工作记录》。
4.4室内、外植物养护
4.4.1 室内植物的管理养护
a、室内观叶植物一般隔天喷淋一次水,个别品种可视其生长特性一天喷淋一次。每次喷淋水后,应及时用拖布抹干地面水迹。
b、每周对植物叶片抹拭清洁一次,对花盆底碟清洗一次。
c、定期更换室内植物及时花位置,作好节日或特殊接待任务的环境绿化布置工作。
d、每天要清理黄叶,大叶观赏植物的叶片如小部分枯黄时,可用花剪将枯黄部分剪去。对于攀爬植物应注意牵引或固定。
e、室内人造植物隔天清洁一次,如发现造型有损坏或有脱落的枝顺,应及时进行修补。
f、工作时要注意用户情况,不要妨碍其活动,更不能将水溅到用户身上。
4.4.2 室外植物的管理养护
a、每日对花坛草地进行清理,保持清洁无杂物,对盆种摆放的时花每天喷淋水二次,对地花、草坪每隔一天喷淋水一次,喷淋水时要让土壤充分吸收水份。喷淋时间一般应在每天上午10点钟以前或下午5点钟以后,避免高温暴晒时淋水,给植物生长带来不利影响。
b、随时观察植物生长情况,视情况进行杀虫、修剪、移种、摆放工作。
c、每周冲洗大树及一切绿化布置,以保持干净。
d、作好草坪的修剪保养工作:草长高至或超过推荐割草高度15-25mm时应该进行修剪,立春前进行较低修剪,一般保留草茎10-15mm为宜,剪完后要用铁耙除去枯叶死草;立秋前修剪的高度为草长的一半为宜;立冬前修剪高度为草长的三分之一,以巩固草根的生长。
e、每次修剪后均要进行适量施肥,立春、立秋修剪后施尿素,立冬修剪后施复后肥。
f、做好花林防风、防寒等自然灾害的预防保护工作。
4.5 绿化工具管理
4.5.1 由绿化主管将每月采购申请报管理处主任同意,经公司领导批准,由公司统一负责采购。
4.5.2 绿化主管统一领取购进物料工具。 绿化工领用任何工具均需填写《物品领用登记表》妥善使用,凡属故意损坏者照价赔偿。
4.6 病虫防治
按《消杀管理程序》中有关规定操作。
5.0 相关文件
5.1《消杀管理程序》(zh*-qp-17)
6.0 质量记录
6.1《绿化养护工作记录》(zh*-qp-18-1/a)
6.2《物品领用登记表》(zh*-qp-11-4/a)
第14篇 某物业公司仓库管理作业指导书怎么写
物业公司仓库管理作业指导书
1.0目的:为了储存生产原料、半成品、成品以及为了配合物流管制。
2. 0适用范围:公司各部门。
3. 0分类:3.1从安全角度上考虑分为:一般仓库;
危险品仓库。
3. 2从建筑结构上考虑分为:封闭式仓库;
敞开式仓库。
3. 3从堆放的货物性质上考虑分为:原料仓库;
半成品仓库;
成品仓库。
4.0职责:
4.1消防管理是仓库管理的首要内容:建立严格的消防制度,明确消防责任人,要及时消除火灾事故等隐患;
仓库范围内要有明显的禁烟、禁火标志和警示牌,对违反规定动用明火、吸烟者要加以处罚。
4.2仓库的环境日常管理,包括:防潮、防高温、防水浸应该是仓库环境管理的确关注重点;
建立仓库清洁打扫制度,仓位和通道要保持干净,有的仓库还要做好灭鼠、灭害工作;
仓库高处的大玻璃要定期擦洗,使仓库保持明亮清洁。
4.3仓库的安全保卫是仓库管理的重要一环,包括:无关人员不得出入仓库;
严格执行两人以上进入仓库的制度。
4.4建立严格的管理制度:机器设备的安装、管理、使用规定;
产品、货物出入库、材料出放库规定;
成品发货出库制度;
各种岗位的职责及操作规程。
4.5管理办法:
4.5.1 无关人员不得入内。
4.5.2 建立严格的消防制度,明确消防责任人,要及时消除火灾事故等隐患。
4.5.3 各种物资进仓,应严格检查质量和数量,防止物资锈损腐蚀、霉烂变质、丢失短少,凡质量有问题的一律不准入库,严重情况可要求退货。
4.5.4 物资的入库,库房管理员根据采购部提供的采购物资的原始发票和实物填制进仓单。
