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第1篇 置业公司公文管理规定
置业公司公文管理规定
一、本文所指的公文是指:
1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免等;
2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件;
3、以各部门名义发出的文件;
二、公文种类
1、请示:请上级指示和批准,用'请示'。
2、报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。
3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。
4、批复:答复请示事项,用'批复'。
5、通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。
6、通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。
7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定'.经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。
8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。
9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。
10、其它资料:包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料,适用于公司内部的经营和管理。
11、外来公文:包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。
三、公文格式
公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。
1、公司文头:一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印;内行编号文首页一律用黑白打印;部门行文不得使用公司正式红头文式。
2、公文字号:按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。
3、公文秘级:分为'绝密'、'机密'和'秘密'。
绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
4、签发人/时间:按内容性质由公司总经理(或其授权人)在定稿上审签。正式公文上打印。
5、公文标题:应准确简要地概括文件的主要内容;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题用2号简体宋体字。
6、公文正文:正文用小4号字;正文中的一极小标题,用4号黑体字;其余字体一律使用宋体字;行距22。
7、落款/成文时间/公文用印:除会议纪要外,正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章。
8、主题词:一般为标题的关键词。
9、主送/抄送单位:由审稿人确定。
10、办文事项:如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名,以及实际印发、存档的份数。
11、公文附件:单独排版、装订在正文之后;成文时间之前注明附件顺序和名称。
12、附样式:
文头
(公文字号)
签发人: 秘级 签发时间:
标 题
主送单位:
(正 文)
(落款、成文时间、用印)
(附件序号、名称)
主题词:
报送:
发送: 存档()
拟稿: 审核:打印: 校对: 共印 份
本公司公文行文一律使用下列公文字号,并对应适用范围使用:
“发”字号
“函”字号
“纪”字号
国地公司
国地发[ ]号
国地函[ ]号
国地纪[ ]号
适
用
公
文
范
围
内行/下行文
决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、
/
会议纪要
内行/上行文
/
请示、报告、批复、
会议纪要
外行/上行文
/
公函
/
四、公文办理
(一)、收文处理
1、程序:凡送交公司或公司收到的外来公文,均按:'签收-登记-分送-处理-复文-立卷存档'程序办理。
2、要求:
1 )当公文送达或收到公文时,均由总经办文书收。根据公文内容和要求,用传阅夹并附上批阅单后,将其及时分送公司有关领导传阅和批示;待领导传阅批示后,再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中,办文部门、人员应根据要求,及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复,则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文。办理完结,总经办或相关部门及时将公文收回并存档。
2 )上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件,均由总经办统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批。
各部门收到急件时,应在3天内答复,一般要办理的文件,一周内应办理。需要研究而不能马上处理的,要先书面或口头简要回复。
3 )加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。
4 )领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。
(二)发文处理。
一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
1、草拟公文的要求:
1)要符合公司制度、政策和上级的有关规定。
2)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。
3)引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4)草拟公文必须使用a4的公文稿纸,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。
5)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:'一',第二层为'(一)',第三层为'1',第四为'(1)'。
6)不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。
2、公文审核。
公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后呈送。
1)审核的重点:
2)是否需要行文。
3)是否符合公司制度、政策;与本单位发过的公文是否衔接。
4)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
5)处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。
6)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。
7)审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办部门修改,改动过大的,要重新拟正。
3、公文签发。
1)公司行政文件,由总经理签发。业务文件,由分管副总签署意见后,由总经理签发。
2)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。
3)公文办理完毕后,要及时送交档案管理人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。
4)印制:
①公文印制一般应使用a4纸张打印一套,其余复印;
②各公司、各部门的打印件,应提供已制作、命名、u盘,或提供已撰写的手稿给总经办打印加工;
③各部门行文不得使用公司正式红头文式。
5)存盘拷贝:原则上,凡经电脑处理、经公司打印机打印的正式公文、资料,均需在公司档案机要室电脑上及时存盘和按规定分类,不得遗漏。
6)用印/装订/分送/登记/存档:公文印制完成后,由总经办统一办理公文的用印和装订;在公司内部分送时,由总经办在发文簿上登记和领件签字;凡编排了发文字号的文件公文和有保存价值的非文件公文,均需将印制稿交公司档案管理人员存档。
(三)其它内部公文的办理:
1、程序:凡其它非编号的内部公文,均按拟稿-审稿、校对-印制-存盘拷贝-分送-处理-复文-存档程序办理。
2、要求:
(1)需办理的公文,应及时送公司领导批示或交有关部门办理。
(2)根据阅批范围送公司有关领导或部门处理。批阅公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他人圈阅,应当视为同意。
(3)为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和相关部门经理要及时阅看,阅签后退公司文书。公文不得自行传递,也不允许带离公司,以免丢失和延时误事。
(4)传递秘密公文须采取保密措施。密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第2篇 s物业管理公司公文管理规定
物业管理公司公文管理规定
为统一公文运行程序,加强公文管理,提高办公效率,制定本规定:
一、各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文,统一由专人收管,并负责签收、分类、登记和分发、传阅。
二、以公司名义发出的各种文件,须编号、登记,统一对外发送。
三、公文处理:
1、公文登记分类,交办公室负责人审阅,提出拟办意见。
2、根据拟办意见,送有关部门相关人员阅办。
3、领导批办的公文,按批示意见交有关部门负责办理。
4、如承办过程中有疑问或问题,应及时请示、报告。
5、办理完毕后,应填写承办结果,连同原文件退回存档。
四、公文传阅:
1、送阅文件要抓紧时间阅读,不得无故拖延或扣押。
2、文件一律由专人传送,一般不得横向传阅。
3、文件传阅后,阅文人要签名并写上时间。
4、文件传阅后,交回归档保管。
第3篇 南油物业公司公文管理规定（7）
物业公司公文管理规定(七)
1、为进一步提高__物业管理有限责任公司(以下简称公司)公文处理工作的效率和质量,促进物业经营管理工作,实现公文处理工作的科学化、制度化和规范化,特制定本办法。
2、本办法适用于公司及公司各部门公文处理工作。
3、公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作,应按照行文要求和公文处理的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。
4、公司总经办管理公司公文处理工作并负责指导公司各部门公文处理工作。
5、公文处理要坚持实事求是的原则,力戒形式主义和文牍主义,行文要少而精,注重实效。
第一章 公文种类
6、公司涉及行政、党务的公文种类主要有:决定、规定、通知、通告、请示、报告、函、会议纪要等。
第二章 公文的主要制发型式及适用范围
7公司设《__物业管理有限责任公司》公文首页纸,适用范围如下:1、《__物业管理有限责任公司文件》主要用于公司决定、规定、年度工作计划、总结;部署全局性重要工作;向各部门通知重要事项;转发上级有关文件等。2、《__物业管理有限责任公司》主要用于向上级报告、请示工作;批复请示;同不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;转发公司领导的重要报告、讲话等。
第三章 公文格式
8、公文一般由标题、公文编号、签发人、密级、紧急程度、主送单位、正文、附件、附件名称、印章、发文时间、发文字号、印发传送范围、主题词、抄送(报)单位、印发单位和印发日期等部分组成。如有附件,附件应在正文之后,成文日期之前注明附件名称和顺序。
9、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文机关名称和公文种类。在标题内除法规、规章名称加书名号外,一般不使用或少使用标点符号,在标题最后则不宜使用。
10、有关说明
1《__物业管理有限责任公司文件》按'__[200_]_字 第__号'统一编发,盖公司印章;公司对外一般事项行文不编号,使用公司信函纸,如需盖章,须履行用印登记手续。
2、联合行文,只标明主办单位发文字号。
3、上报的公文应当注明签发人(按领导班子分工标注)、会签人姓名。联合上报的公文主办单位签发人姓名排列在前,其他单位签发人姓名在主办单位签发人姓名之下,按发文单位顺序依次排列。上报的请示性公文应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。
11. 机密公文应当根据机密等级,分别由总经办注明'绝密' '机密''秘密'。
12. 标引主题词,应从《北京市人民政府公文主题词表》中选择与公文主题概念最直接相关的若干主题词(一个文件一般不超过7个)进行标引。
13. 上行文一般只写一个主送单位,以公司名义发文视公文内容应当标明主送单位和抄送单位。除答复领导直接交办或者指定的重要公文外,各种公文一般不写报领导个人称谓字样。
14. 成文日期以领导签发日期为准;联合行文以最后单位领导的签发日期为准;会议通过的事项,以通过日期为准。
15. 公文用纸一般采用a4型。
16. 公文标题、主标词等具体要求按(_政发[2001]12号文件)的有关规定执行。
第四章 行文规则
17.用公司名义行文的公文有:1、向上级报告、请示工作;2、与有关单位联系重要事务;3、向各部门下达重要指示决定等。
18.以部门名义行文的公文有:1、在职权范围内,下达计划、制度、要求、指导业务、了解情况、向公司领导报告、请示工作。
19.请示性公文应一事一文。
20.请示与报告必须严格分开,不得在报告中夹带请示事项。公文标题不得使用'请示报告'字样。
21.凡可以由公司各职能部门行文或面谈解决的问题一律不用公司名义行文。需要用公司名义的行文,到总经办统一编号。
第五章公文处理程序
22.公文办理
公文办理分为收文办理和发文办理两项内容。
收文办理包括:签收、登记、分发、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等。
主要程序如下:
1、凡上级机关来文、地方行政部门来文、外单位来文及公司各部门外出开会带回文件及材料等先由总经办及时签收、登记、编号。(属总经理的收文,由总经理签收后登记;属公司有关领导亲收件,一律由收件人亲自拆封)
2、文件登记后,由总经办主任根据文件性质及涉及内容填写'文件拟办单'送有关领导阅示,除特殊情况请领导3天内做出批示。(请主批领导使用钢笔或签字笔在'文件拟办单'上明示意见及批示时间,其他人或部门圈阅示为同意)。
3、公文办理应遵循以下原则。
3.1、需要有关部门传阅的文件,由总经办负责分别转交,各部门阅毕文件应及时归还,禁止文件横传。
3.2、公司对请示批准事项的文件,应在收文后的7天内答复来文单位。
3.3、送有关部门办理的公文不能超过48小时,对不能按期办理的要及时说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的公文,应迅速退回总经办并说明情况,不得积压逾期。
3.4、总经办根据领导意见,负责对各部门承办的公文进行催办和督办。
发文办理包括:拟稿、审核、签发、编号、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
23.公文起草及需要注意的事项
1、起草公文应符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示;准确地反映客观实际情况,提出的办法、措施切实可行;观点明确,表达准确,文字精练,文风端正,并做到一文一事。
2、公文中的人名、地名、时间、数字、引文要准确。时间应写具体年月日,数字除作修辞句中词素外,一般要使用阿拉伯数码。结构层次序数:第一层为'一',第二层为'(一)',第三层为'1',第四层为'(1)'。在同一公文中数字的使用应前后一致。引用文件应注明发文时间、机关、标题和文号。使用简称时,应先用全称并加以说明,不得使用不规范的用词和用字。公文的结构层次、序数、数字的详细情况按(京政发[2001]12号文件)的有关规定执行。
3、制发公司公文需经总经理、副总经理同意,主办部门负责公文的起草。
4、各部门起草好公文后,应先到总经办填写'发文稿纸',并由总经办对公文的文种、格式、文字、结构、密级、主题词等进行把关。公文中的意图、观点、业务内容、技术术语、统计数字、涉密密
级、保密期限和定密依据等由起草公文的部门负责。
5、经把关后的公文草稿由呈报部门呈报公司有关领导审批,公司行政、党务公文依领导工作分工,由公司总经理、副总经理、党支部书记、工会主席审核签发。请签发人使用钢笔或签字笔在'发文稿纸'上签署自己的意见、姓名和年月日,以便查考和保存。
6、如遇公文内容复杂特殊、涉及若干部门、需要会签的由起草部门注明,由总经办负责送签。
7、经领导审批签发后的公文定稿由总经办安排登记、编号并打印。打字员在打印公文时要忠实于定稿,不允许改动定稿的文字、段落、标点符号和格式。如发现定稿有不当之处,要经过公司领导及起草公文部门同意,才能改动。
8、打字完成后,由打字员通知起草公文的部门或有关人员进行校对,校对要认真,与定稿无误后,在'发文稿纸'上签字,然后才能印制。公文印刷标准按《__物业管理有限责任公司公文制发和公文格式的规定》执行。
9、公文成文时间应与领导人签发时间一致。
24.公文传递
公文的传递方式根据其紧急程度、秘密等级确定:一般性公文可采用便捷方式传递,秘密公文要经专人传递,不得使用计算机、传真机传输。
25. 公文管理
1、上级或公司秘密公文的印发传达范围要按发文机关的规定执行;复制上级秘密公文需经发文机关批准,复印公司秘密公文需经公司领导批准,并视同原件管理。
2、总经办电脑录入员离开'机位'时,应将录有重要文件的软盘妥善保管,设定密码以防泄密。
3、总经办定期对公文进行清理、清退和销毁。
4、公司各部门工作人员调离工作岗位时,不得将个人暂时保管或借用的公文带走,应及时归还总经办统一管理。
第六章 公文立卷、销毁
26.公文办完后,应归还总经办,根据立卷归档的有关规定,总经办及时将公文定稿正本和有关资料整理立卷。
27.没有存档价值和存查必要的公文经领导批准可以销毁。
第七章 附则
第4篇 _公司公文管理规定
公司公文管理规定
第一条目的
为了使公司公文处理工作规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本规定。
第二条定义
是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。
第三条使用公文的种类
公司使用公文的种类有:决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通启。
第四条公文格式
从格式上将公司目前的公文分为4类,即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告,各公文格式家具体见附件。
1、红头文件
适用范围:主要用于印发制度、规定,重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司行政人事部,公司二级及以下部门不得印发红头文件。
2、内部通启
适用范围:主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
3、会议纪要
适用范围:主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。
4、工作报告
适用范围:主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划,提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。
第五条处理公文的表格
公司处理公文的表格为《某公司公文审批表》(见附件),适用于处理各种公文。
第六条公文密级
公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级,具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。
第七条公文处理时限
除有专门规定外,公文的处理时限一般为2个工作日,公文每个分流环节的时限为0.5小时,每个审核、审批环节的时限为1个工作日,紧急公文需即时处理。
第八条公文处理程序
公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。
1、公文签发
(1)签发权限:公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文;各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。
(2)签发方式:以公司名义行文的公文,经审签后,盖本公司公章发出,但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。
2、公文分送
(1)公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下,分送公文应采取签收方式(对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送)。采用其它方式分送公文,分送人应做好跟踪、记录工作。
(2)收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口,应立即通知发文机构,并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。
(3)各部门公文经行政人事部审核发现在格式或内容上存在较大错误的,退回原部门重新拟文。
(4)相关人员在工作中,应积极、准确、快捷地处理公文事务,并严格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。
3、公文阅处
公司领导收到公文后,在公文上作出处理意见(签发或批复等)。
4、公文反馈与跟踪
行政人事部接到公司领导批示后,应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门(同时保存批示件的复印件)。
5、公文清理、存档和销毁
各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理,对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。
第九条附则
1、本制度自颁布之日起执行,由行政人事部负责解释和修改。
2、附件:《红头文件模板》、《内部通启模板》、《会议纪要模板》、《工作报告模板》、《公文审批表模板》。
第5篇 公司公文管理规定（7）
公司的公文管理规定(七)
第一条 本公司公文,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
第二条 本公司公文,实行统一管理。公文的管理,要做到规范、准确、及时、安全。行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。
2. 公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
第三条 文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条 公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条 公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条 草拟公文应注意以下事项:
(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
(二)反映情况要客观,实事求是。
(三)文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。
(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批,急件的,当天批复;一般文件的,三天内批复。
第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。
第九条 公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的,还应附批复件。
第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由总裁办收回归档。
第十一条 所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
第十二条 公司发文,一定要由公司办统一编号:
(一)以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;
(二)公司党委发文,用××党字(××年)××号;
(三)以工会、共青团、妇联名义发文,用××政字(××年)××号;
(四)公司监事会发文,用××监字(××年)××号;
(五)董事局发文,用××董字(××年)××号;
(六)董事局委员会发文,用××董×字(××年××号;
(七)董事局委员会所属机构发文,用××董××字(××年)××号;
(八)其他管理部门的发文,用×××字(××年)××号。
第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意,一般不对外发文。
第十四条 红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。