4.5.5 库房内不准使用电炉、电烙铁、电熨斗、等电热器皿和电视机、电冰箱等家用电器。
4.5.6 库房内严禁吸烟和动用明火。
4.5.7 仓库电器设备的周围和架空线路的对方严禁堆放物品。
4.5.8 库房内要定期打扫,保持整洁。
4.5.9仓库的环境日常管理应注重防潮、防高温、防水浸。
4.5.1 0保管员下班前,必须先进行安全检查, 电源、锁好门窗后方可离开。
4.5.1 1配合各使用部门,摸清库存和消耗规律,做好物资采购工作。
4.5.1 2经常巡查库房商品,定期盘点,做到先进先出,减少积压,滞销商品要及时报告部门负责人。
5.0支持性工具:《进仓单》《退货登记表》《仓库物料盘存表》《库存物料报废申请表》编制:审核:批准:日
第15篇 物业公司监视测量设备管理程序-2
物业公司监视和测量设备管理程序(二)
1.0目的
为了对提供服务过程中的监视和测量仪器,比较标准进行控制,确保这些仪器在存放、搬运和使用过程中保持已知的准确度。
2.0适用范围
本程序适用于对公司所有监视和测量仪器的控制与管理。
3.0职责
3.1工程部负责管理监视和测量仪器的采购申请、验收、送检以及报废的审批和建立总台帐。
3.2各管理处负责监视和测量仪器的使用,以及管理处的《监视和测量仪器管理卡》的建立和使用过程中出现异常情况的报告与采取相应措施。
4.0实施程序
4.1监视和测量仪器的管理和使用
4.1.1由工程部负责建立《监视和测量仪器管理卡》,并对所有监视和测量仪器进行统一编号。
4.1.2所有监视和测量仪器应在检定合格期内使用。
4.2监视和测量仪器的采购和验收
4.2.1各部门需用监视和测量仪器时,由本部门填写《请购单》,经工程部经理审核,总经理批准实施采购。
4.2.2采购的监视和测量仪器由工程部负责安排验收,验收合格后在《监视和测量仪器管理卡》上进行登记,统一编号管理。
4.3监视和测量仪器的领用
验收合格后,由工程部将监视和测量工具仪表分派到使用部门。
4.4监视和测量仪器的校准
4.4.1工程部负责根据监视和测量仪器的使用状况和国家的有关规定,编制《监视和测量仪器校准计划》,经工程部经理批准后执行。
4.4.2对于委外送检仪器,由工程部选择合格的计量服务供应商送检。
4.4.3对于自检的仪器,应按仪器的有关技术资料进行自检,并将校准结果记入《监视和测量仪器管理卡》。
4.4.4校准合格的监视和测量仪器必须贴有《校准合格证》,《校准合格证》必须注明有效期,无有效合格证的不得使用。
4.4.5经校验不合格的监视和测量仪器,应贴上标识。
4.5监视和测量仪器的修理和报废
4.5.1监视和测量仪器损坏或失效时,由工程部统一安排送到合格的计量服务供应商处进行修理,重新校准,合格后方可使用。
4.5.2监视和测量仪器无法修复,需要报废时,需经工程部经理批准后予以报废,并在《监视和测量仪器管理卡》上注销。
5.0相关记录
**009-01请购单
**013-01监视和测量仪器管理卡
**013-02监视和测量仪器校准计划
第16篇 物业公司网上客户信息管理作业指导书
文件名称
网上客户信息管理作业指导书
编号:
编 制审 核批准人
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1目的:规范通过网络向客户传递信息的过程。
2适用范围:在**内部、外部网站和其他社会网站上,回复客户问题,以及向客户发布通知。
3管理内容:
3.1 总负责人:营销部客户中心
3.2 项目各阶段负责人
3.2.1 项目销售组组建前:营销部客户中心
3.2.2 项目销售组组建后,撤消前:销售组
3.2.3 项目销售组撤消后、项目交房前:营销部客户中心。
3.2.4 项目交房后:
